Osvědčené postupy pro organizace při používání outlookového kalendáře

Práce ve scénáři správce/delegát

Pokud to vaše organizace umožňuje, nakonfigurujte Outlook tak, aby se připojil k poštovní schránce Exchange v režimu Cached Exchange. To poskytuje nejlepší výkon.

Novější verze Microsoft Outlooku, Microsoft Entourage, Outlooku pro iOS, Outlooku pro Android a Microsoft Outlooku pro Mac obsahují mnoho vylepšení funkce delegáta. Další informace o těchto verzích najdete v tématu:

Funkce delegáta outlooku ve smíšených verzích aplikací Microsoft Outlook a Entourage

V případě nových scénářů sdílení modelů (REST) se místo přizpůsobení oprávnění delegátům doporučuje použít zjednodušené úrovně oprávnění (může upravovat, může zobrazovat názvy a umístění atd.). Nové sdílení modelů nepodporuje vlastní úrovně oprávnění a může vést k neočekávaným výsledkům.

Omezení počtu delegátů

Outlook neomezuje počet delegátů, které můžete přidat. Doporučujeme ale, abyste oprávnění Editor udělili jednomu (1) delegátovi. Tak můžete sledovat, kdy a jak byla schůzka zpracovaná. Pokud zvážíme skutečnost, že delegát může pro přístup k vašim datům použít víc zařízení, pak pokud máte hodně delegátů s oprávněními Editor, je hodně těžké určit, proč chybí schůzky nebo proč nejsou aktuální.

I když udělíte oprávnění Editoru jenom jednomu delegátovi, vyhněte se přidávání velkého počtu delegátů s oprávněními Kontrolor nebo Přispěvatel. To proto, že přidání velkého množství delegátů může vyčerpat ostatní zdroje. Například můžete dosáhnout limitu velikosti pro data pravidla. Když přidáte delegáta, provedou se různé změny:

Outlook nastaví oprávnění pro příslušné složky.
Atribut PublicDelegates služby Active Directory se aktualizuje na přidání oprávnění „Za uživatele“ k delegátovi.
Outlook delegáta přidá do pravidla pro přeposlání u poštovní schránky vedoucího. Tím dojde k přeposlání žádostí o schůzku delegátovi.
Outlook ukládá dodatečné informace o delegátovi do poštovní schránky správce.

Každá z těchto oblastí pro jednotlivé komponenty může mít různá omezení. Přiblížení se k těmto omezením může mít nepříznivý vliv na výkon a stabilitu.

Poznámky:

Během vývoje a testování produktu Microsoft používal maximum čtyř (4) delegátů. Tito delegáti navíc používali jenom Outlook. Součástí testování nebyla žádná zařízení.
Pokud musí být dočasně nebo trvale nahrazený delegát s oprávněními Editor, změňte tato oprávnění z hodnoty Editor na Revidující nebo žádné. Potom oprávnění Editor udělte novému nebo záložnímu delegátovi.

Práce s opakovanými schůzkami

Nastavení koncových dat a omezení počtu výskytů

Outlook usnadňuje plánování schůzek, které mají víc pravidelných výskytů. Doporučujeme, abyste vždycky nastavili datum ukončení a omezili opakující se schůzky na konkrétní počet výskytů v řadě. Opakované schůzky budou někdy pravděpodobně vyžadovat úpravu. Například budete chtít přidat nebo odebrat účastníky v jednom výskytu, změnit místo nebo čas v případě dovolených nebo nepředvídatelných událostí. Outlook ukládá každou z těchto jedinečných změn jako výjimku schůzky. Schůzky s velkým počtem výjimek vedou k sérii schůzek, která se obtížně spravuje. Kromě toho to může vést k neočekávanému chování. Když aktuální série schůzek skončí, můžete kdykoli vytvořit novou. Pokud přemýšlíte o počtu výskytů, zvažte frekvenci. Schůzka dvakrát za týden bude mít v průběhu roku o 90 výskytů víc než schůzka jednou za měsíc ve stejném období.

Ukončení opakované schůzky před původním koncovým datem

Ačkoliv je možné opakovanou schůzku zrušit, lepší volbou je změna koncového data celé řady. Tím budete mít spolu s účastníky možnost vést evidenci schůzek, které proběhly v minulosti. Pokud zrušíte úplně celou opakovanou schůzku, tato historie se ztratí. Nejlepší volbou je nastavit nové koncové datum a potom poslat aktualizaci všem účastníkům. Tím se řada schůzek ukončí dřív a zůstane zachovaná evidence předchozích schůzek.

Poznámky:

Pokud sérii schůzek ukončíte dřív, výjimky související s opakovanými schůzkami se ztratí. Další informace o výjimkách najdete výš v části Nastavení koncových dat a omezení počtu výskytů.
Tento osvědčený postup platí také v případě, že potřebujete změnit Předmět existující řady schůzek. Ukončete řadu schůzek předčasně a vytvořte novou opakovanou schůzku pomocí jiného předmětu.

Další informace o zrušení všech budoucích schůzek v řadě najdete v tématu Zrušení všech budoucích schůzek v řadě.

Změna organizátora

Outlook neumožňuje změnit organizátora schůzky. Pokud chcete změnit organizátora opakující se schůzky, opakovanou schůzku ukončete. To uděláte tak, že nastavíte dřívější koncové datum a pošlete aktualizaci všem účastníkům. Jakmile dokončíte tento krok, měl by nový organizátor vytvořit novou opakovanou schůzku.

Další informace o nastavení dřívějšího koncového data najdete v tématu Zrušení schůzky.

Nepoužívejte opakované schůzky ke sdílení příloh

Přílohy zvyšují složitost výjimek opakovaných schůzek. Každá výjimka obsahuje svou vlastní kopii příloh. Při přidávání výjimek k opakovaným schůzkám se vytvářejí nové kopie příloh. Pokud uděláte změny v jedné sadě příloh, nepromítnou se do dalších výjimek. Pokud požadujete, aby všichni účastníci měli nejnovější kopii změn pro libovolnou schůzku, doporučujeme kdykoli je to možné, uložit přílohy na SharePoint nebo na OneDrive a sdílet je pomocí odkazu.

Poznámka: Akce přidávání a odebírání příloh k samostatným neopakovatelovým schůzkám jsou plně podporované.

Zpracování všech žádostí o schůzku a jejich zrušení

Ačkoli žádost o schůzku můžete odstranit přímo ze složky Doručená pošta, měli byste ji řádně zpracovat tak, že ji přijmete nebo zamítnete. Schůzky ze složky Doručená pošta odebírejte vždycky pomocí příkazu Odebrat z kalendáře. Vyhněte se zpracování schůzek přímo v modulu Kalendář.

Schůzky nekopírujte

Outlook záměrně odebere všechna propojení mezi zkopírovanou schůzkou a původní schůzkou. To pomáhá zabránit inkonzistenci. Novější verze Outlook k předmětu přidat textový řetězec Copy:. Díky tomu můžete snadno rozpoznat kopie schůzky.

Od Outlook verze 2311 se kopírování schůzek už nepodporuje. Jedná se o záměrnou změnu, aby se zabránilo kopírování schůzek. Akce týkající se zkopírovaných schůzek vedou k neočekávaným výsledkům, proto doporučujeme se kopírování schůzek vyhnout. Jedná se o dlouhodobě zdokumentovaný osvědčený postup. Aby se omezily neočekávané výsledky, tým Outlook implementoval blokování kopírování schůzek.

Další informace o nedávné aktualizaci pro blokování kopírování schůzek najdete tady:

Outlook blokuje kopírování schůzek s textem "Kopírování schůzek se nepodporuje".

Přeposílání žádostí o schůzku

Když použijete Outlook k přeposílání schůzky někomu, kdo původně nebyl pozván na schůzku, odešle Outlook oznámení o přeposlání schůzky organizátorovi schůzky. Když organizátor obdrží oznámení o schůzce, přidá se do schůzky organizátora nový účastník. Pokud existující účastníci potřebují vědět, že se ke schůzce přidal nový účastník, organizátor musí takovou schůzku otevřít a všem účastníkům poslat aktualizaci schůzky.

Poznámka: Pokud chcete někomu dát vědět o schůzce, ale nechcete ho pozvat, jednoduše přetáhněte žádost o schůzku z kalendáře na ikonu Pošta v levém dolním rohu Outlook. Otevře se e-mail s informacemi o schůzce, který můžete poslat. Všimněte si, že tento e-mail nepřidává příjemce do schůzky a obsahuje jenom informace o schůzce, jako je datum, čas, předmět a program schůzky.

Uživatelé Microsoft Exchange

Microsoft Exchange Server 2007 taky zavedl Oznámení o předání schůzky, jako součást funkce Automatické plánování. Pokud používáte Outlook pro připojení k poštovní schránce v organizaci Exchange Serveru, chování oznámení o přeposílání schůzek může podléhat nastavení Exchange, pokud je nakonfiguruje správce Exchange. Správce serveru Exchange může například zabránit odesílání oznámení o předání schůzky do vzdálených domén.

Obecně doporučujeme, aby účastníci schůzku nepřeposílali, pokud nejsou ve stejné organizaci využívající Exchange jako organizátor, když nejsou splněné následující podmínky:

Účastník používá Microsoft Outlook 2010 nebo novější.
Správce serveru Exchange účastníka umožňuje posílání oznámení o přeposlání schůzky do vzdálených domén.
Organizátor používá klienta Microsoft Outlook.

V případě, že účastník využívá jiný poštovní systém než Exchange, obecně doporučujeme schůzku nepřeposílat, pokud nejsou splněné všechny následující podmínky:

Účastník používá Microsoft Outlook 2010 nebo novější.
Organizátor používá klienta Microsoft Outlook.

Pokud organizátor schůzky z nějakého důvodu oznámení o přeposlání schůzky nedostane, účastníci schůzky se k jeho schůzce nepřidají. Pokud organizátor schůzku později změní a rozešle aktualizaci, aktualizace se odešle pouze původním pozvaným uživatelům. Účastníci, kteří před tím obdrželi předanou kopii schůzky, aktualizaci neobdrží.

Pokud vám výš uvedená omezení brání úspěšně a konzistentně předávat pozvání na schůzky, nejlépe uděláte, když požádáte organizátora schůzky, aby požadované účastníky přidal. Je důležité, abyste požádali organizátora schůzky, aby přidal požadované účastníky, pokud si nejste jistí, že vaše prostředí i prostředí požadovaných účastníků splňují výš uvedené podmínky.

Poznámka: Delegáti Outlooku oznámení o přeposlání schůzky neobdrží.

Další doporučení pro uživatele Microsoft Exchange

Údržba zařízení, která se připojují k vašemu kalendáři

Všechna zařízení, která se připojují k vašemu Kalendáři, musí mít nainstalované všechny poslední aktualizace. Některá zařízení využívají k synchronizaci Kalendáře a ostatních složek Exchange ActiveSync. Mezi tato zařízení patří Outlook pro iOS, Outlook pro Android, Zařízení Apple iOS a Android. Zařízení BlackBerry od společnosti Research In Motion (RIM) se s Kalendářem můžou synchronizovat taky.

Další informace o některých známých problémech najdete v tématu Aktuální problémy se službou Microsoft Exchange ActiveSync a zařízeními třetích stran.

Poznámka: V některých případech může víc klientů a zařízení Outlooku upravovat položky současně, což může způsobovat konflikty. Abyste minimalizovali pravděpodobnost takových případů, nezpracovávejte stejnou položku na dvou nebo víc klientech nebo zařízeních v relativně krátkém časovém období.

Údržba doplňků, které se integrují s Outlook

Většina, pokud ne všechny, Outlook doplňky přistupují k datům Outlook. Doplněk může změnit Outlook položku, kterou současně upravujete, ať už v Outlook nebo na jiném zařízení. To může způsobovat konflikty. Pokud chcete minimalizovat pravděpodobnost, nezapomeňte nainstalovat nejnovější aktualizace pro všechny doplňky nebo programy, které se integrují s Outlook. Odinstalujte nebo zakažte všechny tyto programy a doplňky, které nepoužíváte nebo které nepotřebujete integrovat s Outlook.