Krok 2: Odevzdání časového rozvrhu

Jak si časový rozvrh vyplním?

1. Na panelu Rychlé spuštění klikněte na Časový rozvrh.

   

   Zobrazení Časový rozvrh obsahuje levou a pravou stranu tabulky, které jsou od sebe oddělené rozdělovačem.

   

   Na levé straně tabulky jsou vaše úkoly a také takové věci jako nemoc nebo dovolená.

   Na pravé straně se zadávají skutečné hodiny, které jste na úkolech každý den odpracovali.

   Tipy: 

   • Rozdělovač uprostřed tabulky si můžete podle potřeby posunout nalevo, abyste viděli větší část pravé strany tabulky, nebo napravo, abyste naopak viděli větší část levé strany tabulky.

   • 

2. Tady je pár věcí, které můžete udělat, když jste v zobrazení Časový rozvrh:

   • Chcete zadat odpracované hodiny?

   • Nevidíte úkol, na kterém jste pracovali?

   • Co hodiny, které nejsou součástí projektu?

3. Po zadání hodin do časového rozvrhu následuje jeho odeslání vašemu nadřízenému ke schválení.

   Na pásu karet klikněte na kartu Časový rozvrh.

   

4. Klikněte na Odeslat > Odevzdat konečný časový rozvrh.

   

   Tip:  Když zvolíte Odevzdat konečný časový rozvrh, časový rozvrh se zamkne a nejde ho upravovat. Pokud ještě nejste připravení rozvrh potvrdit, klikněte na Odeslat postup pro všechny úkoly nebo Odeslat postup pro vybrané úkoly.

Proč jsou časové rozvrhy důležité?

Nikoho nebaví vyplňovat výkazy. Pokud pracujete na několika různých úkolech najednou, může být těžké odhadnout, kolik hodin jste v daný den pracovali na každém z nich. Někdy je taky těžké přinutit se odpracovat stanovený počet hodin. Můžete mít pocit, že byste měli pracovat více hodin, nebo se vám naopak může zdát, že pracujete moc dlouho. V každém případě se vám nemusí zdát nejvhodnější upozorňovat na svoji skutečnou pracovní dobu.

Z hlediska řízení projektů není cílem sledovat pracovní morálku pracovníků, i když důležitá určitě je. Hlavním cílem je zajistit, aby se správné věci udělaly včas a v rámci rozpočtu. A také zajistit, aby bylo na projektu dost lidí a práce na něm se s přehledem zvládala, aniž by byl kdokoliv z nich přetížený nebo aniž by celý projekt stál organizaci více, než se plánovalo.

Vedoucí projektů dokážou z dat časových rozvrhů zjistit, kolik lidí bude potřeba v případě budoucích projektů přiřadit na podobné úkoly. Vaše oddělení lidských zdrojů může podle těchto dat zajistit, aby organizace měla odpovídající počet lidí na konkrétních pozicích. A pokud jste placení hodinově, můžou pro vás časové rozvrhy znamenat peníze. Je ale důležité pamatovat na to, že to není jediným účelem dat v časovém rozvrhu...mohou organizaci přinést i další výhody, které pak v konečném důsledku vedou k lepšímu plánování a vyšší efektivitě na budoucích projektech.

Výhody lepšího plánování a vyšší efektivity pak budete pozorovat i u sobe, protože nebudete muset zadávat spoustu přesčasů, abyste dokázali potřebnou práci zvládnout včas. Vedoucí projektu bude mít realistický odhad toho, jak dlouho co trvá nebo kolik lidí na daný úkol skutečně potřebuje, a vy pak budete mít zase volné víkendy!

Jak fungují časové rozvrhy ve službě Microsoft Project Online?

Správce nastaví období časového rozvrhu pro vaši organizaci. Například na každý týden můžete mít samostatný časový rozvrh.

Když vás vedoucí projektu přiřadí na úkol, zobrazí se vám tento úkol ve vašem časovém rozvrhu v době, na kterou je naplánovaný v plánu projektu.

Vy pak do něj vyplníte skutečné hodiny, které jste na jednotlivých úkolech odpracovali během období časového rozvrhu, a odešlete ho ke schválení.

Každý člověk v rámci služby Microsoft Project Online má přiřazeného správce časového rozvrhu (někdy i více než jednoho). Vaším správcem časového rozvrhu může být vedoucí projektu nebo také někdo jiný, například správce zdrojů, který je zodpovědný za lidi ve vaší organizaci.

Správce časového rozvrhu dostane časový rozvrh, který jste odevzdali, a zkontroluje ho. Pokud všechno vypadá v pořádku, pak ho i schválí. Pokud ale zjistí, že něco není tak, jak by mělo, může ho odmítnout a odmítnutí vysvětlit v komentáři.

Pokud vám časový rozvrh schválí, započítá se vám schválený čas do celkového množství práce odvedené na úkolu a odpovídajícím způsobem se sníží množství zbývající práce na úkolu. Tyto údaje se zaznamenají do celkového plánu projektu, aby měl vedoucí projektu přesný přehled o tom, jestli projekt probíhá podle plánu.

DALŠÍ KROK...

Dál si přečtěte informace o Kroku 3: Aktualizace průběhu.