SharePoint nabízí škálovatelné a bohaté funkce pro správu obsahu. Pokud potřebujete spravovat velké množství souborů, zvažte použití šablony webu Centrum dokumentů. Tato šablona je optimalizovaná pro rozsáhlou správu dokumentů. Může vám to ušetřit čas a pomoct vám k efektivnějšímu fungování. Součástí šablony jsou verze, ID dokumentů, sady dokumentů, navigace pomocí metadat a typy obsahu.
Web Centrum dokumentů funguje v obou těchto scénářích:
-
Prostředí pro vytváření V autorském prostředí Centra dokumentů vytvářejí uživatelé tisíce dokumentů nebo multimediálních prostředků, které jsou uložené v centrálním úložišti.
-
Archiv obsahu V archivu obsahu(například ve znalostní bázi) uživatelé ukládají nebo prohlížet dokumenty.
V tomto článku se dovíte o funkcích v šabloně webu Centrum dokumentů.
Pokud chcete vytvořit centrum dokumentů, podívejte se na část Vytváření různých typů sharepointových webů pomocí šablon.
Co je web Centrum dokumentů?
Šablona webu Centrum dokumentů obsahuje funkce, které usnadňují a zeefektivní vytváření a správu velkých sad dokumentů. Ve většině případů může vlastník webu přidat každou z těchto funkcí samostatně. Šablona webu Centrum dokumentů automaticky povolí doporučené funkce správy dokumentů. V následujících částech najdete stručné popisy těchto funkcí.
Web Centrum dokumentů můžete použít jako autorské prostředí nebo archiv obsahu. V autorském prostředí můžou uživatelé často rezervovat soubory, vracet je se změnami a vytvářet pro tyto soubory strukturu složek. Je povolena služba verzí a budou zachovány dřívější verze každého dokumentu. Kromě toho pracovní postupy řídí životní cykly dokumentů.
V archivu obsahu se naopak vyskytuje velmi málo vytváření obsahu. Uživatelé můžou dokumenty jenom zobrazit nebo odeslat na web. Šablona webu Centrum dokumentů podporuje vytvoření typu archivu obsahu, který se nazývá archiv znalostní báze. Znalostní báze většinou obsahují dokumenty v jediné verzi a web se může škálovat až na miliony souborů. V obvyklé situaci, jako je třeba centrum technické podpory ve velké organizaci, můžou k tomuto obsahu přistupovat tisíce lidí, především za jejich přečtení. Nový obsah na web se nahrává jenom některým z vás.
Následující položky popisují některé sharepointové funkce, které můžete použít na webu Centra dokumentů. Kromě těchto funkcí si některé organizace upraví vzhled a navigaci v Centru dokumentů. Některé přidávají vlastní webové části.
Spravovaná metadata je systém, který přiřazovat určité termíny dokumentům na SharePointu. Tyto termíny pak můžete použít ke klasifikaci dokumentů. Pomocí metadat můžete taky vytvořit výkonný navigační nástroj pro uživatele, který jim pomůže rychle najít, co chtějí.
Předpokládejme například, že vaše společnost má znalostní bázi, která obsahuje články, které lidem pomáhají řešit problémy s produkty. Můžete vytvořit termíny metadat, které uživatelům umožní filtrovat informace podle produktu, podle typu problému nebo jiných vlastností.
Na webu Centrum dokumentů každý obsah získá jedinečné ID, které s umístěním dokumentu nesouvisí, třeba odkaz na adresu URL. To znamená, že když dokument přesunete nebo přejmenujete, ID zůstane stejné. Pomocí ID můžete vytvořit trvalý odkaz na dokument a minimalizovat nefunkční odkazy.
Verze se na webu Centra dokumentů povolí automaticky. To znamená, že automaticky máte historii všech různých verzí souboru. Například v procesu revize dokumentu to znamená, že máte záznam o všech aktualizacích, které jste zadali během cyklu revize. Můžete sledovat aktualizace, kontaktovat respondenty atd. Pokud v aktuální verzi článku vznikne problém, můžete se rychle vrátit k poslední známé dobré verzi.
Typ obsahu je specifický druh obsahu společně se skupinou nastavení obsahu. Když uživatel vytvoří dokument definovaného typu obsahu, automaticky přijme všechna příslušná nastavení pro tento typ obsahu. Centrum dokumentů může mít kolekci typů obsahu – různé druhy dokumentů, videa, šablony a tak dále.
Organizátor obsahu není na webu Centra dokumentů zahrnut automaticky, ale hodně uživatelů ho přidá. Organizátor obsahu je funkce SharePointu, která umožňuje spravovat celkovou organizaci a strukturu položek. Organizátor obsahu může pomocí metadat nebo typů obsahu automaticky směrovat dokumenty a další položky do konkrétních umístění. Ve znalostní bázi můžete třeba chtít, aby organizátor obsahu automaticky směruje všechna nová odeslání do speciální knihovny, která shromažďuje články pro konkrétní produkt.
