Poznámka: Snažíme se pro vás co nejrychleji zajistit aktuální obsah nápovědy ve vašem jazyce. Tato stránka byla přeložena automaticky a může obsahovat gramatické chyby nebo nepřesnosti. Naším cílem je to, aby pro vás byl její obsah užitečný. Mohli byste nám prosím dát ve spodní části této stránky vědět, jestli vám informace v článku pomohly? Pokud byste se rádi podívali na jeho anglickou verzi, najdete ji tady .
Jedním z prvních kroků při správě projektu je přidání úkolů, které vedou k jeho dokončení. Seznam úkolů může vypadat buď jako kontrolní seznam věcí, které musíte udělat, nebo může být trochu složitější a potom bude obsahovat datum zahájení a dokončení úkolu, informace o návaznosti na jiné úkoly a další informace. Pro jednoduchý kontrolní seznam i naplánovaný seznam úkolů se na webu používá stejný seznam, takže můžete začít jednoduchým kontrolním seznamem a později přidat podrobnější informace o úkolech a vytvořit z něj naplánovaný seznam úkolů.
Přidání jednoduchého kontrolního seznamu úkolů
Pokud jste právě začali s plánováním projektu nebo neočekáváte, že bude tento projekt nějak zvlášť složitý, postačí vám pro efektivní správu projektu jednoduchý kontrolní seznam úkolů. Kontrolní seznam může obsahovat termíny splnění úkolů projektu a přiřazení ke členům projektového týmu.
Postup pro přidání jednoduchého kontrolního seznamu úkolů:
-
Na panelu Snadné spuštění svého webu klikněte na Úkoly.
-
Na stránce Úkoly klikněte na Upravit.
-
Ve sloupci Název úkolu zadejte název pro každý úkol, který potřebujte ve svém projektu dokončit. Stisknutím klávesy Enter se přesunete na další řádek.
Tip: Chcete přidat nový úkol mezi dva úkoly, které jsou už v seznamu? Klikněte na oblast vlevo od zaškrtávacího políčka pro existující úkol a stiskněte klávesu Insert. Nový řádek se přidá nad existující úkol, který jste vybrali. Můžete taky kliknout na Vložit ve skupině Hierarchie na kartě Úkoly.
-
Ve sloupci Termín splnění zadejte nebo vyberte datum, do kterého musí být každý úkol v seznamu dokončený. Pokud si nejste jistí, kdy musíte úkol dokončit, nechte tento sloupec pro tento úkol prázdný.
-
Ve sloupci Přiřazeno zadejte nebo vyberte jména všech osob, které budou pracovat na úkolech v seznamu.
Tip: Doporučujeme, abyste ke každému úkolu přiřadili jenom jednu osobu. Pokud přidáte víc osob, může to způsobovat problémy při označování dokončených úkolů. Když například Anna dokončí práci na úkolu, bude ho chtít na stránce se svými úkoly označit jako dokončený. Ale tím ho označí za dokončený pro všechny přiřazené osoby, a ne jen pro sebe. Na úkolu může mít práci ještě někdo jiný. Pokud se i přesto rozhodnete, že potřebujete k úkolu přiřadit víc osob, oddělte jejich jména středníkem (;).
-
Jakmile dokončíte přidávání jednoduchého kontrolního seznamu úkolů, klikněte na Zastavit.
Dalším rychlým způsobem, jak přidat jednoduchý kontrolní seznam úkolů, je vložení seznamu z excelové tabulky. Pokud jsou sloupce v tabulce zarovnané se sloupci zobrazenými na stránce Úkoly. stačí kliknout na seznam úkolů a vložit data tabulky. Názvy se spárují s účty, pokud možno ve sloupci Přiřazeno.
Při práci na projektu můžete zaškrtnout políčku vedle jednotlivých názvů úkolů, pokud úkol dokončíte.
Jestliže zjistíte, že potřebujete nad úkoly v jednoduchém kontrolním seznamu větší kontrolu, můžete pomocí postupu v další části přidat k úkolům podrobnosti a vytvořit tak robustnější naplánovaný seznam.
Přidání naplánovaného seznamu úkolů
Pokud je váš projekt poněkud komplexnější, můžete zjistit, že naplánovaný seznam úkolů vám pomáhá sledovat práci snadno ovladatelným způsobem.
Postup pro přidání naplánovaného seznamu úkolů:
-
Na panelu Snadné spuštění svého webu klikněte na Úkoly.
-
Na stránce Úkoly klikněte na Nový úkol. Nebo na pásu karet na kartě Úkoly klikněte na Nová položka.
Poznámka: Pokud jste původně vytvořili jednoduchý kontrolní seznam úkolů, ale projekt začal být trochu složitější, můžete snadno přidat ke stávajícím úkolům další podrobnosti. Pokud chcete vybrat úkol, klikněte na oblast vlevo od zaškrtávacího pole úkolu a potom na pásu karet klikněte na kartě Úkoly na Upravit položku. Tím se otevře úkol, takže můžete přidat víc podrobností o plánování.
-
Zadejte název úkolu do pole Název úkolu.
-
Zadejte nebo vyberte datum zahájení nebo dokončení úkolu v polích Počáteční datum a Termín splnění. Pokud si nejste jisti některým z těchto dat, tyto informace teď vynechejte. Vždycky se můžete později vrátit a přidat informace upravením úkolu.
-
Do pole Přiřazeno zadejte jméno nebo e-mailovou adresu osoby, která má na úkolu pracovat.
Tip: Doporučujeme, abyste ke každému úkolu přiřadili jenom jednu osobu. Pokud přidáte víc osob, může to způsobovat problémy při označování dokončených úkolů. Když například Anna dokončí práci na úkolu, bude ho chtít na stránce se svými úkoly označit jako dokončený. Ale tím ho označí za dokončený pro všechny přiřazené osoby, a ne jen pro sebe. Na úkolu může mít práci ještě někdo jiný. Pokud se i přesto rozhodnete, že potřebujete k úkolu přiřadit víc osob, oddělte jejich jména středníkem (;).
-
Pokud byla už práce na úkolu zahájená, zadejte do pole Dokončeno (%) počet procent, který udává, kolik práce bylo přibližně uděláno a kolik jí ještě zbývá.
Tip: Toto pole umožňující pravidelnou aktualizaci je užitečné pro členy projektového týmu. Pomáhá zjistit, jak probíhá práce na projektu a jestli je váš projekt na dobré cestě k včasnému dokončení.
-
Pokud chcete zadat víc podrobností o příslušné práci, zadejte stručný popis úkolu do pole Popis. To může být užitečné pro vedoucí pracovníky nebo jiné zainteresované osoby, které se snaží s projektem seznámit.
-
Pomocí polí a tlačítek vedle Předchůdci označte, které úkoly se musí dokončit před zahájením aktuálního úkolu.
Řekněme třeba, že vytvoříte úkol s názvem „Publikovat tiskovou zprávu“, který může začít až po dokončení úkolu „Napsat tiskovou zprávu“. Z pole vlevo vyberte úkol „Napsat tiskovou zprávu“ a kliknutím na Přidat ho přesuňte do pole vpravo. To znamená, že úkol „Napsat tiskovou zprávu“ je předchůdcem (tj. předchází) úkolu „Publikovat tiskovou zprávu“.
-
Vyberte příslušnou úroveň priority ze seznamu Priorita.
-
Vyberte příslušnou úroveň stavu ze seznamu Stav úkolu.
Tip: Toto je další pole umožňující pravidelnou aktualizaci, které je užitečné pro členy projektového týmu. Může vám pomoct zvládat pracovní překážky, zpoždění plánu a další kritické problémy plánování.
-
Klikněte na Uložit.
Práce se seznamem úkolů
Seznamy úkolů s červeně uvedenými termíny splnění, na které při práci můžete narazit, jsou opožděné. Jakmile označíte opožděný úkol za dokončený zaškrtnutím políčka vedle úkolu, termín splnění se už nebude zobrazovat červeně.
Také můžete přepínat mezi různými zobrazeními seznam úkolů kliknutím na odkazy zobrazit nad seznamem. Můžete si vybrat Všechny úkoly, Kalendář, Dokončeno, Ganttova diagramu, Zpožděné úkoly, Moje úkoly a nadcházející, nebo můžete upravit existující zobrazení nebo vytvoření vlastního zobrazení seznamu úkolů. Pokud zobrazení, které chcete použít není uveden nad seznamem úkolů, klikněte na tlačítko Další možnosti (...) vedle odkazů zobrazit a vyberte zobrazení, které chcete použít. Další informace týkající se vytváření vlastních zobrazení najdete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovně.
Po přidání podrobných úkolů do projektu můžete chtít:
