Applies ToExcel за Microsoft 365 Word за Microsoft 365 Excel за Microsoft 365 за Mac Word за Microsoft 365 за Mac Excel 2024 Word 2024 Excel 2024 за Mac Word 2024 за Mac Excel 2021 Word 2021 Excel 2021 за Mac Word 2021 за Mac Excel 2019 Word 2019 Excel 2019 for Mac Word 2019 for Mac Excel 2016 Word 2016 Excel 2013 Word 2013

Създадохте списък с контакти и други данни, които искате да използвате за циркулярни документи на Word. Ако вашият източник на данни е съществуваща електронна таблица на Excel, просто трябва да подготвите данните за циркулярни документи. Но ако вашият източник на данни е файл с разделители табулатори (.txt) или файл, разделен със стойности, разделени със запетая (.csv), трябва първо да импортирате данните в Excel и след това да ги подготвите за циркулярни документи.

Стъпка 1: Настройване на вашия източник на данни в Excel

Ако използвате Excel електронна таблица като източник на данни за циркулярни документи в Word, пропуснете тази стъпка. Ако източникът на данни е .txt или .csv файл, използвайте съветника за импортиране на текст, за да настроите вашите данни в Excel.

След като импортирате успешно .txt или .csv файл, отидете на стъпка 2.

  1. Отворете Excel.

  2. Отидете на > данниот текст/CSV.

    Selecting Text/CSV from the Data tab

  3. Изберете .txt или .csv файл, който искате, след което изберете Импортиране.

  4. В прозореца за визуализация изберете Трансформиране на данни.

  5. Изберете пощенския код или друга колона за форматиране.

  6. Отидете на Трансформация > тип данни: и изберете Текст.

    Power Query прозорец с избран текст

  7. Изберете Заместване на текущия.

  8. Повторете стъпки от 5 до 7, ако е необходимо.

  9. Изберете Затвори & Зареждане.

  10. Отидете на Файл > Запиши като и запишете като с друго име.

  1. Отворете Excel.

  2. Excel 2016    Отидете на > Получаване на > с външни данниот текст.

    The From Text option is highlighted on the Data tab.

  3. Изберете .txt или .csv файл, който искате, след което изберете Импортиране.

  4. В съветника за импортиране на текст, в екрана Тип на оригиналните данни изберете С разделители.

    Получаване на външни данни от текст на Excel, съветник за импортиране на текст, стъпка 1 от 3

  5. Изберете Моите данни имат заглавки над екрана визуализация , ако файлът има заглавки, и след това изберете Напред.

  6. В екрана Разделители поставете отметка в квадратчето, което съответства на разделителя (например табулатор или запетая), използван от данните, и след това изберете Напред.

    The options for Delimiters are highlighted in the Text Import Wizard.

  7. Под Визуализация на данни изберете колоната, която съдържа пощенски кодове, а под Формат на данните в колоната изберете Текст.

    The Text option for Column data format is highlighted in the Text Import Wizard.

    Забележка: Всеки път, когато приложите формат на данните – общ, текст или дата – към колона, се показва името на формата в заглавката на таблицата за тази колона.

  8. Повторете стъпка 7, ако е необходимо, като изберете колоната, която искате да промените, и формата на данните, който искате да приложите.

  9. Изберете Готово.

  10. В диалоговия прозорец Импортиране на данни приемете настройката по подразбиране Съществуващ работен лист и адреса на клетката, а след това изберете OK.

    В диалоговия прозорец за импортиране на данни изберете да поставите данните в съществуващ работен лист (настройката по подразбиране) или в нов работен лист

    Внимание: Адресът на клетката в диалоговия прозорец Импортиране на данни показва текущо избраната клетка. Данните се импортират, започвайки от посочения адрес на клетка.

  11. Запишете електронната си таблица с ново име на файл.

Стъпка 2: Подготовка на вашия източник на данни

В Excel източник на данни, който ще използвате за пощенски списък в Word циркулярни документи, трябва да форматирате правилно колоните с числови данни. Форматиране на колона с числа, например за да съответства на определена категория, например валута.

Ако изберете процент като категория, имайте предвид, че форматът процент ще умножи стойността на клетката по 100. Форматирайте колона с проценти като текст, ако искате да избегнете умножение по този коефициент.

Пощенските кодове трябва да бъдат форматирани като текст, за да се запазят данните в циркулярните документи. Ако не сте готови, когато импортирате, форматирайте го сега. Началните нули, като например в 00399, в кодовете се пропускат по време на работа с циркулярни документи, ако не са форматирани като текст.

  1. Изберете колоната, съдържаща пощенските кодове или други данни, които трябва да бъдат форматирани.

  2. Отидете на Начало и в групата Число изберете стрелката надолу до Числов формат и след това изберете опция в списъка (например Текст).

    В Excel, в раздела "Начало", в групата "Число" изберете стрелката надолу в полето "Общи", за да изберете числовия формат, който да използвате.

Не забравяйте да добавите съответния символ преди или след полето за обединяване. Ето как изглеждат например стойностите за валута и процент, ако пропуснете символи.

Циркулярен документ, който гласи "приносът ви е 50,00" и "ви предлага 20 отстъпка".

Ако включите символите, числата имат повече смисъл.

Полученият циркулярен документ гласи "приносът ви е $50,00" и "ви предлага 20% отстъпка".

В своя циркулярен документ добавяте символите преди или след полетата за обединяване, ето така:

Примерен циркулярен документ, където поле с име "Дарение" се предшества от знак за долар, а поле с име "Процент" е последвано от знака за процент.

Вж. също

Ако сте построили списък с контакти в Excel електронна таблица, важно е да форматирате пощенски кодове като текст, за да избегнете загуба на данни. Ако импортирате в нова електронна таблица всички контакти от текстов (.txt) или файл, разделен със запетая (.csv), съветникът за импортиране на текст може да ви помогне да импортирате и форматирате данните си.

Стъпка 1: Настройване на вашия източник на данни в Excel

Ако вече използвате електронна таблица на Excel като източник на данни за циркулярни документи в Word, отидете на Стъпка 2 в тази тема. Ако източникът на данни е .txt или .csv файл, който съдържа вашите контакти от Gmail, използвайте съветника за импортиране на текст, за да настроите данните си вExcel.

  1. Отворете Excel и в раздела Данни изберете От текст.

    On the Data tab, select From Text

  2. Изберете .csv или .txt файл, който искате, и след това изберете Получаване на данни.

  3. В съветника за импортиране на текст изберете Напред.

  4. В Разделители отметнете квадратчето, което съответства на разделителя, който разделя всеки елемент от вашите данни (например табулатор или запетая). След това изберете Напред.

    Съвет: Екранът Визуализация на избраните данни ви показва как ще изглеждат резултатите във формат на таблица.

    Step 2 of the Text Import Wizard  

  5. Във Визуализация на избраните данни изберете колоната, съдържаща пощенските кодове. След това във формат наданни c olumn изберете Text.

    Text Import Wizard step 3  

  6. Повторете стъпка 5, ако е необходимо, като изберете колоната, която искате да промените, и формата на данните, който искате да приложите.

    Забележка: Всеки път, когато прилагате формат на данни към колона, името на формата се показва в заглавката на таблицата за тази колона.

  7. Щракнете върху Готово.

  8. В диалоговия прозорец Импортиране на данни изберете къде искате Excel да поставите данните си, и след това щракнете върху OK.

    Забележка: Запишете електронната си таблица с ново име на файл.

Стъпка 2: Форматиране на числови данни в електронна таблица на Excel

За да гарантирате, че пощенският ви код минава през циркулярен документ, без да губите нули, форматирайте колоната, съдържаща тези кодове като текст.

  1. Отворете електронната си таблица и изберете колоната, която съдържа пощенските кодове.

  2. В раздела Начало , в полето Формат изберете Текст.

    On the Home tab, in the Format box, select Text

Сега можете да използвате тези данни за циркулярни документи.

Нуждаете ли се от още помощ?

Искате ли още опции?

Разгледайте ползите от абонамента, прегледайте курсовете за обучение, научете как да защитите устройството си и още.

Общностите ви помагат да задавате и отговаряте на въпроси, да давате обратна връзка и да получавате информация от експерти с богати знания.