Сортирането на данни може да играе голяма роля при създаването на отчет или формуляра ефективен и лесен за използване. Например един продуктов каталог, който изброява продуктите по азбучен ред или на базата на единична цена, е много по-лесен за използване от този, който изброява елементите в произволен ред.
Тази тема обяснява как да сортирате записи, когато преглеждате и проектирате таблица, заявка, формуляр или отчет.
В тази статия
Въведение
Можете да сортирате записите в таблица, заявка, формуляр или отчет по едно или повече полета. С минимално проектиране вие и потребителите на вашия формуляр или отчет можете да изберете как да се сортират записите.
Например когато проектирате отчета за продуктов каталог, можете да изберете да изброите продуктите по азбучен ред. Редът, който избирате, когато проектирате обект, става редът на сортиране по подразбиране на обекта. Но когато преглеждате заявката или отчета, всеки от вашите потребители може да сортира записите по желания от тях начин, например по цена или по доставчик.
Забележка: Изгледът може да бъде сортиран по всяко поле, което е показано в изгледа, с изключение на полетата, които съдържат прикачени файлове или OLE обекти.
Можете да направите фина настройка на резултатите, като сортирате записите по повече от едно поле. Когато сортирате по множество полета, важно е да определите какво се нарича най-външно и най-вътрешно поле за сортиране. За да получите желаните резултати, е необходимо да посочите подходящите полета като вътрешни и външни полета за сортиране. Да предположим например, че искате да сортирате таблицата "Контакти" по полетата "СобственоИме" и "ФамилноИме". Ако искате собственото име да е сортирано от А до Я (или от Я до А) във всяко фамилно име, СобственоИме е най-вътрешното поле. От друга страна, ако искате фамилните имена да са сортирани в рамките на всяко собствено име, ФамилноИме е най-вътрешното поле. Казано по друг начин, записите се сортират първи (най-външни) в полето "ФамилноИме" и след това следващия (най-вътрешен) в полето "СобственоИме".
1. LastName е най-външното поле, а "СобственоИме" е най-вътрешното поле
2. "СобственоИме" е най-външното поле, а "ФамилноИме" е най-вътрешното поле
Едно нещо, което трябва да запомните, когато прилагате ред на сортиране, е, че числата, текстът и специалните знаци са сортирани според избрания език и регионалните настройки на вашия компютър. Ако езиковите и регионалните настройки, зададени в диалоговия прозорец Опции на Access, не съответстват на зададените в Контролен панел, полученият ред на сортиране може да не отговаря на очакванията ви.
Преглед или промяна на езика или региона по подразбиране
За да прегледате езиковите настройки в Access, щракнете върху Опции за > файлове. В раздела Общи под Създаване на бази данни прегледайте или променете стойността в списъчното поле Ред на сортиране на нова база данни . Задайте опцията на Общи , ако искате да използвате един от тези езици – африкаанс, албански, арабски, баски (баски), български, беларуски, каталунски, нидерландски, английски, фарьорски, фарси, немски-стандартен, гръцки, иврит, хинди, индонезийски, италиански, малайски, португалски, руски, сръбски, суахили и урду. Обърнете внимание, че тази настройка засяга само нови бази данни. За да приложите тази настройка към съществуваща база данни, първо уплътнявайте базата данни.
За да уплътните базата данни:
-
Щракнете върху Инструменти за бази данни > Уплътняване и поправка на база данни.
За да прегледате регионалните настройки за вашия компютър, вижте Промяна на регионалните настройки на Windows за промяна на облика на някои типове данни.
Сортиране на записите в изглед
Забележка: В Access сортирането на отчет е малко по-различно от сортирането на таблица, заявка или формуляр.
Сортиране на таблица, заявка или формуляр
Сортиране на отчет
-
Отваряне на отчет в изглед на оформление или изглед за проектиране.
-
Ако екранът Групиране, сортиране и обща сума не е отворен, в групата Групиране & общи суми (в раздела Формат в изглед на оформление или в раздела Проектиране ) щракнете върху Групиране & Сортиране.
-
Направете едно от следните неща:
-
Ако отчетът не е нито групииран, нито сортиран, щракнете върху Добавяне на група в екрана Групиране, сортиране и обща сума и след това изберете най-външното поле за сортиране. Щракнете върху втората стрелка на падащото меню и изберете как трябва да бъдат подредени стойностите. Щракнете върху Още, след което щракнете върху стрелката отдясно на със секция горен колонтитул и изберете без секция горен колонтитул. Повторете тези стъпки за всяко поле за сортиране, като най-вътрешното поле за сортиране се появява в долната част.
-
Ако отчетът вече е групиран или сортиран, прегледайте съществуващите нива и направете промените внимателно. За да промените поле, използвайте първата падаща стрелка. За да промените реда, щракнете върху втората стрелка на падащото меню. За да промените ниво на групиране само на ниво на сортиране, променете със секция горен колонтитулна без секция горен колонтитул.
-
Съвет: За да сортирате отчет в едно поле, отворете отчета в изглед на оформление, щракнете с десния бутон върху полето и изберете желаната команда за сортиране. Ако например изберете полето "Възраст", щракнете върху Сортиране от най-малко към най-голямо или Сортиране от най-голямо към най-малко. Но ако отчетът е групиран или ако искате да сортирате по няколко полета, трябва да използвате екрана Групиране, сортиране и обща сума .
Сортиране на таблица, заявка или формуляр
-
Идентифицирайте полетата, по които искате да сортирате. За да сортирате по две или повече полета, идентифицирайте полетата, които ще действат като най-вътрешно и най-външно поле за сортиране.
-
Щракнете с десния бутон някъде в колоната или контролата, съответстваща на най-вътрешното поле, и щракнете върху една от командите за сортиране. Командите се различават в зависимост от типа на данните в избраното поле.
Забележка: Когато сортирате данни за поле, което е от тип данни "Да/не", стойността "Да", "Истина" или "Вкл." се счита за "Избрана", а стойността "Не", "Неистина" или "Изкл." се счита за "Изчистена". Показването по подразбиране за този тип поле е квадратче за отметка, но можете да го настроите да се показва като текстово поле или разгъващ се списък. Ако промените показването за този тип поле на текстово поле или разгъващ се списък, той все още се сортира като "Избрано" или "Изчистено".
1. Число, валута, автономериране
2. Кратък текст (текст), дълъг текст (Memo), хипервръзка
3. Да/не
4. Дата/час
-
Повторете предишната стъпка за всяко поле за сортиране, завършвайки с най-външното поле за сортиране.
Записите се пренареждат така, че да съответстват на реда на сортиране.
Забележка: Ако текстово поле съдържа низове с нулева и нулева дължина, когато са сортирани във възходящ ред, първо се изброяват записите със стойности Null, а след това записите с низове с нулева дължина и записите с непразни стойности.
Научете как се обработват специални знаци, водещи интервали и отрицателни стойности по време на сортирането
Ако една стойност в поле започва със специален знак – например тире, скоби или друг символ – ще наблюдавате следното поведение, когато сортирате във възходящ ред:
-
Стойностите, които започват със знак за интервал, ще се показват преди буквено-цифровите стойности.
-
Стойностите, оградени в кавички, следват стойностите, които започват с интервал, но предшестват буквено-цифровите стойности.
-
Стойностите, които започват със знака минус (-), предшестват стойностите, които започват със знака плюс (+).
-
За всички други символи редът се определя от преглеждане на ASCII кодовете на знаците. Например кодът за символа за долар ($) е 36, а кодът за знака за равенство (=) е 61, така че стойностите, започващи с $, ще се появят преди стойностите, които започват с =.
За да заместите този ред, можете да изберете да игнорирате първия знак на всички стойности в полето. Тази техника работи, ако стойностите в полето винаги започват с един специален знак, като например знак минус, или със същия брой специални знаци – по този начин знаете колко знака да игнорирате. За подробна информация как да сортирате по частични стойности, вж. статията Сортиране на записи въз основа на частични стойности в поле. Ако броят на знаците, които трябва да се игнорират, се различава, можете да зададете ред на сортиране по избор. За информация "стъпка по стъпка" вж. статията Сортиране на записи в ред по избор.
-
Не забравяйте, че не можете да премахнете ред на сортиране само от едно поле. За да премахнете сортирането от всички полета за сортиране, в раздела Начало , в групата Сортиране & филтър щракнете върху Изчисти всички сортирания и след това приложете реда на сортиране, който искате.
Допълнителни сценарии за сортиране
Когато използвате командите за сортиране, за определяне на реда на записите се използват типът данни на полето и пълните стойности на всяко поле. Какво ще стане обаче, ако искате текстови стойности, като например понеделник, вторник и т.ч., сортирани в ред по избор, а не по азбучен ред? Или искате да сортирате текстово поле, което съдържа IP адреси? Вижте следните теми, ако вашите нужди от сортиране не са изпълнени от командите за сортиране:
-
Сортиране на записи въз основа на частични стойности в едно поле Искате да сортирате записи въз основа на първите няколко или последните няколко знака в едно поле? Ако нямате проблем да пишете прости изрази, вижте тази тема, която обяснява как да използвате изрази за извличане на частични стойности.
-
Сортиране на записи по ред с различаване на малките и главните букви Access игнорира регистъра на текстовите стойности. Например стойностите Тодоров и Тодоров ще се третират като напълно еднакви и вие не можете да контролирате коя от стойностите ще се появи първа. Вижте тази тема, ако искате да извършите сортиране с различаване на главните и малките букви.
-
Сортиране на записи по числови стойности, съхранени в текстово поле Виждате ли записите, сортирани по отделните цифри, а не по числовата стойност? Ако например записи със стойности 11 и 121 се показват преди записите със стойности 2 или 25, вижте тази статия.
-
Сортиране на записи в ред, зададен от потребителя Ако искате да сортирате определени стойности, като например имена на дни (понеделник, вторник и т.н.) или заглавия на служители (ръководител, директор) в ред, който има смисъл за вас, вижте тази статия.
-
Сортиране на IP адреси Поле, което съхранява IP адреси, съдържа множество числа и точки (.), така че простото текстово или числово сортиране няма да работи за IP адреси. Вижте тази тема, за да научите как да сортирате IP адреси.
Премахване на ред на сортиране
-
За да премахнете ред на сортиране от таблица, заявка или формуляр, в раздела Начало , в групата Сортиране & филтър щракнете върху Изчисти всички сортирания.
Това ще премахне реда на сортиране от всички полета в изгледа.
-
За да премахнете реда на сортиране от отчет, отворете екрана Групиране, сортиране и обща сума , като щракнете върху Групиране & Сортиране в групата Групиране & общи суми (в раздела Формат в изглед на оформление, в раздела Проектиране в изглед за проектиране). След това щракнете върху нивото на сортиране, което искате да премахнете, и щракнете върху Изтрий. Запис, съответстващ на поле за сортиране, ще започва с думите Сортиране по. Избягвайте да изтривате записи, които започват с Групиране по, тъй като това ще промени структурата на отчета.
Записване на ред на сортиране с обект
Редът на сортиране, приложен последно, автоматично се записва с таблицата, заявката, формуляра или отчета. Ако искате той автоматично да се приложи следващия път, когато отворите обекта, уверете се, че свойството OrderByOnLoad на обекта е настроено на Да.
Тъй като редът на сортиране, приложен последно, ще се променя от време на време, можете да дефинирате постоянен ред на сортиране (или по подразбиране). Можете да зададете ред на сортиране по подразбиране за заявка или отчет. Важното е да се отбележи, че въпреки че редът на сортиране по подразбиране не се замества от текущия или последно записания ред на сортиране, той влиза в сила само когато текущият или последно записаният ред на сортиране е премахнат от изгледа.
-
За да дефинирате ред на сортиране по подразбиране за заявка, отворете я в изглед за проектиране. Добавете полетата за сортиране към мрежата за проектиране и в реда Сортиране задайте реда, който искате.
-
За да дефинирате ред на сортиране по подразбиране за отчета, използвайте екрана Групиране, сортиране и обща сума в изглед на оформление или проектиране. За информация "стъпка по стъпка" вижте раздела Сортиране на отчет.
За да видите записите, сортирани в ред на сортиране по подразбиране, в раздела Начало , в групата Сортиране & филтър щракнете върху Изчисти всички сортирания. Това премахва текущия или последно записания филтър от изгледа и ви позволява да преглеждате записите в ред по подразбиране.
