Основи на базите данни

В тази статия

• Какво е база данни?

• Частите на база данни на Access

Какво е база данни?

Базата данни е инструмент за събиране и организиране на информация. Базите данни могат да съхраняват информация за хора, продукти, поръчки или нещо друго. Много бази данни започват като списък в текстообработка или електронна таблица. Тъй като списъкът нараства, излишната информация и несъответствията започват да се появяват в данните. Данните стават трудни за разбиране във формуляр за списък и има ограничени начини за търсене или извличане на подмножества от данни за преглед. След като тези проблеми започнат да се появяват, е добра идея да прехвърлите данните в база данни, създадена от система за управление на бази данни (DBMS), като например Access.

Компютъризираната база данни е контейнер с обекти. Една база данни може да съдържа повече от една таблица. Например система за проследяване на наличности, която използва три таблици, не е три бази данни, а една база данни, която съдържа три таблици. Освен ако не е специално проектирана да използва данни или код от друг източник, база данни на Access съхранява таблиците си в един файл заедно с други обекти, като например формуляри, отчети, макроси и модули. Базите данни, създадени във формат Access 2007-2016 (който се използва и от Access за Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 и Access 2019 ) имат файлово разширение .accdb, а базите данни, създадени в по-стари Access формати, имат разширение на файла .mdb.

С помощта на Access можете да:

• Добавяте нови данни към база данни, като например нов елемент в списък със складови наличности

• Редактирате съществуващи данни в базата данни, като например да промените текущото местоположение на елемент

• Изтривате информация, напр. ако даден елемент е продаден или изключен

• Организирате и преглеждате данните по различни начини

• Споделяте данни с други хора чрез отчети, имейл съобщения, интранет или интернет

Частите на база данни на Access

Следващите раздели са кратки описания на частите на типична Access база данни.

Таблици

Таблицата на база данни прилича на електронна таблица по това, че данните се съхраняват в редове и колони. В резултат на това обикновено е доста лесно да импортирате електронна таблица в таблица на база данни. Основната разлика между съхранението на данни в електронна таблица и в база данни е в това как са организирани данните.

За да получите максимална гъвкавост от една база данни, данните трябва да се организират в таблици, така че да не възниква излишна информация. Например ако съхранявате информация за служители, всеки служител трябва да се въведе само веднъж в таблица, която е зададена да съхранява само данни за служителите. Данните за продукти ще се съхраняват в собствена таблица, а данните за клоновете ще се съхраняват в друга таблица. Този процес се нарича нормализация.

Всеки ред в дадена таблица се нарича запис. Записите са мястото, където се съхраняват отделните части от информацията. Всеки запис се състои от едно или повече полета. Полетата съответстват на колоните в таблицата. Възможно е например да имате таблица с име "Служители", където всеки запис (ред) съдържа информация за различен служител, а всяко поле (колона) съдържа различен тип информация, например собствено име, фамилно име, адрес и т. н. За полетата трябва да бъде посочен определен тип данни независимо дали е текст, дата или час, число, или някакъв друг тип.

Друг начин да се опишат записите и полетата е да се визуализира картотека на библиотека от стария тип. Всяко картонче в шкафа съответства на запис в базата данни. Всяка част от информацията на отделното картонче (автор, заглавие и т. н.) съответства на поле в базата данни.

За повече информация относно таблиците вж. статията Въведение в таблиците.

Формуляри

Формулярите ви позволяват да създадете потребителски интерфейс, в който можете да въвеждате и редактирате данните си. Формулярите често съдържат командни бутони и други контроли, които изпълняват различни задачи. Можете да създадете база данни, без да използвате формуляри, като просто редактирате данните в листовете с данни на таблицата. Повечето потребители на бази данни обаче предпочитат да използват формуляри за преглеждане, въвеждане и редактиране на данните в таблици.

Можете да програмирате командни бутони, за да определите кои данни се появяват във формуляра, да отваряте други формуляри или отчети или да изпълнявате редица други задачи. Например може да имате формуляр с име "Формуляр за клиенти", в който да работите с данните на клиентите. Формулярът за клиенти може да има бутон, който отваря формуляр за поръчки, където можете да въведете нова поръчка за този клиент.

Формулярите ви позволяват също така да контролирате как другите потребители взаимодействат с данните в базата данни. Например можете да създадете формуляр, който показва само определени полета и позволява да бъдат изпълнени само определени операции. Това помага за защитата на данните и гарантира, че данните се въвеждат правилно.

За повече информация за формулярите вж. статията Въведение във формулярите.

Отчети

Отчетите са това, което използвате за форматиране, обобщаване и представяне на данни. Отчетът обикновено отговаря на конкретен въпрос, като например "Колко пари получихме от всеки клиент тази година?" или "В кои градове се намират нашите клиенти?" Всеки отчет може да бъде форматиран, за да представи информацията по възможно най-четлив начин.

Отчет може да бъде изпълнен по всяко време и винаги ще отразява текущите данни в базата данни. Отчетите обикновено са форматирани така, че да могат да се отпечатат, но могат също така да се преглеждат на екрана, да се експортират в друга програма или да се изпращат като прикачен файл към имейл съобщение.

За повече информация за отчетите вж. статията Въведение в отчетите в Access.

Заявки

Заявките могат да изпълняват много различни функции в база данни. Най-често срещаната им функция е да извличат определени данни от таблиците. Данните, които искате да видите, обикновено са разпръснати в няколко таблици, и заявките ви позволяват да ги прегледате в един лист с данни. Освен това, тъй като обикновено не искате да видите всички записи наведнъж, заявките ви позволяват да добавяте критерии, за да "филтрирате" данните само до записите, които искате.

Някои заявки могат да се актуализират, което означава, че можете да редактирате данните в базовите таблици чрез листа с данни на заявката. Ако работите в заявка, която може да се актуализира, не забравяйте, че вашите промени всъщност се извършват в таблиците, а не само в листа с данни на заявката.

Заявките се делят на два основни вида: заявки за избиране и заявки за действие. Заявката за избиране просто извлича данни и ги прави достъпни за използване. Можете да преглеждате резултатите от заявката на екрана, да ги отпечатате или да ги копирате в клипборда. Можете също да използвате резултата от заявката като източник на записи за формуляр или отчет.

Заявката за действие, както подсказва името й, изпълнява задача с данните. Заявките за действие могат да се използват за създаване на нови таблици, добавяне на данни към съществуващи таблици, актуализиране на данни или изтриване на данни.

За повече информация за заявките вж. статията Въведение в заявките.

Макроси

макроси в Access може да се счита за опростен език за програмиране, който можете да използвате, за да добавите функционалност към вашата база данни. Можете например да прикачите макрос към команден бутон във формуляр, така че макросът да се изпълнява всеки път, когато се щракне върху бутона. Макросите съдържат действия, които изпълняват задачи, като например отваряне на отчет, изпълнение на заявка или затваряне на базата данни. Повечето операции с бази данни, които извършвате ръчно, могат да бъдат автоматизирани с помощта на макроси, така че те могат да бъдат устройства, които пестят много време.

За повече информация относно макросите вж. статията Въведение в програмирането за Access.

Модули

Модулите, подобно на макросите, са обекти, които можете да използвате, за да добавите функционалност към вашата база данни. Докато създавате макроси в Access като избирате от списък с макрокоманди, пишете модули на Visual Basic for Applications (VBA) език за програмиране. Модулът е колекция от декларации, команди и процедури, които се съхраняват заедно като едно цяло. Модулът може да бъде стандартен модул или модул на клас. Модулите на клас са прикачени към формуляри или отчети и обикновено съдържат процедури, специфични за формуляра или отчета, към който са прикачени. Стандартните модули съдържат общи процедури, които не са свързани с никакъв друг обект. Стандартните модули са изброени под Модули в навигационния екран, докато модулите на клас не са.

За повече информация относно модулите вж. статията Въведение в програмирането за Access.

Най-горе на страницата