Използване на циркулярни документи за изпращане на данни на Access в Word

В това видео

Ето общата процедура за създаване на циркулярни документи на Word от Access:

1. Отворете базата данни на Access, съдържаща адресите, които искате да обедините с Word.

2. Ако навигационният екран не е отворен, натиснете F11, за да го отворите.

3. Изберете таблицата или заявката, съдържаща адресите. Ако адресните полета са разпръснати в множество таблици, създайте проста заявка за избиране , съдържаща нужните ви полета, и изберете тази заявка за операцията за обединяване.

4. В раздела Външни данни , в групата Експортиране щракнете върху Обединяване на Word.

5. Отваря се диалоговият прозорец Съветник за циркулярни документи на Microsoft Word .

   

6. Изберете дали искате съветникът да свърже вашите адресни данни в съществуващ документ на Word, или да започне с нов, празен документ.

7. Щракнете върху OK.

Word стартира и показва раздела Пощенски съобщения и екрана Циркулярни документи.

1. Работете през стъпките на съветника, като щракнете върху връзките Напред и Назад в долната част на екрана Циркулярни документи.

2. В стъпка 3 на съветника няма нужда да избирате списъка с получатели. Това се определяше, когато го избрахте в Access. Може обаче да искате да направите фина настройка на списъка, като щракнете върху Редактиране на списъка получатели. В полето, което се отваря, можете да премахнете отделни получатели от обединяването, да приложите филтри, да сортирате списъка и т.н.

3. В стъпка 4 на съветника напишете буквата (освен ако не работите със съществуващ документ).

4. Поставете курсора в документа там, където искате да се показват данните за адреса, и щракнете върху Адресен блок, Ред за поздрав или Още елементи в екрана Циркулярни документи, за да вмъкнете Access данни в документа. В полетата, които се показват, изберете желания формат и щракнете върху Съгласуване на полета , за да се уверите, че полетата съвпадат правилно.

5. В стъпка 5 на съветника щракнете върху бутоните Напред (>>) и Назад (<<), за да визуализирате как ще изглеждат обединените данни, когато отпечатвате документа.

6. В стъпка 6 на съветника щракнете върху Печат и изберете желаните опции за печат.

7. Запишете и затворете документа на Word.

   Забележки: 

   • Ако трябва да се върнете и да регулирате някоя от настройките за обединяване след завършването на съветника, всички операции са налични в раздела Пощенски съобщения в Word.

   • Ако правите промени в структурата на базата данни Access, може да се наложи да настроите някои от настройките за обединяване в Word, за да накарате обединяването да работи правилно отново.

   • Съветникът за циркулярни документи е създаден за работа с пощенски адресни данни. Можете обаче да използвате функцията за циркулярни документи, за да обедините всякакви видове данни с Word, като например записи за наличности, задачи или каквото съхранявате в Access.

За по-подробна информация относно функциите за циркулярни документи на Word вижте следните статии:

• Използване на циркулярни документи за персонализиране на документи

• Създаване на етикети с циркулярни документи

• Циркулярни имейли в Word