Ще ви е необходимо архивно копие на вашата настолна база данни на Access, за да възстановите цялата база данни, ако има системна грешка, или да възстановите обект, когато командата Отмени не е достатъчна, за да коригирате грешка.
Ако архивно копие на вашата база данни изглежда, че се губи място за съхранение, помислете за времето, което можете да спестите, като избягвате загуба на данни и проектиране. Създаването на архивни копия редовно е особено важно, когато имате няколко потребители, които актуализират база данни. Без архивно копие не можете да възстановите повредени или липсващи обекти или промени в структурата на базата данни.
Забележка: Тази статия не се отнася за уеб приложенията на Access.
В тази статия
Планиране на редовни архивни копия
Някои промени или грешки не могат да бъдат отменени, така че не искате да чакате да се появи загуба на данни, преди да разберете, че трябва да сте създали архивно копие на базата данни. Например когато използвате заявка за действие за изтриване на записи или за промяна на данни, всички стойности, които са актуализирани от заявката, не могат да бъдат възстановени с помощта на "Отмени".
Съвет: Помислете за създаване на архивно копие, преди да изпълните заявка за действие, особено ако заявката ще промени или изтрие данни.
Ако вашата база данни има няколко потребители, преди да извършите архивиране, се уверете, че всички потребители затварят своите бази данни, така че всички промени в данните да се запишат.
Ето някои указания, които ще ви помогнат да решите колко често да архивирате вашата база данни:
-
Ако базата данни е архив или ако се използва само за справка и рядко се променя, достатъчно е да създадете архивни копия само когато проектът или данните се променят.
-
Ако базата данни е активна и данните често се променят, създайте график за редовно архивиране на базата данни.
-
Ако базата данни има множество потребители, създайте архивно копие на базата данни след промяна в структурата.
Забележка: За данни в свързани таблици създавайте архивни копия, като използвате всички налични функции за архивиране в програмата, която съдържа свързаните таблици. Ако базата данни, съдържаща свързаните таблици, е Access база данни, използвайте процедурата в раздела Архивиране на разделена база данни.
Архивиране на база данни
Когато архивирате база данни, Access записва и затваря обекти, които са отворени в изглед за проектиране, и записва копие на файла на базата данни, като използва зададено от вас име и местоположение.
Забележка: Access отваря отново обекти, както е зададено от стойността на свойството "Изглед по подразбиране на обекта".
Отворете базата данни, за която искате да създадете архивно копие, и направете следното:
-
Щракнете върху Файл и след това върху Запиши като.
-
Под Типове файлове щракнете върху Запиши базата данни като.
-
Под Разширени щракнете върху Архивиране на база данни и след това щракнете върху Запиши като.
-
В диалоговия прозорец Запиши като , в полето Име на файл прегледайте името за архивното копие на вашата база данни.
Можете да промените името, ако искате, но името по подразбиране заснема името на първоначалния файл на базата данни и датата, на която правите архивното копие.
Съвет: Когато възстановявате данни или обекти от архивно копие, обикновено искате да знаете от коя база данни е дошло архивното копие и кога е създадено архивното копие, така че е добра практика да използвате името на файла по подразбиране.
-
Изберете типа на файла, за който искате да бъде записана архивната база данни, от списъка Запиши като тип и след това щракнете върху Запиши.
Архивиране на разделена база данни
Разделената база данни обикновено се състои от два файла на базата данни: сървърна база данни, която съдържа само данни в таблици, и клиентска база данни, която съдържа връзки към таблиците в сървърната база данни, заявки, формуляри, отчети и други обекти на базата данни. Всички данни се съхраняват в сървърната база данни. Всички обекти на потребителския интерфейс, като заявки, формуляри и отчети, се съхраняват в клиентската база данни.
Архивирането на клиентската и фоновата база данни независимо една от друга, както трябва да направите с разделена база данни, може да отнеме много време. Тъй като крайната база данни съдържа данните, е по-важно да правите редовни архивни копия на бек-енд базата данни.
Направете архивно копие на клиентската база данни, когато променяте структурата й. Отделните потребители на клиентската база данни могат да правят произволни промени в проекта, така че обмислете изискването потребителите да направят свои собствени архивни копия на клиентската база данни.
Архивиране на резервна база данни
Уведомяване на потребителите, преди да започнете процеса на архивиране, тъй като изпълнението на процеса на архивиране изисква изключителен достъп до файла на базата данни и е възможно потребителите да не могат да използват фоновата база данни, докато се изпълнява процесът на архивиране.
-
За да отворите само бек-енд базата данни, стартирайте Access.
-
Щракнете върху Отваряне на други файлове > Компютър > Преглед и след това изберете файла на бек-енд базата данни, който искате да архивирате.
-
Щракнете върху стрелката до Отвори и след това щракнете върху Отвори в монополен режим.
-
Щракнете върху Файл и след това върху Запиши като.
-
Под Типове файлове щракнете върху Запиши базата данни като.
-
Под Разширени щракнете върху Архивиране на база данни и след това щракнете върху Запиши като.
-
В диалоговия прозорец Запиши като , в полето Име на файл прегледайте името за архивното копие на вашата база данни.
Можете да промените името, ако искате, но името по подразбиране заснема името на първоначалния файл на базата данни и датата, на която правите архивното копие.
Съвет: Когато възстановявате данни или обекти от архивно копие, обикновено искате да знаете от коя база данни е дошло архивното копие и кога е създадено архивното копие, така че е добра практика да използвате името на файла по подразбиране.
-
В диалоговия прозорец Запиши като изберете местоположението, в което да запишете архивното копие на вашата сървърна база данни, и след това щракнете върху Запиши.
Архивиране на клиентска база данни
За да архивирате клиентска база данни след промяна в проекта, оставете базата данни отворена веднага след като промените структурата й, и след това следвайте стъпките в раздела Архивиране на база данни, започвайки от стъпка 2.
Възстановяване на база данни
Забележка: Можете да възстановите база данни само ако имате архивно копие на базата данни.
Архивното копие се счита за "известно добро копие" на файл на база данни – копие, на което сте сигурни в неговата цялост и проектиране на данните. Трябва да използвате командата Архивиране на база данни в Access, за да направите архивни копия, но можете да използвате всяко известно добро копие, за да възстановите база данни. Можете например да възстановите база данни от копие, записано на външно USB архивно устройство.
Когато възстановявате цяла база данни, замествате повреден файл на база данни, има проблеми с данните или липсва напълно с архивно копие на базата данни.
-
Отворете Файлов мениджър и намерете известното добро копие на базата данни.
-
Копирайте известното добро копие в местоположението, където повредената или липсващата база данни трябва да бъде заместена.
Ако бъдете подканени да заместите съществуващ файл, направете го.
Възстановяване на обекти в база данни
Ако трябва да възстановите един или повече обекти в база данни, импортирайте обектите от архивното копие на базата данни в базата данни, която съдържа (или липсва) обекта, който искате да възстановите.
Важно: Ако други бази данни или програми имат връзки към обекти в базата данни, които възстановявате, от решаващо значение е да възстановите базата данни на правилното място. Ако не го направите, връзките към обектите на базата данни няма да работят и ще трябва да бъдат актуализирани.
-
Отворете базата данни, в която искате да възстановите обект.
-
За да възстановите липсващ обект, преминете към стъпка 3. За да заместите обект, който съдържа неправилни или липсващи данни или ако обектът е спрял да работи правилно, направете следното:
-
Ако искате да запазите текущия обект, за да го сравните с възстановената версия след възстановяване, преименувайте обекта, преди да го възстановите. Ако например искате да възстановите повреден формуляр с име Извличане, можете да преименувате повредения формуляр Checkout_bad.
-
Изтрийте обекта, който искате да заместите.
Забележка: Винаги бъдете внимателни, когато изтривате обекти на база данни, тъй като те могат да бъдат свързани с други обекти в базата данни.
-
-
Щракнете върху Външни данни и в групата Импортиране на & връзка щракнете върху Access.
-
В диалоговия прозорец Получаване на външна база данни за Data-Access щракнете върху Преглед , за да намерите архивната база данни, и след това щракнете върху Отвори.
-
Изберете Импортиране на таблици, заявки, формуляри, отчети, макроси и модули в текущата база данни и след това щракнете върху OK.
-
В диалоговия прозорец Импортиране на обекти щракнете върху раздела, който съответства на типа на обекта, който искате да възстановите. Ако например искате да възстановите таблица, щракнете върху раздела Таблици .
-
Щракнете върху обекта, за да го изберете.
-
Ако искате да възстановите още обекти, повтаряйте стъпки 6 и 7, докато не изберете всички обекти, които искате да възстановите.
-
За да прегледате опциите за импортиране преди импортиране на обектите, в диалоговия прозорец Импортиране на обекти щракнете върху бутона Опции .
-
След като изберете обектите и импортирате опциите за настройки, щракнете върху OK , за да възстановите обектите.
За автоматизиране на създаването на архивни копия обмислете използването на продукт, който извършва автоматизирани архивни копия на файлова система, като например софтуер за архивиране на файлови сървъри или USB външно устройство за архивиране.
