Тази статия обяснява как да визуализирате и отпечатате отчет, който е създаден със или отворен в Microsoft Access. Тази статия предоставя и основна информация как да промените често използваните настройки за печат, като например полетата и броя на колоните на отпечатаната страница.
Какво искате да направите?
Визуализиране на отчет
Когато искате да видите как ще се показва отчетът, когато се отпечата, използвайте визуализация на печата. Ако визуализирате отчет, създаден в Access, бутоните за навигация в записите се показват в местоположението по подразбиране, в долната част на прозореца на Access.
Начало на визуализацията на печата
-
Ако отчетът не е отворен, в навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да визуализирате, и след това щракнете върху Визуализация на печата в контекстното меню.
-или-
Ако отчетът е отворен, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за отчета и щракнете върху Визуализация на печата.
-
Щракнете върху бутоните за навигация в записите, за да се придвижвате между страниците в отчета.
За повече информация относно използването на бутоните за навигация вж. статията Как да намеря определени записи?
Визуализация на няколко страници
Ако отчетът е отворен, щракнете с десния бутон върху раздела на документа за отчета и щракнете върху Визуализация на печата.
-
В раздела Визуализация на печата , в групата Мащабиране щракнете върху Две страници , за да визуализирате отчета две страници едновременно.
-или-
В групата Мащабиране щракнете върху Още страници и след това изберете опция.
-
Щракнете върху бутоните за навигация в записите, за да се придвижвате между страниците в отчета.
-
За да се върнете към визуализация на една страница, в групата Мащабиране щракнете върху Една страница.
Затваряне на визуализация на печата
Можете или да отпечатате отчета, след като сте го визуализирали, или да затворите визуализацията, ако искате да направите промени в отчета, преди да го отпечатате.
-
В раздела Визуализация на печата , в групата Затваряне на визуализацията щракнете върху Затвори визуализацията.
Бързо отпечатване на отчет
Ако искате да отпечатате всички страници в отчета, без да правите промени във формата на отчета, като например полета, горни и долни колонтитули и ориентация (портретна или пейзажна), можете да използвате опцията Бърз печат.
-
Ако отчетът не е отворен, в навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета и щракнете върху Печат.
-или-
Уверете се, че бутонът Бърз печат е наличен в лентата с инструменти за бърз достъп. За да добавите бутона към лентата с инструменти, щракнете върху стрелката надолу в края на лентата с инструменти и щракнете върху Бърз печат.
В лентата с инструменти за бърз достъп щракнете върху Бърз печат.
Отпечатване на избрани страници от отчет
В отчет можете да ограничите това, което отпечатвате, само като изберете диапазон от страници.
-
Щракнете върху Файл и след това върху Печат.
-
В областта Печат на опциите файл щракнете върху опцията Печат , за да отворите диалоговия прозорец Печат .
-
За да отпечатате само някои от данните в отчета, под Обхват на печат щракнете върху Страници и след това въведете стойност в полетата От и До .
Например за да отпечатате само страница 5 на отчет, въведете 5 в полетата От и До .
Ако имате необходимите разрешения за промяна на проекта на отчет, можете да направите допълнителни промени в начина, по който се отпечатва отчетът, като промените оформлението за печат в диалоговия прозорец Настройка на страниците (щракнете върху Настройка , за да се покаже диалоговият прозорец Настройка на страниците ).
Промяна на настройката на страниците
Диалоговият прозорец Настройка на страниците може да се използва за промяна на различни опции за печат, включително горното и долното поле и дали Access отпечатва само данните във вашия отчет. Access предоставя два начина за показване на диалоговия прозорец Настройка на страниците . Можете да го стартирате от диалоговия прозорец Печат или да го стартирате от раздела Визуализация на печата , който се появява, когато стартирате визуализацията на печата.
Стъпките в този раздел обясняват как да покажете диалоговия прозорец Настройка на страниците .
Стартиране на диалоговия прозорец "Настройка на страниците" от диалоговия прозорец "Печат"
-
В навигационния екран изберете отчета, който искате да промените. Не е нужно да отваряте отчета, въпреки че можете, ако трябва да се уверите, че данните, които искате да отпечатате, са актуални.
-
Щракнете върху Файл и след това върху Печат.
-
В областта Печат на опциите файл щракнете върху опцията Печат , за да отворите диалоговия прозорец Печат .
-
Щракнете върху Настройка , за да се покаже диалоговият прозорец Настройка на страниците .
-
Задайте или променете опциите в диалоговия прозорец, ако е необходимо. Вижте статията Задаване на опции за печат в Access за пълен списък на тези описания на опции.
Стартиране на диалоговия прозорец "Настройка на страниците" от раздела "Визуализация на печата"
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху отчета, който искате да промените, и щракнете върху Визуализация на печата.
Access отваря отчета във визуализация на печата.
-
В раздела Визуализация на печата , в групата Оформление на страниците щракнете върху бутона Настройка на страниците .
-
Задайте или променете опциите в диалоговия прозорец, ако е необходимо. Вижте статията Задаване на опции за печат в Access за пълен списък на тези описания на опции.
Избор на опции за печат
Следвайте стъпките в този раздел, когато трябва да отпечатате някои от страниците в отчет или когато трябва да изберете принтер или да промените настройките за печат, като например полета или колони.
-
В навигационния екран изберете отчета, който искате да отпечатате.
-
Щракнете върху Файл и след това върху Печат.
-
В областта Печат на опциите файл щракнете върху опцията Печат , за да отворите диалоговия прозорец Печат .
-
Променете настройката на формата на страницата или други опции за печат или селекцията на принтер, ако е необходимо, и след това щракнете върху OK , за да отпечатате отчета.
