Формулата за успешните сайтове и доволните потребители е добре планиран и устойчив подход за управление на сайтове и потребители. Ето някои ключови задачи и концепции, които можете да използвате за планиране на сайтове и управление на потребители за вашата организация.
За колекциите от сайтове
Независимо дали сте начинаещ в SharePoint, или сте използвали много версии, модерният опит на SharePoint предоставя по-голяма гъвкавост, по-лесна навигация и всички сайтове са мобилни. Препоръчваме ви да създавате колекции от сайтове за всяко работно натоварване във вашата организация. Съвременната среда за работа в SharePoint улеснява навигирането и поддръжката, тъй като всеки сайт вече е колекция от сайтове. Научете повече за съвременната среда за работа в SharePoint и ползите от използването на сайтовете концентратори. Препоръчваме да създадете колекция от сайтове за всяко работно натоварване и след това да ги свържете към сайт на концентратор. Това дава по-голяма гъвкавост и възприема лесно промяната на нуждите на вашата организация. За повече информация вижте Какво представлява сайтът концентратор на SharePoint?.
Администраторът на SharePoint делегира управлението на колекции от сайтове на различни хора във вашата организация. Моделът на разрешения на SharePoint помага, като ви позволява да присвоявате разрешения на различни роли като администратор на колекцията от сайтове, собственик на сайта и други роли. Вижте управление на администратори на колекции от сайтове , за да научите как се добавят и премахват администраторите на колекцията от сайтове.
Администраторът на колекцията от сайтове има нивото на разрешение " пълен контрол " към колекцията от сайтове. Това означава, че можете да добавите или изтриете сайтове или да промените настройките за всеки сайт в рамките на колекция от сайтове. Освен това можете да преглеждате, добавяте, изтривате или променяте цялото съдържание в тези сайтове. Допълнителният администратор на колекцията от сайтове може да бъде означен от администратора на колекцията от сайтове. Като администратор на колекцията от сайтове, можете да добавите друг администратор на колекцията от сайтове или да промените администратора на колекцията от сайтове чрез страницата Настройки. За повече информация относно тази задача вижте управление на администратори на колекции от сайтове.
Традиционната колекция от сайтове представлява група от сайтове на SharePoint, които имат същите настройки за администриране на собственик и за споделяне, като например разрешения. Подсайтовете наследяват навигация, разрешения и дизайн на сайт от колекцията от сайтове. така че по всяко време вашите членове и проекти да се променят, сайтовете ви трябва също да се променят.
Избиране на сайтове за всеки хорариум
Важно е да планирате типа на колекцията от сайтове на SharePoint, която ви е необходима за вашите натоварвания. След това искате да направите така, че потребителите да могат да навигират и да намират това, от което имат нужда. Тази секция предоставя подробности за някои от съвременните сайтове на SharePoint, които са налични, както и за навигацията на тези сайтове. Голяма статия за планирането на навигацията е планирането на навигацията за съвременната среда на SharePoint.
Мислете за сайт концентратор на SharePoint като рамка или фундамент, който ще ви помогне да организирате различните екипни и комуникационни сайтове. Когато създавате колекции от сайтове за всяко работно натоварване във вашата организация, един сайт концентратор свързва тези колекции от сайтове по логически начини, които улесняват намирането и управлението. След това можете да местите и управлявате колекции от сайтове между сайтовете на концентратор по всяко време, когато работните ви натоварвания се променят. За повече информация вижте планиране на сайтове на концентратор на SharePoint.
Екипен сайтна SharePoint и всички страници, които създавате под него, са налични само за потребители, които сте поканили, като им дадете разрешение за сайта. Можете също да свържете екипния сайт към група в Microsoft 365. С екипен сайт, вашата организация, екип или група могат да се свързват помежду си и да работят съвместно по документи и други файлове, да публикуват съобщения, да планират събрания, да поддържат задачи, да проследяват проблеми или елементи от действия и да съхраняват информация в списъци. За повече информация вижте Какво е екипен сайт на SharePoint?
Сайтът за комуникация на SharePoint ви позволява да споделяте информация като новини, отчети и състояния с други хора. За комуникационен сайт обикновено има няколко сътрудници, но много членове.
Управление
Управлението е наборът от правила, роли, отговорности и процеси, които насочват, насочват и контролират как бизнес отдели на организацията и технически екипи си сътрудничат, за да постигнат бизнес цели. Що се отнася до вашата колекция от сайтове на SharePoint, планът за управление може да бъде ръководство, за да ви помогне да планирате ролите, отговорностите и правилата, необходими за поддържането на вашата колекция от сайтове. Това може да включва, но не се ограничава до следните съображения:
-
Информационна архитектура, включително уеб страници, документи, списъци и данни
-
Дейности по поддръжка, включително управление на потребителски акаунти
-
Правила за Брандинг и персонализация
-
Обучение
Важно е да подготвите план за управление за вашата организация. Чрез участие в разработването на план за управление можете да помогнете за идентифицирането на собствеността както за бизнес, така и за технически екипи, което определя кой е отговорен за областите на системата. За повече информация относно създаването на план за управление вижте общ преглед: най-добри практики за управление на начина, по който хората използват вашия екипен сайт.
Забележка: Може да се наложи да работите със своя администратор на SharePoint, за да управлявате потребителите. Например администраторът на SharePoint управлява потребителските профили.
Потребителски акаунти в Microsoft 365
Глобален администратор добавя нови потребители към Microsoft 365 с помощта на центъра за администриране на Microsoft 365, който е порталът за управление на потребители и конфигуриране на услуги. За повече информация вижте потребители и роли. При добавяне на нов потребител глобален администратор извършва следното:
-
Указва дали този потребител да може също да има достъп до центъра за администриране
-
Задава географското местоположение на потребителя
-
Избира типа на потребителския лиценз
-
Създаване на потребителско име и парола за потребителя
Потребители на екипни сайтове
Можете да добавяте потребители към вашия екипен сайт и да регулирате разрешенията за потребителите. Нивата на разрешение и членството в SharePoint Group могат да бъдат намерени под Настройки. Все пак Microsoft 365 сега създава група за защита, която се нарича всеки с изключение на външни потребители , които съдържат всеки в директорията на Microsoft 365 (с изключение на хора, които са външни за вашата организация и които са поканени чрез функцията за външно споделяне). Тази група за защита автоматично получава достъп като член в SharePoint. Това означава, че потребителите, които добавяте към директорията " Microsoft 365 ", могат да редактират сайтовете, списъците и библиотеките по подразбиране.
Нива на разрешение и групово членство
Нивата на разрешение са колекции от права за SharePoint, които позволяват на потребителите да изпълняват набор от свързани задачи. Например нивото на разрешение за четене включва елементите за преглед, отваряне на елементи, преглед на страници и преглед на версиите (между другото), всички от които са необходими за преглед на страници, документи и елементи в сайт на SharePoint. Разрешенията могат да бъдат включени в повече от едно ниво на разрешение. За повече информация вижте планиране на вашата стратегия за разрешения.
Не препоръчваме да присвоявате нива на разрешение директно на отделни потребители, тъй като това може да направи много трудни за проследяване и управление кой има достъп до сайтовете. Понякога е необходимо, но трябва да се запази минимум, за да се избегне сложността. Вместо това задайте разрешения на групи и след това задайте отделни потребители за подходящите групи. Групата е набор от потребители, които са дефинирани на ниво колекция от сайтове за лесно управление на разрешенията. За повече информация вижте групи на SharePoint по подразбиране и Персонализиране на разрешения за сайт. На всяка група се присвоява ниво на разрешение по подразбиране. Например някои от основните групи на SharePoint по подразбиране включват следните нива на разрешение:
|
Група |
Ниво на разрешение |
|---|---|
|
Собственици |
Пълен контрол |
|
Посетители |
Четене |
|
Членове |
Сътрудничество |
Всеки, който има разрешение "пълен контрол", може да създава потребителски групи.
Когато присвоявате нива на разрешение на SharePoint Groups на ниво колекция от сайтове по подразбиране, всички сайтове и съдържание на сайта наследяват нивата на разрешение. Това поведение по подразбиране се нарича наследяване на разрешения. Можете да укажете дали да зададете уникални разрешения, когато създавате подсайт, или да прекъснете наследяването на разрешения за сайт, списък или библиотека или елемент. За повече информация вижте Какво представлява наследяването на разрешения?
Тъй като нивото на разрешение на потребителя определя какво може да вижда и влиза в даден сайт, трябва внимателно да обмислите неговото членство в групата. Например потребител, който е отговорен за създаването и персонализирането на сайтове, трябва да бъде минимално член на групата "Проектант". От друга страна, потребител, който има нужда само да чете и изтегля съдържание и може да се нуждае само от член на групата "посетители". За повече информация вижте запознаване с нивата на разрешение в SharePoint.
Като администратор на колекцията от сайтове, за вас може да се наложи даSharePoint управление на функции на колекцията от сайтове и нивата на сайта. Тези задачи могат да включват активиращи или дезактивиращи функции според вашия план за управление. За повече информация вижте Разрешаване или забраняване на функции на колекция от сайтове. Вижте също управление на кошчето на колекция от сайтове на SharePoint.
