Споделената пощенска кутия улеснява определена група хора да следят и изпращат имейли от публичен имейл псевдоним, като например info@contoso.com. Когато човек в групата отговори на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия, имейлът му се показва все едно идва от споделения адрес, а не от индивидуалния потребител. В класическите Outlook можете също да използвате споделената пощенска кутия като споделен календар на екипа. Споделената пощенска кутия също е подходяща за използване като "нормейл" имейл акаунт.
Съвет: Ако сте собственик на малка фирма, който търси повече информация как да настрои Microsoft 365, посетете Помощ за малки фирми и обучение.
Споделена пощенска кутия не е предназначена за всеки, който споделя пощенската кутия, да влиза директно в акаунта. Акаунтът за самата споделена пощенска кутия трябва да остане в дезактивирано състояние.
Съвет: Преди да можете да използвате споделена пощенска кутия, Администратор на Microsoft 365 за вашата организация трябва да я създаде и да ви добави като член. За повече информация вижте Създаване на споделена пощенска кутия, където е описано какво трябва да направи администраторът.
Изберете опция от раздел по-долу за версията на Outlook, която използвате. Коя версия на Outlook имам?
Забележка: Ако стъпките под този раздел Нов Outlook не работят, е възможно все още да не използвате новия Outlook за Windows. Изберете раздела Класически Outlook и следвайте тези стъпки вместо това.
Съвет: За да помогнете на ръководителите и представителите по-добре да навигират в управлението на пощенските кутии в новия Outlook, ето някои съвети за пощата.
Добавяне на споделена пощенска кутия към нов Outlook
След като вашият администратор ви е добавил като член на споделена пощенска кутия, затворете и след това рестартирайтенов Outlook. Споделената пощенска кутия трябва да се показва автоматично във вашия екран с папки.
Какво да направя, ако не се получи?
Ако вашият администратор ви е добавил към споделена пощенска кутия съвсем наскоро, показването на споделената пощенска кутия може да отнеме няколко минути. Изчакайте малко и след това затворете и рестартирайтенов Outlook отново. Или добавете ръчно споделеното поле.
-
Изберете Поща от навигационния екран внов Outlook.
-
В екрана Папка щракнете с десния бутон върху името на акаунта си и изберете Добавяне на споделена папка или пощенска кутия.
-
В прозореца Добавяне на споделена папка или пощенска кутия въведете името на пощенската кутия, до която искате да получите достъп, например info@contoso.com.
Забележка: Можете да добавите споделената пощенска кутия по всяко време, но преди да можете да започнете да я използвате, вашият ИТ администратор трябва да ви добави като член.
Намиране на споделената пощенска кутия в екрана с папки
В екрана с папки вляво намерете папката Споделено с мен . Щракнете върху папката, за да я разгънете. Вашата споделена пощенска кутия е подпапка под Споделено с мен. Когато изберете името на споделената пощенска кутия там, тя ще се разшири, за да покаже стандартните папки за имейли, като например "Входящи", "Чернови" и "Изпратени".
Изпращане на поща от споделената пощенска кутия
-
Изберете Поща от навигационния екран внов Outlook за Windows.
-
В раздела Начало изберете Нов > Поща.
-
Ако не виждате полето От в горната част на съобщението (до Изпрати), в раздела Опции изберете Покажи от.
-
Щракнете върху От в съобщението и сменете на споделения имейл адрес. Ако не виждате вашия споделен имейл адрес, изберете Друг имейл адрес и въведете споделения имейл адрес.
-
Завършете въвеждането на съобщението, след което изберете Изпрати.
Отсега нататък, когато искате да изпратите съобщение от вашата споделена пощенска кутия, адресът ще бъде наличен в падащия списък "От ".
Всеки път, когато изпращате съобщение от споделена пощенска кутия, получателите ви виждат само споделения имейл адрес в съобщението.
Отговаряне на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия
-
Отворете нов Outlook за Windows.
-
Отворете имейл съобщението, на което искате да отговорите.
-
В полето От в горната част на съобщението трябва да видите името на вашата споделена пощенска кутия. Ако не го направите, изберете падащото поле От и изберете своята споделена пощенска кутия.
-
Завършете въвеждането на съобщението, след което изберете Изпрати.
Когато искате да изпратите съобщение от вашата споделена пощенска кутия, адресът ще бъде наличен в падащия списък "От ".
Когато изпращате съобщение от споделената пощенска кутия, получателите ще виждат само споделения имейл адрес в съобщението.
Търсене в споделената пощенска кутия
След като споделена пощенска кутия бъде добавена към новия Outlook, търсенето в нея е подобно на търсенето по основната пощенска кутия.
-
Отворете нов Outlook за Windows.
-
Изберете папка в споделената пощенска кутия в екрана с папки.
-
В полето За търсене в горната част на Outlook въведете заявката, която искате да използвате за търсене, след което натиснете клавиша Enter.
Списъкът със съобщения ще покаже резултати въз основа на търсенето от избраната папка в споделената пощенска кутия.
Използване на споделения календар от споделената пощенска кутия
След като вашият администратор ви е добавил като член на споделена пощенска кутия, затворете и след това рестартирайте Outlook. Споделеният календар, свързан със споделената пощенска кутия, се добавя автоматично към списъка ви Календари.
-
Внов Outlook отидете в изгледа на календар и изберете споделената пощенска кутия.
Когато въвеждате срещи, всеки, който е член на споделената пощенска кутия, ще може да ги вижда.
-
Всеки член на споделената пощенска кутия може да създава, преглежда и управлява срещи в календара, точно както би правил с личните си срещи. Всеки, който е член на споделена пощенска кутия, може да вижда извършените промени в споделения календар.
Използване на споделения списък с контакти в пощенската кутия
Контактите за споделени пощенски кутии и пощенските кутии на други потребители в момента не са налични в нов Outlook. Организацията на Microsoft Outlook работи активно по актуализирането на това.
Какво друго трябва да знам за споделените пощенски кутии внов Outlook ?
В момента споделените пощенски кутии могат да бъдат добавяни като ресурси. В предстояща актуализация възможността за добавяне на споделени пощенски кутии като акаунти ще позволи по-голям достъп за използване и управление на настройките на пощенската кутия. Добавянето на споделена пощенска кутия като акаунт ще включва поддръжка за следните възможности:
|
Известия |
Брой непрочетени |
Автоматични отговори |
|
Категории |
Предпочитание за достъпно съдържание |
Фокусирани входящи |
|
Формат на съобщението |
Предпочитание за прикачен файл |
Правила |
|
Условно форматиране |
Мета |
Нежелана поща |
|
Бързи стъпки |
Спедиция |
Правила за съхранение |
|
Събития и покани |
Работно време |
Други възможности, които не са налични днес за споделени пощенски кутии, но ще бъдат добавени в бъдеща актуализация:
-
Достъп до онлайн архива/In-Place Архив на споделената пощенска кутия
-
Предоставяне на нов делегиран достъп до пощенска кутия
Ето някои съвети за пощата, които да помогнат на помощниците на ръководството и представителите по-добре да навигират в управлението на пощенските кутии внов Outlook.
Филтри и правила за поща за администраторите на ръководството
В новия Outlook, управителите могат да използват филтъра има имейл филтър за покани в календара за лесно намиране на покани за събрания.
Можете също да настроите правилото "Получени имейли за другите" за акаунта на ръководителя ви и автоматично да го преместите в отделна папка и да го категоризирате по ваше желание.
Плъзгане и пускане на имейли за създаване на задачи
Без усилия бъдете винаги информирани, като плъзгате имейли в "Моят ден", за да ги превърнете в задачи.
Закачане на имейли за бърз достъп
Сега можете да закачите имейл, който да се показва в горната част на папката "Входящи", като ви спестява време да се върнете и да потърсите. Посочете или щракнете с десния бутон върху имейла и изберете Закачи, за да го закачите.
Планиране кога да се изпраща имейл
В днешния свят на хибридните дейности денят ви може да е нощта на някой друг, така че не искате да изпращате имейл до някого през нощта. С новия Outlook е лесно да изпратите имейл, когато искате. Просто изберете стрелката на падащото меню до Изпращане и изберете Планиране на изпращане.
Отлагане на имейл
Понякога имейлът е много важен, но все още не. С функцията отложи можете да планирате време за повторно доставяне на имейлите в папката "Входящи", появявайки се в момента, в който искате, така че да можете да се справите с него, когато е подходящият момент за вас. Просто щракнете с десния бутон върху което и да е съобщение и изберете Отлагане или изберете Отлагане от лентата. След това изберете часа, в който искате да бъде доставен.
Добавяне на споделена пощенска кутия към класическия Outlook
След като вашият администратор ви е добавил като член на споделена пощенска кутия, затворете и след това рестартирайте Outlook. Споделената пощенска кутия трябва автоматично да се показва в екрана с папки в класическитеOutlook.
Какво да направя, ако не се получи?
-
Ако вашият администратор ви е добавил към споделена пощенска кутия съвсем наскоро, показването на споделената пощенска кутия може да отнеме няколко минути. Изчакайте малко, след което затворете и рестартирайте отново Outlook.
-
Ако това не свърши работа, добавете ръчно споделената пощенска кутия към Outlook:
-
Отворете класическиOutlook.
-
Изберете раздела Файл на лентата, след което изберете Настройки на акаунт > Настройки на акаунт.
-
Изберете раздела Имейл.
-
Уверете се, че е маркиран правилният акаунт, след което изберете Промяна.
-
Изберете Още настройки > Разширени > Добавяне.
-
Въведете споделения имейл адрес, като например info@contoso.com.
-
Изберете OK > OK.
-
Изберете Напред > Готово > Затвори.
-
Изпращане на поща от споделената пощенска кутия
-
Отворете класическиOutlook.
-
Изберете Нов имейл.
-
Ако не виждате полето От в горния край на вашето съобщение, изберете Опции > От.
-
Щракнете върху От в съобщението и сменете на споделения имейл адрес. Ако не виждате вашия споделен имейл адрес, изберете Друг имейл адрес и въведете споделения имейл адрес.
-
Изберете OK.
-
Завършете въвеждането на вашето съобщение и след това изберете Изпрати.
От сега нататък, когато искате да изпратите съобщения от споделената пощенска кутия, адресът ще бъде наличен във вашия падащ списък "От".
Когато изпращате съобщение от споделената пощенска кутия, получателите ще виждат само споделения имейл адрес в съобщението.
Отговаряне на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия
-
Отворете класическиOutlook.
-
Отворете имейл съобщението, на което искате да отговорите.
-
В полето От в горната част на съобщението трябва да видите името на вашата споделена пощенска кутия. Ако не, изберете падащото поле "От" и изберете вашата споделена пощенска кутия.
-
Завършете въвеждането на вашето съобщение и след това изберете Изпрати.
Когато искате да изпратите съобщения от споделената пощенска кутия, адресът ще бъде наличен във вашия падащ списък "От".
Когато изпращате съобщение от споделената пощенска кутия, получателите ще виждат само споделения имейл адрес в съобщението.
Търсене в споделената пощенска кутия
След като споделена пощенска кутия бъде добавена към Outlook, търсенето в нея е подобно на търсенето в основната пощенска кутия.
-
Отворете класическиOutlook.
-
Изберете папка в рамките на споделената пощенска кутия в панела с папки вляво.
-
Въведете заявката в полето за търсене в горната част на лентата (лента с инструменти).
-
Започнете търсенето, като натиснете Enter или щракнете върху бутона Лупа отдясно на полето за търсене.
Списъкът със съобщения ще върне резултати въз основа на търсенето от избраната папка в споделената пощенска кутия.
Използване на споделения календар
След като вашият администратор ви е добавил като член на споделена пощенска кутия, затворете и след това рестартирайте Outlook. Споделеният календар, свързан със споделената пощенска кутия, се добавя автоматично към списъка ви Календари.
-
В класическитеOutlook отидете в изглед на календар и изберете споделената пощенска кутия.
-
Когато въвеждате срещи, всеки, който е член на споделената пощенска кутия, ще може да ги вижда.
-
Всеки член на споделената пощенска кутия може да създава, преглежда и управлява срещи в календара, точно както би правил с личните си срещи. Всеки, който е член на споделена пощенска кутия, може да вижда извършените промени в споделения календар.
Използване на споделения списък с контакти
След като вашият администратор ви е добавил като член на споделена пощенска кутия, затворете и след това рестартирайте Outlook. Споделеният списък с контакти, свързан със споделената пощенска кутия, се добавя автоматично към списъка ви Моите контакти.
-
В класическитеOutlook изберете Хора.
-
Под Моите контакти изберете папката с контакти за споделения списък с контакти.
Споделената пощенска кутия улеснява определена група хора да следят и изпращат имейли от публичен имейл адрес, като например info@contoso.com. Когато човек в групата отговори на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия, изглежда, че отговорът идва от споделения адрес, а не от индивидуалния човек. Можете също да използвате споделената пощенска кутия като споделен календар на екипа.
Съвет: Преди да можете да използвате споделена пощенска кутия, Администратор на Microsoft 365 за вашата организация трябва да я създаде и да ви добави като член. За повече информация помолете администратора си да види Създаване на споделена пощенска кутия, която описва какво трябва да направи администраторът.
Добавяне на споделената пощенска кутия, така че да се показва под вашата основна пощенска кутия
Ако искате да следите едновременно имейла от вашата основна пощенска кутия и споделената пощенска кутия, използвайте този метод. След като завършите тази задача, споделената пощенска кутия и нейните папки се показват в левия навигационен екран всеки път, когато отворите Outlook в уеб.
-
Влезте в акаунта си в Outlook в уеб.
-
За Exchange Online пощенски кутии щракнете с десния бутон върху Папки в левия навигационен екран и след това изберете Добавяне на споделена папка или пощенска кутия. За локални пощенски кутии на Exchange щракнете с десния бутон върху името на вашата основна пощенска кутия (като например Molly Dempsey) в левия навигационен екран и след това изберете Добавяне на споделена папка или пощенска кутия.
-
В диалоговия прозорец Добавяне на споделена папка въведете името на споделената пощенска кутия, на която сте член, като например info@contoso.com.
Споделената пощенска кутия се показва във вашия списък с папки в Outlook в уеб. Можете да разгънете или свиете папките на споделената пощенска кутия, както можете да правите това с вашата основна пощенска кутия. Можете също да премахнете споделената пощенска кутия от своя списък с папки. За да я премахнете, щракнете с десния бутон върху споделената пощенска кутия и след това щракнете върху Премахни споделена папка.
Получаване на известия за нови съобщения в споделена пощенска кутия
За да получавате известия за нови съобщения в папката "Входящи" на споделена пощенска кутия, трябва да отворите споделената пощенска кутия в отделен прозорец на браузъра.
Отваряне на споделената пощенска кутия в отделен прозорец на браузъра
Използвайте този метод, ако искате да преглеждате и управлявате имейла за споделената пощенска кутия в собствения й прозорец на браузъра. Този метод също ви позволява да получавате известия за нови елементи в папката "Входящи" на споделената пощенска кутия.
-
Влезте в акаунта си в Outlook в уеб.
-
В навигационната лента на Outlook в уеб щракнете върху името си. Появява се списък.
-
Щракнете върху Отваряне на друга пощенска кутия.
-
Въведете имейл адреса на другата пощенска кутия, която искате да отворите, и след това щракнете върху Отвори. Отваря се друга сесия на Outlook в уеб в отделен прозорец, която ще ви даде достъп до другата пощенска кутия.
Съвет: Ако въведете грешно имейл адреса на пощенската кутия, резултатът е "Не е намерено съвпадение". Опитайте да въведете имейл адреса отново.
Забележка: Ако отворите споделена пощенска кутия чрез опцията Отваряне на друга пощенска кутия, може да срещнете проблеми при достъпа до добавките на Office от пощенската кутия. За да се гарантира, че добавките работят по очаквания начин в споделената пощенска кутия, ви препоръчваме да отворите пощенската кутия в същия панел като вашата основна потребителска пощенска кутия. Ако предпочитате да отворите споделената пощенска кутия чрез опцията Отваряне на друга пощенска кутия, ви препоръчваме да разположите добавката както за основния потребител, така и за споделените пощенски кутии.
Изпращане на имейл от споделена пощенска кутия
-
Изберете Нов имейл над списъка с папки. В екрана за четене се отваря формуляр за ново съобщение.
-
В горната част на съобщението изберете
Тази опция ви показва, че хората, които получават имейл съобщението, ще видят, че то идва от споделената пощенска кутия, а не от вашия собствен имейл акаунт.
-
Първия път, когато използвате споделената пощенска кутия, трябва да добавите адреса към опциите, налични в падащия списък От :
-
Щракнете с десния бутон върху адреса От и изберете Премахни.
-
Въведете споделения адрес. Следващия път, когато отговаряте от споделената пощенска кутия, нейният адрес ще се покаже като опция в падащия списък От .
-
-
За да добавите получатели, въведете името на някого, който е във вашата папка с контакти или в списъка с адреси на организацията, или въведете имейл адрес в полето До или Як. Първия път, когато въведете име на лице, Outlook в уеб търси адреса на това лице. В бъдеще името ще бъде кеширано, така че да се появява бързо.
-
Въведете тема.
-
Въведете съобщението, което искате да изпратите.
-
Когато съобщението ви е готово за изпращане, щракнете върху Изпрати.
Отговаряне на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия
Първия път, когато отговаряте на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия, трябва да добавите споделения адрес към падащото поле От . Ето как да го направите:
-
Отворете Outlook в уеб и отидете в споделената пощенска кутия.
-
Отворете съобщение, изпратено до споделения адрес.
-
Щракнете върху Отговор.
-
В горната част на съобщението изберете
-
Щракнете с десния бутон върху адреса От и изберете Премахни.
-
Въведете споделения адрес и изпратете съобщението. Следващия път, когато отговаряте от споделената пощенска кутия, нейният адрес ще се покаже като опция в падащия списък От .
Изпращане на автоматични отговори от споделена пощенска кутия
Само вашият администратор на Microsoft 365 има разрешения да настройва възможността за изпращане на автоматични отговори от споделена пощенска кутия. За инструкции помолете своя администратор да види Създаване на споделена пощенска кутия.
Изпращане на автоматични отговори от споделена пощенска кутия
Само вашият Администратор на Microsoft 365 има разрешения за настройването му. За инструкции вижте Създаване на споделена пощенска кутия.
Вж. също
Добавяне на споделена пощенска кутия към Outlook Mobile
Отваряне на споделена папка "Поща", "Календар" или "Хора" в Outlook for Mac
