Автоархивирането подпомага управлението на мястото във вашата пощенска кутия или в имейл сървъра, който използвате, като премества автоматично елементи в местоположение за архивиране. В зависимост от опциите автоархивирането извършва едното или и двете от следните действия:
-
Премества елементи от първоначалното им местоположение, обикновено една от вашите активни папки, в папка за архивиране.
Къде отиват моите елементи?
Архивният файл е тип файл с данни на Outlook (.pst). При първото изпълнение на автоархивирането архивният файл се създава автоматично в: C:\Потребители\ВашетоПотребителскоИме\Документи\Файлове на Outlook\archive.pst
Не мога да намеря папките, посочени в тази статия
Някои от папките може да са скрити. За повече информация относно прегледа на скрити папки в Windows вижте Показване на скрити файлове.
-
Изтрива окончателно елементите, чийто период на стареене е изтекъл.
Забележки:
-
Ако изберете елементите да се изтриват, те няма да бъдат архивирани. Ако изберете елементите да се архивират, те не могат да бъдат изтрити от автоархивиране. След като бъдат архивирани, елементите могат да бъдат изтрити само ръчно.
-
Ако имате няколко акаунта за Exchange във вашия профил на Outlook и конфигурирате "Автоархивиране" за един акаунт, всички други акаунти за Exchange ще се прилагат автоматично със същите настройки.
За повече информация относно функцията "Автоархивиране" вижте Автоматично архивиране на по-стари елементи.
Периоди на стареене на елементите в Outlook
Всеки елемент в Outlook, чийто период на стареене е изтекъл, се включва в следващото автоархивиране, освен ако елементът не е изрично маркиран да бъде изключен. Периодът на стареене по подразбиране за всяка папка в Outlook е следният:
|
Папка |
Период на стареене |
|---|---|
|
"Входящи" и "Чернови" |
6 месеца |
|
"Изпратени" и "Изтрити" |
2 месеца |
|
Изходящи |
3 месеца |
|
Календар |
6 месеца |
|
Задачи |
6 месеца |
|
Бележки |
6 месеца |
|
Дневник |
6 месеца |
Забележка: Създадените от вас папки, които съдържат същия тип елементи, като папките Входящи, Календар, Задачи, Бележки или Дневник, имат същия шестмесечен период на стареене по подразбиране. Например папка за поща, която сте създали за отчети за състоянието, получени от колега, или папка с контакти, която сте създали за лични контакти.
Определяне колко стар е даден елемент
|
Тип елемент |
Кога започва периодът на стареене |
|---|---|
|
Имейл съобщение |
Дата/час на получаване или на последно променяне и записване на съобщението от ваша страна, което от двете настъпи по-късно. Маркиране на съобщение като прочетено или непрочетено е пример за променяне на съобщението. |
|
Събрание, събитие или среща в календара |
Дата на последното променяне или записване на елемента от ваша страна, което от двете настъпи по-късно. Повтарящи се елементи не се архивират автоматично. Независимо от датата на последното записване ще бъдат архивирани само календарните елементи, които вече са се случили. |
|
Задача |
Дата на завършване или на последно променяне и записване на задачата от ваша страна. Задачи, които не са маркирани като завършени, не се архивират автоматично. Задачи, възложени на други хора, се архивират само ако са маркирани като завършени. |
|
Бележка |
Последно променяне и записване на бележката от ваша страна. |
|
Запис в дневника |
Дата на създаване на записа в дневника или на последното променяне и записване на записа от ваша страна. |
|
Контакт |
По подразбиране контактите не се архивират. Въпреки това можете да ги архивирате ръчно. |
Настройки и опции за автоархивиране
По-долу ще намерите описания на настройките и опциите, които можете да приложите, когато персонализирате функцията за автоархивиране.
Изпълнявай автоархивиране всеки n дни Изберете колко често да се изпълнява автоархивиране. Архивирането с много елементи едновременно може да влоши производителността на вашия компютър. Затова е по-добре да използвате автоархивиране по-често, за да намалите броя на обработваните елементи.
За да изключите функцията за автоархивиране, изчистете отметката от квадратчето Изпълнявай автоархивиране всеки n дни.
Питай преди всяко изпълнение на автоархивиране Изберете дали искате да се показва съобщение за напомняне, преди автоархивирането да обработи вашите елементи в Outlook. Когато подканата се покаже, можете да щракнете върху Не в съобщението за напомняне, за да отмените тази сесия за автоархивиране.
Изтривай елементите с изтекъл срок (само в папките за имейл) Тази опция е изключена по подразбиране. Поставете отметка в това квадратче за изтриване на съобщенията с изтекъл срок на стареене.
Архивирай или изтривай старите елементи Изберете тази опция, ако искате да зададете или промените настройките по-долу. Ако това квадратче не е отметнато, автоархивирането се изпълнява с настройките по подразбиране.
Показвай папката на архива в списъка на папките Поставете отметка в това квадратче, за да включите папката за архивиране заедно с другите работни папки в навигационния екран. Ако не използвате тази опция, пак можете да отворите папката за архивиране – щракнете върху раздела Файл, след което в раздела Отвори щракнете върху Отваряне на файл с данни на Outlook.
Изчиствай елементи по-стари от Посочете желания период, след изтичането на който елементите да бъдат архивирани – в дни, седмици или месеци. Можете да конфигурирате период от един ден до най-много 60 месеца.
Премествай старите елементи в Поставете отметка в това квадратче, за да бъдат старите елементи архивирани, а не изтривани автоматично. Папката по подразбиране се показва в полето. За да използвате друга папка, въведете местоположението на папката в полето или щракнете върху Преглед. Избирането на тази опция отменя избора на опцията Изтривай елементите завинаги.
Изтривай елементите завинаги Тази опция изтрива всички елементи с изтекъл срок. Те не се преместват и не се запазва архивно копие. Избирането на тази опция отменя избора на опцията Премествай старите елементи в.
Приложи тези настройки към всички папки Тази опция прилага настройките за автоархивиране, включително вашите промени, към всички папки. За да зададете отделни настройки за една или няколко папки, не избирайте тази опция. Вместо това щракнете с десния бутон в папката, щракнете върху Свойства и след това отидете в раздела Автоархивиране, за да промените настройките за всяка папка, която искате да промените.
