Обновяване на връзка с външни данни в Excel

Следващата таблица обобщава действията за обновяване, клавишните комбинации и командите.

За	Натиснете	Или
Обновяване на избраните данни в работния лист	Alt + F5	Изберете > Данни Падащата стрелка до Обнови всички > Обновяване
Обновяване на всички данни в работната книга	Ctrl + Alt + F5	Избор на>на данни : обновяване на всички
Проверка на състоянието на обновяване		Щракнете двукратно върху съобщението "Извличане на данни" в лентата на състоянието.
Спиране на обновяване	Esc
Спиране на обновяването във фонов режим		Щракнете двукратно върху съобщението в лентата на състоянието. След това изберете Спиране на обновяването в диалоговия прозорец Състояние на обновяването на външни данни.

Данните в работна книга може да се съхраняват директно в работната книга или да се съхраняват във външен източник на данни, като например текстов файл, база данни или облак. Първия път, когато импортирате външни данни, Excel създава информация за връзка, понякога записана във файл за връзка с данни на Office (ODC файл), която описва как да намерите, да влезете, да направите заявка и да получите достъп до външния източник на данни.

Когато сте свързани към външен източник на данни, можете да изпълните операция за обновяване, за да извлечете актуализираните данни. Всеки път, когато обновявате данни, виждате най-новата версия на данните, включително всички промени, направени в данните от последното обновяване.

Научете повече за обновяването на данните

Научете повече за проблемите със защитата

Когато сте свързани към външен източник на данни и се опитвате да обновите данните, е важно да сте наясно с потенциални проблеми със защитата и да знаете какво можете да правите във връзка с всякакви проблеми със защитата.

Връзки с гарант    - Външните данни може в момента да са забранени на вашия компютър. За да обновите данните, когато отворите работна книга, трябва да разрешите връзките с данни с помощта на лентата на центъра за сигурност или да поставите работната книга в надеждно местоположение. За повече информация вижте следните статии:

• Добавяне, премахване или промяна на надеждно местоположение за вашите файлове

• Надеждни документи

• Добавяне, премахване или преглед на надежден издател

• Преглед на моите опции и настройки в центъра за сигурност.

ODC файл    – файлът за връзка с данни (.odc) често съдържа една или повече заявки, които се използват за обновяване на външни данни. Чрез заместване на този файл потребител, който има злонамерени намерения, може да проектира заявка за достъп до поверителна информация и да я разпространява до други потребители или да извършва други опасни действия. Затова е важно да се уверите, че файлът на връзката е създаден от надежден човек, файлът за връзка е защитен и идва от надеждна библиотека за връзка с данни (DCL).

Лента с инструменти на уеб страница в Office SharePoint Server 2007    - Достъпът до външен източник на данни обикновено изисква идентификационни данни (като потребителско име и парола), които се използват за удостоверяване на потребителя. Уверете се, че тези идентификационни данни са ви предоставени по безопасен и сигурен начин и че по невнимание не разкривате тези идентификационни данни на други хора. Ако вашият външен източник на данни изисква парола, за да получи достъп до данните, можете да изискате паролата да се въвежда всеки път, когато външният диапазон от данни се обновява.

Споделяне-   Споделяте ли тази работна книга с други хора, които може да искат да обновяват данни? Помогнете на колегите си да избегнат грешки при обновяването на данните, като им напомните да поискат разрешения за източниците на данни, предоставящи данните.

За повече информация вижте Управление на настройките и разрешенията на източника на данни.

Можете да обновявате автоматично диапазон за външни данни, когато отваряте работната книга. Можете също да запишете работната книга, без да записвате външните данни, за да свиете размера на файла.

1. Изберете клетка във външния диапазон от данни.

2. Изберете раздела Заявки за> на данни & връзки > връзки , щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете Свойства.

3. В диалоговия прозорец Свойства на връзката , в раздела Използване , под Контрола за обновяване поставете отметка в квадратчето Обновявай данните при отваряне на файла .

4. Ако искате да запишете работната книга с дефиницията на заявката, но без външните данни, отметнете квадратчето Премахвай данните от диапазона с външните данни преди записване на работния лист.

1. Изберете клетка във външния диапазон от данни.

2. Изберете раздела Заявки за> на данни & връзки > връзки , щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете Свойства.

3. Щракнете върху раздела Употреба.

4. Отметнете квадратчето Обновявай на всеки и след това въведете броя на минутите между операциите за обновяване.

Ако работната книга е свързана с голям източник на данни, обновяването й може да отнеме малко повече време, отколкото сте очаквали. Обмислете дали да не изпълните обновяване във фонов режим. Това ви връща управлението на Excel, вместо да чакате няколко минути или повече, докато обновяването приключи.

1. Изберете клетка във външния диапазон от данни.

2. Изберете раздела Заявки за> на данни & връзки > връзки , щракнете с десния бутон върху заявка в списъка и след това изберете Свойства.

3. Изберете раздела Използване .

4. Поставете отметка в квадратчето Разреши обновяването във фонов режим, за да изпълните заявката във фонов режим. Изчистете отметката от това квадратче, за да изпълните заявката, докато чакате.

   Бакшиш    Докато записвате макрос, съдържащ заявка, Excel не изпълнява заявката във фонов режим. За да промените записания макрос, така че заявката да се изпълнява във фонов режим, редактирайте макроса в Редактор на Visual Basic. Променете метода за обновяване за обекта QueryTable от BackgroundQuery := False на BackgroundQuery := True.

Когато оформяте данните си в Power Query, обикновено зареждате промените в работен лист или модел на данни. Важно е да разберете разликата, когато обновявате данни и как ги обновявате.

Повечето заявки се базират на ресурси за външни данни от един или друг вид. Има обаче основна разлика между Excel и Power Query. Power Query кешира външните данни локално, за да помогне за подобряване на производителността.  Освен това Power Query не обновява автоматично локалния кеш, за да предотврати възникването на разходи за източници на данни в Azure.

Обновяване на заявка в редактора на Power Query

Когато обновявате заявка от редактора на Power Query, вие не само вкарвате актуализирани данни от външния източник на данни, но също така актуализирате локалния кеш. Но тази операция за обновяване не актуализира заявката в работния лист или модела на данни.

1. В редактора на Power Query изберете Начало

2. Изберете Визуализация на обновяването > Визуализация на обновяването (текущата заявка в данни за визуализация) или Обнови всички (всички отворени заявки от екрана Заявки.)

3. В долната част на редактора на Power Query отдясно се показва съобщение "Визуализация, изтеглена в <чч:мм> преди обяд/следобед". Това съобщение се показва при първото импортиране и след всяка следваща операция за обновяване в редактора на Power Query.

Обновяване на заявка в работен лист

1. В Excel изберете клетка в заявка в работен лист.

2. Изберете раздела Заявка на лентата и след това изберете Обновяване > Обновяване.

3. Работният лист и заявката се обновяват от външния източник на данни и кеша на Power Query.

По всяко време можете да изберете Обнови , за да актуализирате данните за обобщените таблици във вашата работна книга. Можете да обновите данните за обобщени таблици, свързани с външни данни, като например база данни (SQL Server, Oracle, Access или друга), куб на услугите за анализ, канал за данни, както и данни от таблица източник в същата или друга работна книга. Обобщените таблици могат да се обновяват ръчно или автоматично, когато отворите работната книга.

Ръчно обновяване

1. Изберете произволно място в обобщената таблица, за да се покаже разделът Анализиране на обобщена таблица в лентата.

   Забележка: За да обновите обобщена таблица в Excel за уеб, щракнете с десния бутон някъде в обобщената таблица и след това изберете Обнови.

2. Изберете Обнови или Обнови всички.
   

3. За да проверите състоянието на обновяване, ако обновяването отнема повече време, отколкото очаквате, изберете стрелката под Обновяване > Състояние на обновяването.

4. За да спрете обновяването, изберете Отказ на обновяването или натиснете Esc.

Забраняване на регулирането на ширините на колоните и форматирането на клетки

Ако ширините на колоните и форматирането на клетките на данните се настройват, когато обновявате данните в обобщената таблица, и не искате това да се случи, уверете се, че са отметнати следните опции:

1. Изберете произволно място в обобщената таблица, за да се покаже разделът Анализиране на обобщена таблица в лентата.

2. Изберете раздела Анализиране на обобщена таблица , > в групата Обобщена таблица изберете Опции.

   

3. В раздела Оформление & Формат > изберете квадратчетата за отметка за Автопобиране на ширините на колоните при актуализиране и Запазване на форматирането на клетки при актуализиране.

Автоматично обновяване на данни при отваряне на работната книга

1. Изберете произволно място в обобщената таблица, за да се покаже разделът Анализиране на обобщена таблица в лентата.

2. Изберете раздела Анализиране на обобщена таблица , > в групата Обобщена таблица изберете Опции.

   

3. В раздела Данни изберете Обновявай данните при отваряне на файла.

Обновяването на офлайн файл с кубове, при което се създава отново файлът, като се използват последните данни от куба в сървъра, може да отнеме много време и да изисква много временно дисково пространство. Стартирайте процеса в момент, когато нямате нужда от бърз достъп до други файлове в Excel, и се уверете, че имате достатъчно свободно дисково пространство, за да запишете отново файла.

1. Изберете обобщената таблица, свързана с офлайн файла с кубове.

2. В раздела Данни , в групата Заявки & Връзки щракнете върху стрелката под Обнови всички и след това щракнете върху Обнови.

За повече информация вижте Работа с офлайн файлове с кубове.

Когато обновявате модел на данни в Power Pivot, можете също да видите дали обновяването е успешно, неуспешно или отменено. За повече информация вижте Power Pivot: Мощен анализ на данни и моделиране на данни в Excel.

Обновяване и преглед на състоянието на обновяването   

1. В Power Pivot изберете Начало > Получаване на външни данни > Обновяване или Обновяване на всички , за да обновите текущата таблица или всички таблици в модела на данни.

2. Състоянието на обновяването е посочено за всяка връзка, използвана в модела на данни. Има три възможни резултата:

• Success – съобщава за броя на редовете, импортирани във всяка таблица.

• Грешка – възниква, ако базата данни е офлайн, вече нямате разрешения или таблица или колона е изтрита или преименувана в източника. Проверете дали базата данни е налична, например чрез създаване на нова връзка в друга работна книга.

• Отменено – Excel не е изработил искането за обновяване, вероятно защото обновяването е забранено във връзката.

Използване на свойствата на таблицата за показване на заявките, използвани при обновяване на данните

Обновяването на данните просто изпълнява повторно същата заявка, която е била използвана за получаване на данните на първо място. Можете да прегледате, а понякога и да модифицирате заявката, като прегледате свойствата на таблицата в прозореца на Power Pivot.

1. За да видите заявката, използвана по време на обновяването на данните, изберете Power Pivot > Управление, за да отворите прозореца на Power Pivot.

2. Изберете Проектиране > свойства на таблица.

3. Превключете на Редактор на заявки, за да видите базовата заявка.

Заявките не са видими за всеки тип източник на данни. Например заявките не се показват за импортиране на канали за данни.

Задаване на свойства на връзката за отмяна на обновяването на данните

В Excel можете да зададете свойства на връзката, които определят честотата на обновяване на данните. Ако обновяването не е разрешено за конкретна връзка, ще получите известие за отмяна, когато стартирате Обнови всички или се опитате да обновите конкретна таблица, която използва връзката.

1. За да видите свойствата на връзката, в Excel изберете Заявки за > данни& връзки , за да видите списък на всички връзки, използвани в работната книга.

2. Изберете раздела Връзки , щракнете с десния бутон върху връзка и след това щракнете върху Свойства.

3. В раздела Използване , под Управление на обновяването, ако квадратчето за отметка е изчистено за Обнови тази връзка при Обнови всички, ще получите отмяна, когато опитате Обнови всички в прозореца на Power Pivot.

Обновяване на данни в SharePoint Server 2013

В SharePoint Server можете да планирате ненаблюдаван обновяване на данните на сървъра, но това изисква Power Pivot за SharePoint 2013 да е инсталиран и конфигуриран във вашата среда на SharePoint. Консултирайте се с администратора на SharePoint, за да разберете дали е налично планирано обновяване на данните. За повече информация вижте Конфигуриране на планирано обновяване на данни за Power Pivot.

Когато данните, които използвате за вашата карта, се променят, можете да ги обновите ръчно в "3D карти". Промените тогава ще се отразят на вашата карта. Ето как става това:

• В "3D карти" изберете Начало > Обновяване на данни.
  
  

Добавяне на данни в Power Map

За да добавите нови данни към вашияPower Map на "3D карти":

1. В "3D карти" отидете на картата, към която искате да добавите данни.

2. Оставете прозореца "3D карти" отворен.

3. В Excel изберете данните от работния лист, които искате да добавите.

4. На лентата на Excel щракнете върху Вмъкване > стрелката на Карта > Добавяне на избраните данни към Power Map. Вашите "3D карти" ще се актуализират автоматично, за да покажат допълнителните данни. За повече информация вижте Получаване и подготвяне на данните за Power Map.
   
   

Обновяването на външни данни в Excel Services има уникални изисквания.

Управление на начина на обновяване на данните

Можете да управлявате как да обновявате данни от външен източник на данни, като направите едно или няколко от следните неща:

Обновяване при отваряне с     Excel Services

В Excel можете да създадете работна книга, която автоматично обновява външните данни при отваряне на файла. В този случай Excel Services винаги обновява данните, преди да покаже работна книга, и създава нова сесия. Използвайте това, ако искате да сте сигурни, че актуалните данни винаги се показват, когато отворите работната книга в Excel Services.

1. В работна книга с връзки с външни данни изберете раздела Данни .

2. В групата Връзки изберете Връзки > изберете връзката > Свойства.

3. Изберете раздела Използване и след това изберете Обновяване на данните при отваряне на файла.

   Предупреждение: Ако изчистите квадратчето за отметка Обновявай данните при отваряне на файла , се показват данните, които са кеширани с работната книга, което означава, че когато потребителят ръчно обновява данните, потребителят вижда актуалните данни по време на текущата сесия, но данните не се записват в работната книга.

Обновяване с .odc файл

Ако използвате файл за връзка с данни на Office (.odc), трябва също да сте задали квадратчето за отметка Винаги използвай файла за връзка :

1. В работна книга с връзки с външни данни изберете раздела Данни .

2. В групата Връзки изберете Връзки > изберете връзката > Свойства.

3. Изберете раздела Дефиниция и след това изберете Винаги използвай файла за връзка.

Надеждните настройки на сайта за местоположение на файлове, времето на изчакване на кратка сесия и времето на изчакване на кеша за външни данни също могат да окажат влияние върху операциите за обновяване. За повече информация се обърнете към вашия администратор или помощната система.

Ръчно обновяване   

1. Изберете клетка в отчета с обобщена таблица.

2. В лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто Актуализиране изберете Обнови избраната връзка.

   Забележки: 

   • Ако тази команда Обновяване не се вижда, авторът на уеб частта е изчистил свойството Обнови избраната връзка, Обнови всички връзки . За повече информация вижте Свойства по избор на уеб частта Excel Web Access.

   • Всяка интерактивна операция, която причинява повторна заявка на OLAP източник на данни, инициира операция за ръчно обновяване.

• Обновяване на всички връзки – в лентата с инструменти на Excel Web Access, под менюто Актуализиране щракнете върху Обнови всички връзки.

• Периодично обновяване – Можете да зададете данните автоматично да се обновяват на определен интервал от време, след като работната книга се отвори за всяка връзка в работната книга. Например база данни за наличности може да се актуализира на всеки час, така че авторът на работната книга е дефинирал работната книга да се обновява автоматично на всеки 60 минути.

  Авторът на уеб част може да избере или изчисти свойството Разрешаване на периодично обновяване на данни на Excel Web Access да разрешава или предотвратява периодично обновяване. Когато интервалът от време изтече, по подразбиране ще видите известие за обновяване в долната част на уеб частта Excel Web Access. 

  Авторът на уеб част excel Web Access може също да зададе свойството Показвай периодично обновяване на данни, за да контролира поведението на съобщението, което се показва, когато Excel Services извършва периодично обновяване на данните по време на сесия:

  За повече информация вижте Свойства по избор на уеб частта Excel Web Access.

• Always – означава, че съобщението се показва с подкана на всеки интервал.

• По желание – означава, че потребителят може да избере да продължи периодичното обновяване, без да показва съобщение.

• Никога – означава, че Excel Web Access извършва периодично обновяване, без да показва съобщение или подкана.

• Отмяна на обновяването – докато работната книга се обновява,Excel Services показва съобщение с подкана, тъй като може да отнеме повече време, отколкото очаквате. Можете да изберете Отказ, за да спрете обновяването, така че да можете да го завършите по-късно в по-удобно време. Данните, върнати от заявките, преди да отмените обновяването, ще се покажат.