Толкова повече имейли изпращате и получавате, толкова по-голяма може да нараства вашата пощенска кутия на Outlook. Отварянето и търсенето на големи пощенски кутии може да отнеме повече време, а на много имейл доставчици, включително Microsoft 365, се ограничава максималният размер на пощенската ви кутия. Ако получите съобщение, че пощенската ви кутия е над ограничението си за размер, изтриването на съобщения и папки може да помогне, но ако съхранявате вашата информация във файл с данни на Outlook (.pst) или офлайн файл с данни на Outlook (.ost), този файл с данни може да не се свие автоматично по размер.
Забележка: Ако използвате POP акаунт, цялата информация за вашия имейл акаунт, включително папките, имейл съобщенията, контактите, календара и информацията за задачата, се съхранява във файл с данни на Outlook (.pst). Ако използвате акаунт за Microsoft 365, Exchange, IMAP или Outlook.com, копие на вашата пощенска кутия се съхранява в офлайн файл с данни на Outlook (.ost).
За да намалите размера на вашия файл с данни на Outlook (.pst) или офлайн файла с данни на Outlook (.ost), можете ръчно да уплътните файла с данни. Изберете вашата версия на Outlook по-долу, за да видите инструкции как да намалите размера на .pst или .ost файл.
Има няколко начина да намалите размера на вашата пощенска кутия.
Можете да използвате инструмента за почистване на пощенска кутия , за да видите размера на вашата пощенска кутия и отделни папки. Този инструмент може също да ви помогне да търсите по-стари или много големи съобщения, които може да искате да изтриете или да преместите във файл с данни на Outlook (.pst).
Често причината за голяма пощенска кутия е голяма папка "Изтрити". Инструментът предоставя бутон за преглед на размера на вашата папка "Изтрити" и изпразване на папката "Изтрити".
Понякога Outlook ще съхранява конфликтни елементи в папка, наречена "Конфликти". Конфликти възникват, когато копие на елемент, съхранен на вашия имейл сървър, не е синхронизирано с копие на елемент, съхранен на вашия локален компютър. Инструментът за почистване на пощенски кутии може да изтрие тези конфликти вместо вас.
Изпълнение на инструмента за почистване на пощенска кутия
-
Щракнете върху раздела Файл.
-
Щракнете върху Инструменти > почистване на пощенска кутия.
-
Изберете Преглед на размера на пощенската кутия, Намиране на елементи, по-стари от, Търсене на елементи, по-големи от, Преглед на размера на изтритите елементи, Изпразване на папката "Изтрити елементи" , Преглед на размера на конфликтите или Празни конфликти , за да изпълните желаната задача.
Използване на "Почистване на разговор" за премахване на излишни съобщения
В една дълга имейл нишка често има много съобщения, които съдържат цялата същата информация като предишните съобщения. Функцията "Почистване на разговор" може да премахне тези излишни съобщения автоматично. За повече информация вижте Използване на "Почистване на разговор" за изтриване на излишни съобщения.
Търсене на големи съобщения
Можете да търсите всички съобщения, по-големи от определен размер, от полето за търсене на Outlook. Щракнете в полето Търсене и въведете: messagesize:>5 MB. Така ще намерите всички съобщения, по-големи от 5 МБ. Можете да изтриете някои или всички от тези съобщения или да ги преместите в друг файл с данни на Outlook (.pst). За повече информация за преместването на елементи вижте Преместване или копиране на съобщение между папки.
Ако изтриете елементи от файл с данни на Outlook (.pst) или офлайн файл с данни на Outlook (.ost), Outlook автоматично уплътнява файла във фонов режим по време на неактивност, когато не използвате компютъра си, но Outlook все още работи.
Забележка: Outlook уплътнява файла само ако във файла има повече от 20% от "празното място" (неизползваното място).
Можете също да използвате следните стъпки, за да стартирате ръчно процеса на уплътняване веднага, което може да отнеме няколко минути, за да завърши.
-
Изтрийте всички елементи, които не искате да запазите, и изпразнете папката "Изтрити" .
-
Щракнете върху Файл > Настройки на акаунт > Настройки на акаунт.
-
В раздела Файлове с данни щракнете върху файла с данни, който искате да уплътните, и след това щракнете върху Настройки.Забележка: Ако използвате имейл акаунт за Exchange или Outlook.com, трябва допълнително да щракнете върху раздела Разширени > настройките на файла с данни на Outlook.
-
В диалоговия прозорец Файл с данни на Outlook щракнете върху Уплътнявай сега и след това щракнете върху OK.
Забележка: Не е необходимо да излизате от Outlook, след като уплътните файл с данни на Outlook.
