Забележка: Microsoft Access не поддържа импортиране на данни на Excel с приложен етикет за чувствителност. За да заобиколите проблема, можете да премахнете етикета, преди да импортирате, и след това да приложите отново етикета след импортирането. За повече информация вижте Прилагане на етикети за чувствителност към вашите файлове и имейл в Office.
Access и Microsoft Excel имат много сходства, което може да затрудни решението коя програма трябва да използвате. Например и двете програми могат да съхраняват големи количества данни, да изпълняват мощни заявки и инструменти за анализ, за да разполовят тези данни, и да извършват сложни изчисления, които връщат нужните ви данни.
Въпреки това всяка програма има ясни предимства в зависимост от типа на данните, които управлявате, и от това, което искате да правите с тези данни. Ако например целта ви е да поддържате целостта на данните във формат, до който могат да имат достъп множество потребители, Access е вашият най-добър избор, докато Excel е по-подходящ за сложни числови данни, които искате да анализирате в дълбочина.
В много случаи можете да използвате и двете програми, като използвате всяка за целта, за която е най-подходяща. По принцип Access е по-добър за управление на данните: помага ви да ги поддържате организирани, лесни за търсене и достъпни за множество едновременни потребители. Excel обикновено е по-добър за анализиране на данни: извършване на сложни изчисления, проучване на възможните резултати и произвеждане на висококачествени диаграми. Ако използвате Access, за да съхранявате вашите данни, и Excel, за да ги анализирате, можете да се възползвате и от двете програми.
Преди да решите коя програма да използвате, можете да сравните предимствата на всяка програма, да научите кога е най-добре да използвате едната или другата и да разберете как да работите с двете програми, за да постигнете точно резултатите, които искате.
Забележка: Всички пакети на Microsoft Office включват Excel, но не всички пакети включват Access.
Сравняване на ползите от всяка програма
Изборът на правилната програма е от решаващо значение, ако искате да осъществите достъп до и да актуализирате информацията си с максимална производителност и точност. За да разберете коя програма е най-подходяща за задачите, които искате да изпълните, може да ви помогне да сравните предимствата, които всяка програма има да предложи по отношение на съхранението на данни, анализа на данни, сътрудничеството между много потребители и защитата.
Плоски и релационни данни За да решите коя програма е най-подходяща за съхранение на вашите данни, си задайте следния въпрос: дали релационните данни са или не? Данните, които могат да се съдържат ефективно в една таблица или работен лист, се наричат плоски или несвързани данни. Ако например искате да създадете прост списък с клиенти само с един адрес и лице за контакт за всеки клиент, Excel може да бъде по-добрият избор. Ако обаче искате да съхраните по-сложен списък с клиенти, който съдържа адреси за фактуриране и доставка за всеки клиент, или няколко лица за контакт за всеки клиент, Access е по-доброто решение.
В релационна база данни организирате информацията в няколко таблици. В добре проектираната релационна база данни всяка таблица е плоска и съдържа информация само за един тип данни. Ако например създадете база данни за клиенти, имената на клиентите трябва да се съхраняват в една таблица, докато адресите на фактуриране и доставка на тези клиенти трябва да се съхраняват в отделна таблица. Добре е да съхранявате адресите отделно от имената, тъй като всеки клиент може да има повече от един адрес и искате да можете да въведете няколко адреса за всеки клиент, без да се налага да въвеждате отново името на клиента за всеки адрес.
Локални или външни данни Можете да използвате Access, за да се свързвате към данни от различни външни източници на данни, така че да можете да ги преглеждате, заявявате и редактирате, без да се налага да ги импортирате. Например Access предоставя команди за свързване към съществуващи данни в база данни на Microsoft SQL Server, файл на dBASE или папка на Outlook, както и много други източници на данни. Можете да използвате Excel, за да се свързвате с голямо разнообразие от източници на данни, включително бази данни на Access, SQL Server и analysis Services, текстови и XML файлове и ODBC и OLE DB източници на данни. Не можете обаче да редактирате данните, за да промените първичните данни чрез потребителския интерфейс на Excel.
Както Access, така и Excel предоставят команди за свързване с данни в Windows SharePoint Services списъци. Excel обаче предоставя само връзка само за четене към списъци на SharePoint; докато Access ви позволява да четете и пишете данни в списъци на SharePoint.
Цялост на данните и гъвкавост Еднозначните идентификатори помагат за запазването на целостта на вашите данни и гарантират, че нито два реда (или записи) не съдържат точно едни и същи данни. Еднозначните идентификатори предоставят и най-бързия начин за извличане на данни, когато търсите или сортирате данните си. В Access можете да използвате типа данни "Автономериране", за да генерирате автоматично уникален идентификатор за всеки запис. След това можете да използвате тези идентификатори, за да свържете записи в една таблица с един или повече записи в друга таблица.
Структурата, която Access прилага към вашите данни, помага за осигуряване на целостта на данните. Access може да изисква новите записи в една таблица да имат съществуваща съответстваща стойност в друга таблица, така че да не можете да създавате "изолирани" записи. Например не бихте искали да имате поръчка, която не включва информация за клиенти. Access може да изисква всеки нов запис във вашата таблица "Поръчки" да има съответстваща стойност на клиент във вашата таблица "Клиенти". Тази необходима кореспонденция на стойностите се нарича цялост на връзките.
Можете също така да наложите свои собствени ограничения и правила, за да се уверите допълнително, че данните се въвеждат правилно. Excel ви позволява да въвеждате данни по-свободно, но тъй като Excel не поддържа релационни данни, той не може да поддържа целостта на връзките. Можете обаче да използвате командата Проверка на данни , за да управлявате въвеждането на данни в Excel.
Заявки Ако често се налага да преглеждате данните си по различни начини, в зависимост от променящите се условия или събития, Access може да бъде по-добрият избор за съхранение и работа с вашите данни. Access ви позволява да използвате заявки на езика за структурирани заявки (SQL), за да извлечете бързо само редовете и колоните с данни, които искате, независимо дали данните се съдържат в една таблица, или в много таблици. Можете също да използвате изрази в заявки, за да създавате изчисляеми полета. Използването на израз в Access е подобно на процеса на използване на формули в Excel за изчисляване на стойности. Можете също да използвате заявки на Access, за да обобщавате данни и да представяте обобщени стойности, като например суми, средни стойности и бройки.
Моделиране В Excel можете да използвате условен анализ инструменти, за да прогнозирате резултата от модела на работен лист. Условният анализ ви позволява да изпълнявате различни сценарии за вашите данни, като например най-добри и най-лоши сценарии, и да сравнявате получените данни от няколко сценария в обобщен отчет. В Access не е налична подобна функция.
Обобщаване и диаграми И в двете програми можете да създавате отчети с обобщени таблици и диаграми с обобщени таблици. Excel обаче предоставя по-разширени функции за отчитане и диаграми на обобщена таблица от тези на Access. Ако планирате да създавате обширни отчети с обобщени таблици или редовно да предоставяте професионално изглеждащи диаграми, трябва да използвате отчети с обобщени таблици или диаграми с обобщени таблици в Excel вместо същите функции в Access.
Както Access, така и Excel могат да се използват в среда за сътрудничество, като например Windows SharePoint Services и споделяне на файлове в мрежа, но има разлики в начина, по който данните могат да бъдат достъпни за множество потребители.
Множествен потребителски достъп до данни При нормална операция Access позволява на множество потребители да отварят една база данни едновременно; това работи добре, защото Access заключва само данните, които се редактират; в резултат на това другите потребители могат да редактират различни записи без конфликти. В Excel можете да споделяте работна книга с други потребители, но сътрудничеството с множество потребители функционира най-добре, когато потребителите работят по данните в тази работна книга по различно време, а не едновременно. В резултат на това потребителите на база данни на Access работят съвместно по набор от данни и потребителите на работна книга на Excel работят съвместно по документ.
Използване на Windows SharePoint Services за сътрудничество И двете програми се интегрират с технологиите на Microsoft Windows SharePoint Services, като например списъци на SharePoint и библиотеки с документи.
Access предоставя различни начини за сътрудничество с множество потребители в сайт на SharePoint. Можете например да качите пълна база данни в библиотека с документи на Windows SharePoint Services, да направите достъпни формулярите и отчетите като изгледи на Windows SharePoint Services и да свържете база данни към данни, които се съхраняват в списъци на SharePoint.
Excel предоставя само един начин за сътрудничество с множество потребители в сайт на SharePoint Services. Можете да качите работна книга в библиотеки с документи на Windows SharePoint Services, където отделни потребители могат да избегнат работната книга, за да направят промени, което не позволява на други потребители едновременно да променят работната книга. Потребителите могат да редактират работна книга, без да я изписват от библиотеката с документи, като в този случай трябва да се координират с други потребители, за да се избегнат конфликти на данни.
Използване на мрежови папки за сътрудничество Ако съхранявате база данни на Access в споделена мрежова папка, множество потребители могат да отворят базата данни и да работят едновременно с данните й. Отделните записи се заключват, когато потребителят ги редактира. Ако съхранявате работна книга на Excel в споделена мрежова папка, само един потребител може да редактира работната книга в даден момент. За целите на прегледа множество потребители могат да отварят работната книга, докато друг потребител я редактира, но тези потребители не могат да правят промени в данните, докато потребителят, който редактира работната книга, не я затвори.
И двете програми предоставят подобни функции – пароли и шифроване – които могат да ви помогнат да предотвратите загуба на данни и да защитите вашите данни от неупълномощен достъп. Има обаче някои разлики между Access и Excel в начина на работа на защитата на данните на ниво потребител.
Защита от загуба на данни В Access работата ви се записва непрекъснато, така че в случай на неочаквана грешка е малко вероятно да загубите много работа (ако има такива). Тъй като Обаче Access записва работата ви непрекъснато, също така е възможно да правите промени, които по-късно решите, че не искате да фиксирате. За да сте сигурни, че можете да възстановите базата данни по желания от вас начин, трябва да създадете архивно копие на файла на базата данни по график, който отговаря на вашите нужди. Можете да възстановите цяла база данни от архивно копие или да възстановите само таблицата или друг обект от база данни, от който имате нужда. Ако използвате помощна програма за архивиране на файлова система, можете също да използвате копие на база данни от архивно копие на файловата система, за да възстановите вашите данни. В Excel можете да записвате информация за автовъзстановяване през определени интервали, докато актуализирате данните си.
Защита на данните на ниво потребител В Excel можете да премахнете критичните или поверителните данни от изгледа, като скриете колони и редове с данни и след това защитите целия работен лист, за да управлявате достъпа на потребителите до скритите данни. Освен да защитите работен лист и неговите елементи, можете също да заключвате и отключвате клетки в работен лист, за да предотвратите неволната промяна на важни данни от други потребители.
Защита на ниво файл На ниво файл можете да използвате шифроване и в двете програми, за да предотвратите виждането на данните от неупълномощени потребители. Можете също да изискате да бъде въведен парола, за да отворите файл или работна книга на база данни. Освен това можете да защитите файл или работна книга на база данни, като използвате цифров подпис.
Ограничен достъп до данни В Excel можете да зададете разрешения, базирани на потребители, за достъп до данните, или да зададете права само за четене, които не позволяват на други потребители да правят промени в данните, до които имат достъп. Access не предоставя функции за защита на ниво потребител, но Access поддържа модела за защита на потребителите на всеки сървър за база данни, с който се свързва. Ако например се свържете към списък на SharePoint, Access обръща значение на потребителските разрешения за списъка на SharePoint. Ако искате да предпазите неупълномощени потребители от вашите данни на Access, можете да шифровате вашата база данни, като зададете парола. Потребителите трябва да въведат паролата, за да четат данни от базата данни, дори ако имат достъп до нея с помощта на друга програма, като например Excel.
За повече информация как да защитите данните си, вижте Задаване или промяна на защитата на ниво потребител на Access 2003 в Access 2007 или по-нова версия и Защита и защита в Excel.
Кога да използвате Access
Най-общо казано, Access е най-добрият избор, когато трябва да проследявате и записвате редовно данни, а след това да показвате, експортирате или отпечатвате подмножества от тези данни. Формулярите на Access предоставят по-удобен интерфейс от работния лист на Excel за работа с вашите данни. Можете да използвате Access, за да автоматизирате често изпълнявани действия, а отчетите на Access ви позволяват да обобщавате данни в печатен или електронен вид. Access осигурява повече структура за вашите данни; Например можете да контролирате какви типове данни могат да бъдат въвеждани, какви стойности могат да бъдат въвеждани и можете да зададете как данните в една таблица са свързани с данните в други таблици. Тази структура ви помага да гарантирате, че се въвеждат само правилните типове данни.
Access съхранява данни в таблици, които изглеждат почти по същия начин като работните листове, но таблиците на Access са предназначени за сложни заявки по отношение на данни, съхранени в други таблици.
Използвайте Access, когато:
-
Очаквайте много хора, които работят в базата данни, и искате стабилни опции, които безопасно да обработват актуализациите на вашите данни, като например заключване на записи и разрешаване на конфликти.
-
Очаквайте необходимостта от добавяне на още таблици към набор данни, който произлиза от плоска или несвързана таблица.
-
Искате да изпълнявате сложни заявки.
-
Искате да създадете разнообразни отчети или пощенски етикети.
-
Управление на контакти Можете да управлявате контактите и пощенските си адреси и след това да създавате отчети в Access или да обединявате данните с Microsoft Office Word, за да отпечатвате формулярни писма, пликове или пощенски етикети.
-
Проследяване на наличности и активи Можете да създадете списък с наличностите в дома си или във фирмата и да съхранявате снимки или други свързани документи заедно с данните.
-
Проследяване на поръчки Можете да въведете информация за продукти, клиенти и поръчки и след това да създавате отчети, които показват продажбите по служител, регион, период от време или друга стойност.
-
Проследяване на задача Можете да проследявате задачите за група хора и да въвеждате нови, докато другите актуализират съществуващите си задачи в същата база данни.
-
Организиране на заемни библиотеки Можете да използвате Access, за да съхранявате данни за вашите книги и CD дискове и да следите на кого сте ги дали на заем.
-
Планиране на събития Можете да въведете информация за датите, местата и участниците в събитията и след това да отпечатате графици или резюмета за събитията.
-
Проследяване на храненето Следете рецепти и регистрирайте диети и дейности за упражнения.
Кога да използвате Excel
Като програма за електронни таблици Excel може да съхранява големи количества данни в работни книги, които съдържат един или повече работни листове. Вместо да служи като система за управление на бази данни, като например Access, Excel е оптимизиран за анализ на данни и изчисление. Можете да използвате тази гъвкава програма, за да създавате модели за анализиране на данни, да пишете прости и сложни формули, за да извършвате изчисления с тези данни, да обобщавате данните по желания от вас начин и да представяте данни в разнообразни професионално изглеждащи диаграми. Microsoft Create има няколко шаблона за проектиране на Excel, от които да избирате
Използвайте Excel, когато:
-
Изисквайте прост или нерелационен изглед на вашите данни вместо релационна база данни, който използва множество таблици, и когато данните са предимно числови.
-
Често изпълнявайте изчисления и статистически сравнения с вашите данни.
-
Искате да използвате отчети с обобщени таблици, за да покажете йерархични данни в компактно и гъвкаво оформление.
-
Планирайте редовно да създавате диаграми и искате да използвате новите формати на диаграми, които са налични в Excel.
-
Искате да подчертаете данните си, като използвате икони за условно форматиране, ленти за данни и цветови гами.
-
Искате да извършите сложни условни операции за анализ на вашите данни, като например статистически, инженерен и регресионен анализ.
-
Искате да проследявате елементи в прост списък за лична употреба или за ограничен период от време за сътрудничество.
-
Счетоводство Можете да използвате мощните функции за изчисление на Excel в много финансови счетоводни отчети – например отчет за паричния поток, отчет за приходи и разходи или отчет за печалби и загуби.
-
Бюджетиране Независимо дали нуждите ви са от лично естество, или са бизнес свързани, можете да създадете всякакъв тип бюджет в Excel – например план на маркетингов бюджет, бюджет за събитие или бюджет за пенсиониране.
-
Фактуриране и продажби Excel е полезен и за управление на данни за фактуриране и продажби и можете лесно да създадете формулярите, от които имате нужда – например фактури за продажби, етикети за багаж или поръчки за покупка.
-
Отчитане Можете да създавате различни типове отчети в Excel, които отразяват анализа на данни или обобщават данните ви – например отчети, които измерват изпълнението на проекта, прогнозират данни, обобщават данни или представят дисперсии.
-
Планиране Excel е чудесен инструмент за създаване на професионални планове или полезни планировчи – например седмичен план на курс, план за маркетингово проучване, план за данъците в края на годината или планировчи, които ви помагат да планирате седмично меню, партита или отпуски.
-
Проследяване Можете да използвате Excel, за да проследявате данни в времеви лист или списък – например времеви лист за проследяване на работата или списък с наличности, който проследява оборудването.
-
Използване на календари Поради естеството си, подобен на мрежа, Excel се предоставя добре на създаването на какъвто и да е тип календар – например академичен календар за проследяване на дейностите през учебната година или календар за финансова година за проследяване на бизнес събития и контролни точки.
За полезни шаблони на Excel в някоя от тези категории вижте Шаблони за Excel в Microsoft Office Online.
Използване на Access и Excel заедно
Понякога може да поискате да се възползвате от предимствата, които и двете програми могат да предложат. Създали сте например работен лист в Excel, в който можете да изчислявате и анализирате данните, но работният лист е станал твърде голям и сложен и много други потребители трябва да имат достъп до данните. В този момент може да искате да импортирате или свържете своя работен лист в Access и да го използвате като база данни, вместо да работите с него в Excel. Или може би имате данни в база данни на Access, за която искате да създадете подробни отчети с обобщени таблици на Excel и професионално изглеждащи диаграми на Excel.
Без значение коя програма използвате първо, винаги можете да прехвърлите данните от една програма в другата, където можете да продължите да работите с нея. Със или без връзка за данни можете да пренесете данни в Access от Excel (и обратно), като ги копирате, импортирате или експортирате.
За повече информация как да обменяте данни между двете програми, вижте Преместване на данни от Excel в Access.
