قد تكون هناك أوقات تريد فيها فرز البيانات، ليس بترتيب أبجدي أو رقمي، ولكن بترتيب يحدده المستخدم (يسمى أيضا الترتيب المخصص أو المنطقي). على سبيل المثال، يعد فرز أيام الأسبوع بحيث يظهر الاثنين أولا أكثر منطقية من الفرز بترتيب أبجدي، حيث يظهر يوم الجمعة أولا. يمكنك فرز البيانات في طريقة عرض ورقة البيانات لجدول أو استعلام، أو في طريقة عرض النموذج لنموذج.
ماذا تريد أن تفعل؟
فرز عدد صغير محدود من قيم الحقول الفريدة
في هذا الإجراء، ستكتب تعبيرا يستخدم الدالة IIf لترتيب عناوين الموظفين.
أولا، أنشئ جدولا يحتوي على ثلاثة حقول — العنوان، الاسم الأول، واسم العائلة. في حقل العنوان، أدخل القيم التالية لأربعة سجلات جديدة:
-
داخل منسق المبيعات
-
مدير المبيعات
-
مندوب المبيعات
-
نائب الرئيس، المبيعات
في الحقلين FirstName وStName للسجلات الأربعة، أدخل أي أسماء تريدها.
-
الآن، افتح الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات.
-
على علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في المجموعة فرز & تصفية ، انقر فوق خيارات متقدمة ثم انقر فوق تصفية/فرز متقدم من القائمة المختصرة.
-
أضف الحقول التي تريدها، مثل الاسم الأول واسم العائلة والعنوان، إلى الشبكة.
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق صف الحقل في العمود الفارغ الأول، وانقر فوق تكبير/تصغير، ثم اكتب التعبير التالي:
IIf ([Title] = "نائب الرئيس، المبيعات"، 1، IIf ([Title] = "Sales Manager"، 2، IIf ([Title] = "مندوب المبيعات"، 3، IIf ([Title] = "Inside Sales Coordinator"، 4، 5)))))
العنوان هو اسم الحقل الذي يحتوي على القيم التي يتم ترتيبها. القيم المضمنة في علامات اقتباس هي القيم الفردية المخزنة في الحقل. القيمة الرقمية التالية هي الرتبة المعينة لها. يعين التعبير السابق الرتبة من 1 إلى 4 إلى أربعة عناوين مختلفة، ويعين المرتبة 5 لجميع العناوين الأخرى. عند إجراء الفرز، يتم تعيين العناوين غير المذكورة في هذا التعبير بنفس الترتيب (5).
-
في الصف فرز للعمود الذي يحتوي على التعبير، انقر فوق تصاعدي.
-
على علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، في المجموعة فرز & تصفية ، انقر فوق تبديل عامل التصفية.
ترجع الدالة IIf القيمة الرقمية التي تتوافق مع القيمة الموجودة في حقل العنوان. على سبيل المثال، إذا كانت القيمة في حقل العنوان هي Sales Manager، فإن الرقم المعين هو 2. إذا كانت هناك قيمة في حقل العنوان غير مدرجة كوسيطة في الدالة — على سبيل المثال، منسق المنطقة — يتم تعيين الرقم 5. ثم يقوم الاستعلام بفرز هذه الأرقام بترتيب تصاعدي.
فرز عدد كبير من قيم الحقول الفريدة
إذا كان لديك عدد كبير من القيم لترتيبها، فإن الطريقة الأفضل لفرز البيانات هي إنشاء جدول بحث.
افترض أن جدول الموظفين يشير إلى أكثر من 50 عنوانا مختلفا. ستحتاج أولا إلى إنشاء جدول بحث وإعداد الجدول الموجود للبحث عن الجدول الجديد. ثم تقوم بربط الجدولين وإنشاء استعلام.
إنشاء جدول بحث وتعديل الجدول الموجود
-
إنشاء جدول بحث جديد يقوم بتخزين العناوين. قم بتسمية الجدول tblTitles، وقم بتعيين الحقول إلى أنواع البيانات المشار إليها بين أقواس، كما هو موضح في الجدول التالي:
معرف العنوان (ترقيم تلقائي)
عنوان (نص)
1
نائب الرئيس، المبيعات
2
مدير المبيعات
3
مندوب المبيعات
4
داخل منسق المبيعات
-
تعيين حقل TitleID كمفتاح أساسي.
-
قم بتعديل جدول Employee بحيث يبحث عن جدول tblTitles.
-
في طريقة عرض التصميم، قم بتغيير اسم حقل العنوان إلى TitleID.
-
في العمود نوع البيانات ، قم بتغيير نوع البيانات إلى رقم.
-
-
في علامة التبويب عام ، ضمن خصائص الحقل، قم بتغيير حجم الحقل إلى عدد صحيح طويل.
-
احفظ الجدول وتجاهل التحذير بشأن فقدان البيانات.
-
التبديل إلى طريقة عرض ورقة البيانات.
-
قم بتعبئة عمود Titles بقيمة TitleID التي تتوافق مع قيمة العنوان.
على سبيل المثال، بالنسبة للسجلات التي تكون فيها قيمة العنوان هي Sales Manager، اكتب 2. بالنسبة إلى مندوب المبيعات، اكتب 3.
-
احفظ الجدول وأغلقه.
ربط الجدولين
-
من علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات، في المجموعة علاقات، انقر فوق علاقات.
-
على علامة التبويب تصميم ، في المجموعة علاقات ، انقر فوق إضافة جداول (أو إظهار الجداول في Access).
-
حدد tblTitlesوالموظفين، وانقر فوق إضافة لإضافتها إلى نافذة العلاقات. أغلق مربع الحوار إظهار جدول.
-
اسحب الحقل TitleID من جدول tblTitles إلى الحقل TitleID في جدول Employees.
يتم فتح مربع الحوار تحرير العلاقات .
-
تأكد من أن أسماء الحقول المعروضة في العمودين هي TitleID، وأيضا أن المربع نوع العلاقة يعرض واحد إلى متعدد. يمكنك تغيير أسماء الحقول، إذا لزم الأمر.
-
حدد خانة الاختيار فرض التكامل المرجعي.
-
انقر فوق إنشاء لإنشاء العلاقة.
يغلق مربع الحوار تحرير العلاقات ويحفظ التغييرات.
-
أغلق علامة التبويب العلاقات .
إنشاء استعلام
-
على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.
-
في مربع الحوار إضافة جداول (إظهار جدول في Access)، انقر فوق علامة التبويب جداول ، وانقر نقرا مزدوجا فوق الموظفين، ثم انقر نقرا مزدوجا فوق tblTitles.
-
أضف حقول EmployeeID و LastName و FirstName من جدول Employees وحقل Title من جدول tblTitles إلى شبكة تصميم الاستعلام.
-
التبديل إلى طريقة عرض ورقة البيانات.
