يساعدك صف "الإجماليات" في Access في إلقاء نظرة سريعة على إجماليات الأعمدة الموجودة في إحدى ورقات البيانات. على سبيل المثال، في جدول يتضمن معلومات الشراء، يمكن إظهار مجموع الأسعار أو الوحدات التي تم شراؤها أو إجمالي عدد العناصر بإضافة صف "الإجماليات" إلى ورقة البيانات.
ملاحظة: لإظهار قيمة "المجموع" لعمود، يجب تعيين نوع بيانات العمود إلى "رقم" أو "عدد عشري" أو "عملة". بالنسبة إلى الأعمدة غير الرقمية، يمكنك فقط تحديد نوع الإجمالي "العدد".
إضافة صف "الإجماليات"
-
انقر نقراً مزدوجاً فوق جدول أو استعلام أو نموذج منقسم من "جزء التنقل" لفتحه في طريقة عرض "ورقة البيانات".
-
من علامة التبويب الشريط الرئيسي، في مجموعة سجلات، انقر فوق الإجماليات.
تتم إضافة صف الإجمالي في نهاية ورقة البيانات:
-
لكل خلية في صف الإجمالي حيث تريد ظهور الإجمالي، انقر في الخلية وحدد نوع الإجمالي الذي تريده.
تحديد نوع الإجمالي
بعد إضافة صف الإجمالي، ستحدد نوع قيم الإجماليات التي تظهر لكل عمود. على سبيل المثال، يمكن عرض تجميعات كالمجاميع عند تعيين نوع البيانات إلى "رقم" أو "عدد عشري" أو "عملة". ويكون حساب عدد القيم ممكناً عندما يكون نوع البيانات عبارة عن قيمة نصية.
فلنرَ كيف تعرض ورقة البيانات في هذا النموذج قيمة المجموع الإجمالي لأعمدة سعر الشراء والوحدات التي تم شراؤها وإجمالي العدد في عمود عناصر في الصورة أدناه:
-
بدلاً من كلمة إجماليفي العمود الأول، يمكننا إظهار عدد السجلات الإجمالي. انقر فوق صف الإجماليات للعمود عنصر، ثم انقر فوق السهم وحدد عدد لمشاهدة الرقم أو العدد الإجمالي للعناصر.
-
بعد ذلك، انقر فوق السهم الموجود في العمود سعر الشراء وحدد المجموعلمشاهدة سعر الشراء الإجمالي لجميع العناصر.
-
كرر الخطوة السابقة لعمود الوحدات التي تم شراؤها لمشاهدة إجماليات الوحدات التي تم شراؤها.
ملاحظة: على الرغم من أنه لا يمكن حذف صف الإجمالي أو قصه، إلا أنه يمكنك النقر فوق الإجماليات من علامة تبويب الصفحة الرئيسية لإخفائه.
التعرّف على دالة Sum والدالات التجميعية الأخرى
تجري الدالات التجميعية عمليات حسابية على أعمدة البيانات ثم تقوم بإرجاع قيمة مفردة. يمكنك استخدام الدالات التجميعية عندما تكون بحاجة لحساب قيمة واحدة، مثل الإجمالي أو المتوسط. أثناء المتابعة، تذكر استخدام الدالات التجميعية مع أعمدة البيانات. قد يبدو التالي أمراً بديهياً، ولكن عند تصميم قاعدة بيانات واستخدامها، يجب التركيز على صفوف من البيانات والسجلات الفردية — أي التأكد من تمكّن المستخدمين من إدخال البيانات في أحد الحقول وتحريك المؤشر إلى اليمين أو إلى اليسار وتعبئة الحقل التالي وهكذا. في المقابل، يمكنك استخدام الدالات التجميعية للتركيز على مجموعات من السجلات في أعمدة.
على سبيل المثال، لنفترض أنك تستخدم Access لتخزين بيانات المبيعات وتعقبها. يمكنك استخدام الدالات التجميعية لحساب عدد المنتجات المُباعة في عمود واحد وحساب إجمالي مبالغ المبيعات في عمود ثانٍ وحساب متوسط مبلغ مبيعات كل منتج في عمود ثالث.
يسرد الجدول التالي الدالات التجميعية التي يوفرها Access في صف "الإجماليات". تذكر أن Access يوفر دالات تجميعية إضافية، ولكن يجب عليك استخدامها في الاستعلامات.
|
الدالة |
الوصف |
استخدام مع نوع (أنواع) البيانات |
هل هي متوفرة في صف الإجماليات؟ |
|
الدالة Average |
تحسب متوسط قيمة عمود. يجب أن يحتوي العمود يجب على بيانات رقمية أو عملة أو تاريخ/وقت. تتجاهل الدالة القيم الفارغة. |
رقم، عشري، عملة، تاريخ/وقت |
نعم |
|
الدالة Count |
تحسب عدد العناصر الموجودة في عمود. |
كل أنواع البيانات باستثناء البيانات العددية المتكررة المعقدة، مثل عمود من قوائم متعددة القيم. لمزيد من المعلومات حول القوائم متعددة القيم، راجع المقالات دليل الحقول متعددة القيمالإنشاء حقل متعدد القيم أو حذفه. |
نعم |
|
الدالة Maximum |
تعرض العنصر الذي به أعلى قيمة. بالنسبة للبيانات النصية، تكون القيمة الأعلى هي القيمة الأبجدية الأخيرة؛ ويتجاهل Access الحالة. تتجاهل الدالة القيم الفارغة. |
رقم، عشري، عملة، تاريخ/وقت |
نعم |
|
الدالة Minimum |
تعرض العنصر الذي به أقل قيمة. بالنسبة للبيانات النصية، تكون القيمة الأدنى هي القيمة الأبجدية الأولى؛ ويتجاهل Access الحالة. تتجاهل الدالة القيم الفارغة. |
رقم، عشري، عملة، تاريخ/وقت |
نعم |
|
الدالة Standard Deviation |
تقيس مدى بعد القيم عن قيمة المتوسط (المتوسط). لمزيد من المعلومات، راجع المزيد حول دالتي Standard Deviation وVariance في المقطع التالي. |
رقم، عشري، عملة |
نعم |
|
الدالة Sum |
تجمع العناصر الموجودة في عمود. تعمل فقط على البيانات الرقمية والعملة. |
رقم، عشري، عملة |
نعم |
|
الدالة Variance |
تقيس الفرق الإحصائي لكل القيم في العمود. يمكنك استخدام هذه الدالة فقط على البيانات الرقمية وبيانات العملات. إذا كان الجدول يحتوي على أقل من صفين، يقوم Access بإرجاع قيمة فارغة. لمزيد من المعلومات حول دالات variance، راجع المزيد حول الدالتين Standard Deviation وVariance، في المقطع التالي. |
رقم، عشري، عملة |
نعم |
المزيد حول الدالتين Standard Deviation وVariance
تقوم كل من الدالتي Standard Deviation وVariance بحساب القيم الإحصائية. وبشكل خاص، تقوم كل منهما بحساب مواقع تفاوت القيم عن المتوسط الخاص بها في توزيع قياسي (منحنى bell).
على سبيل المثال، لنفترض وجود 10 أدوات مطبوعة بواسطة نفس الجهاز ومجموعة بشكل عشوائي لديك، قم بقياس قوة تحمل كل منها — في عملية لاختبار الجهاز ومقاييس مراقبة الجودة لديك. في حالة حساب متوسط قوة التحمل، يمكنك رؤية أن لمعظم الأدوات قوة تحمل قريبة من هذا المتوسط، بينما لدى بعضها قوة تحمل أكبر ولدى البعض الآخر قوة تحمل أقل. مع ذلك، إذا قمت بحساب متوسط قوة التحمل فقط، فلن توضح تلك القيمة مدى فعالية عملية مراقبة الجودة، نظراً لأن بعض الأدوات القوية أو الضعيفة بشكل استثنائي قد تزيد قيمة المتوسط أو تقللها.
توفر دالتا Variance وStandard Deviation حلاً بديلاً لهذه المشكلة عن طريق إخبارك بمدى اقتراب القيم من المتوسط. فبالنسبة لقوة التحمل، كلما قلت الأرقام التي يتم إرجاعها بواسطة إحدى الدالتين أشار ذلك إلى فعالية عمليات التصنيع نظراً لأن ذلك يوضح أن هناك عدد قليل من الأدوات بقوة تحمل أعلى أو أقل من المتوسط.
لا تتناول هذه المقالة شرحاً مفصلاً لدالتي variance وstandard deviation. يمكنك زيارة عدة مواقع إحصائية على الويب لمزيد من المعلومات حول الموضوعين. تذكر القواعد التالية أثناء استخدام دالتي Variance وStandard Deviation:
-
تتجاهل الدالات القيم الفارغة.
-
تستخدم الدالة Variance الصيغة التالية:
-
وتستخدم الدالة Standard Deviation الصيغة التالية:
