جعل قراءة البيانات التلخيصية أسهل باستخدام استعلام جدولي

باستخدام طريقة عرض "التصميم" لإنشاء الاستعلام الجدولي، يمكنك استخدام العديد من مصادر السجلات (الجداول والاستعلامات) كما تريد. ومع ذلك، يمكنك الاحتفاظ بتصميم بسيط عن طريق إنشاء استعلام تحديد أولاً يقوم بعرض كل البيانات التي تريدها ثم استخدام هذا الاستعلام كمصدر السجلات الوحيد للاستعلام الجدولي. لمزيد من المعلومات حول إنشاء استعلام تحديد، راجع المقطع انظر أيضاً.

عندما تقوم بإنشاء استعلام جدولي في طريقة عرض "التصميم"، تستخدم الصفين الإجمالي وجدولي في شبكة التصميم لتعيين قيم الحقل التي تصبح عناوين أعمدة وقيم الحقل التي ستصبح عناوين الصفوف، وقيم الحقل التي سيتم حساب مجموعها أو متوسطها أو عددها أو أي عملية حساب أخرى.

1. تُحدد الإعدادات في هذه الصفوف ما إذا كان الحقل عنوان صف أم عنوان عمود أم قيمة ملخص.

2. يعرض هذا الإعداد قيم الحقل كعناوين صفوف.

3. يعرض هذا الإعداد قيم الحقل كعناوين أعمدة.

4. تُنشئ هذه الإعدادات قيم الملخص.

إنشاء الاستعلام

1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

   

2. في مربع الحوار إظهار جدول، انقر نقراً مزدوجاً فوق كل جدول أو استعلام تريد استخدامه كمصدر سجلات.

   إذا كنت تستخدم أكثر من مصدر سجل واحد، فتأكد من ربط الجداول أو الاستعلامات في الحقول المشتركة فيما بينها. لمزيد من المعلومات حول ربط الجداول والاستعلامات، راجع المقطع انظر أيضاً.

3. أغلق مربع الحوار إظهار الجدول.

4. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق جدولي.

5. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق كل حقل تريد استخدامه كمصدر لعناوين الصفوف. يمكنك تحديد عدد ثلاثة حقول لعناوين الصفوف.

6. في شبكة تصميم الاستعلام، في الصف جدولي لكل حقل عنوان صف، حدد عنوان الصف.

   يمكنك إدخال تعبير في الصف معايير لتحديد النتائج الخاصة بذلك الحقل. يمكنك أيضاً استخدام الصف فرز لتعيين ترتيب الفرز لحقل ما.

7. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق الحقل الذي تريد استخدامه كمصدر لعناوين الأعمدة. يمكنك تحديد حقل واحد فقط لعناوين الأعمدة.

8. في شبكة تصميم الاستعلام، في الصف جدولي لحقل عنوان العمود، حدد عنوان العمود.

   يمكنك إدخال تعبير في الصف معايير لتقييد النتائج الخاصة بحقل عنوان العمود. ومع ذلك لا يؤدي استخدام تعبير المعايير مع حقل عنوان العمود إلى تحديد عدد الأعمدة التي يتم إرجاعها بواسطة الاستعلام الجدولي. وبدلاً من ذلك، يتم تحديد الأعمدة التي تحتوي على البيانات. على سبيل المثال، لنفترض أن لديك حقل عنوان عمود يحتوي على ثلاث قيم محتملة: الأحمر والأخضر والأزرق. إذا قمت بتطبيق المعيار ='blue' على حقل عنوان العمود، فسيستمر الاستعلام الجدولي في عرض عمود لقيمة الأحمر وعمود لقيمة الأخضر، ولكن عمود قيمة الأزرق هو الذي يحتوي على بيانات فقط.

   إذا كنت ترغب في تحديد القيم التي يتم عرضها كعناوين أعمدة، يمكنك تحديد قائمة بالقيم الثابتة باستخدام خاصية عناوين الأعمدة للاستعلام. لمزيد من المعلومات، راجع المقطع التالي.

9. في نافذة تصميم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق الحقل الذي تريد استخدامه لحساب قيم الملخص. يمكنك تحديد حقل واحد فقط لاستخدامه لقيم الملخص.

10. في شبكة تصميم الاستعلام، في الصف الإجمالي لحقل قيم الملخص، حدد دالة تجميعية لاستخدامها في حساب القيم.

11. في الصف جدولي لحقل قيم الملخص، حدد قيمة.

    لا يمكنك تعيين معايير لحقل قيم الملخص أو الفرز به.

12. من علامة التبويب تصميم، في المجموعة نتائج، انقر فوق تشغيل.

تحديد قيم ثابتة لعناوين الأعمدة

إذا كنت ترغب في تعيين قيم ثابتة لاستخدامها لعناوين الأعمدة، يمكنك تعيين خاصية عناوين الأعمدة للاستعلام.

1. افتح الاستعلام الجدولي في طريقة عرض "التصميم".

2. إذا لم يتم عرض ورقة الخصائص، اضغط على F4 لعرضها.

3. في ورقة الخصائص، أعلى علامة التبويب عام مباشرةً، تأكد من أن نوع التحديد هو خصائص الاستعلام. إذا كان غير ذلك، فانقر فوق موضع فارغ في المساحة الموجودة أعلى شبكة تصميم الاستعلام.

4. في ورقة الخصائص، من علامة التبويب عام، في الخاصية عناوين الأعمدة، أدخل قائمة القيم المفصولة بفاصلات التي تريد استخدامها كعناوين أعمدة.

   لا يُسمح باستخدام بعض الأحرف (كمعظم علامات الترقيم مثلاً) في عناوين الأعمدة. إذا قمت باستخدام هذه الأحرف في قائمة القيم، فسيقوم Access باستبدال كل من هذه الأحرف بشرطة سفلية (_).

بناء جملة SQL لاستعلام جدولي

يتم التعبير عن استعلام جدولي في SQL كجملة TRANSFORM. تحتوي جملة TRANSFORM على بناء الجملة التالي:

تحويل aggfunction
selectstatement
PIVOT pivotfield [IN (value1[, value2[, ...]])]

تتضمن جملة TRANSFORM من الأجزاء التالية:

الجزء	الوصف
aggfunction	دالة تجميعية في SQL تعمل على تشغيل البيانات المحددة.
selectstatement	جملة SELECT
pivotfield	الحقل أو تعبير الذي تريد استخدامه لإنشاء عناوين الأعمدة في مجموعة نتيجة الاستعلام.
value1, value2	القيم الثابتة المستخدمة لإنشاء عناوين الأعمدة.

لا تضع طريقة عرض SQL حداً لعدد الجداول أو الاستعلامات التي يمكنك استخدامها كمصادر السجلات لاستعلام جدولي. ومع ذلك، يمكنك المساعدة على الاحتفاظ بتصميم بسيط عن طريق إنشاء استعلام تحديد أولاً يقوم بعرض كل البيانات التي تريد استخدامها في الاستعلام الجدولي، ثم استخدام استعلام التحديد هذا كمصدر السجلات. لمزيد من المعلومات حول إنشاء استعلام تحديد، راجع المقطع انظر أيضاً.

1. من علامة التبويب إنشاء، في المجموعة أخرى، انقر فوق تصميم الاستعلام.

2. أغلق مربع الحوار إظهار جدول.

3. على علامة التبويب تصميم، في المجموعة طرق العرض، انقر فوق طريقة العرض، ثم فوق طريقة عرض SQL‏.

4. في علامة التبويب عنصر SQL‏، اكتب SQL التالي أو الصقه:

   TRANSFORM 
   SELECT 
   FROM 
   GROUP BY 
   PIVOT 
   ;
   

5. في السطر الأول، بعد جملة TRANSFORM، اكتب تعبيراً لاستخدامه في حساب قيم الملخص؛ على سبيل المثال، ‏Sum([المبلغ]).

   إذا كنت تستخدم أكثر من جدول أو استعلام كمصدر سجلات، فقم بتضمين اسم الاستعلام أو الجدول كجزء من كل اسم حقل؛ على سبيل المثال، ‏Sum ([المصروفات].[المبلغ]).

6. في السطر الثاني، بعد جملة SELECT، اكتب قائمة الحقول أو تعبيرات الحقول التي تريد استخدامها لعناوين الصفوف. قم بفصل عناصر القائمة باستخدام الفواصل؛ على سبيل المثال، [الموازنة].[Dept_ID]، [المصروفات].[النوع].

7. في السطر الثالث، بعد FROM، اكتب قائمة الجداول أو الاستعلامات التي تستخدمها كمصادر سجلات؛ على سبيل المثال، الموازنة، المصروفات.

8. في السطر الرابع، بعد GROUP BY، اكتب قائمة الحقول نفسها التي قمت باستخدامها في جملة SELECT، في الخطوة 6.

9. في السطر الخامس، بعد PIVOT، اكتب اسم الحقل أو التعبير الذي تريد استخدامه لعناوين الأعمدة؛ على سبيل المثال، ‏PIVOT [الموازنة].[عام].

في بعض الأحيان، بدلاً من استخدام كل قيمة حقل لعناوين الصفوف أو الأعمدة، تحتاج إلى تجميع القيم لحقل ما في نطاقات، ثم استخدام تلك النطاقات لعناوين الصفوف أو الأعمدة. على سبيل المثال، افترض أنك استخدمت الحقل "العمر" لعناوين الأعمدة. فبدلاً من استخدام عمود لكل عمر، فقد تفضل استخدام الأعمدة التي تمثل نطاقات العمر.

يمكنك استخدام الدالة IIf‏ في تعبير لإنشاء نطاقات تُستخدم لعناوين الصفوف أو الأعمدة.

1. افتح الاستعلام الجدولي في طريقة عرض "التصميم".

2. في شبكة تصميم الاستعلام، في صف الحقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق عمود فارغ، ثم انقر فوق تكبير/تصغير من القائمة المختصرة.

3. في المربع تكبير/تصغير، اكتب اسم مستعار لحقل، متبوعاً بعلامة النقطتين (:).

4. اكتب IIf().

5. بداخل الأقواس التالية للدالة IIf، اكتب تعبير المقارنة الذي يُعرّف النطاق الأول من قيم الحقل.

   على سبيل المثال، افترض أنك تقوم بإنشاء نطاقات للحقل "العمر"، وتريد أن يكون كل نطاق عشرين عاماً. يكون تعبير المقارنة للنطاق الأول هو ‏[Age]‏<21.

6. اكتب فاصلة بعد تعبير المقارنة، ثم اكتب اسماً للنطاق، مضمن ببين علامتي الاقتباس. يكون الاسم الذي تقوم بتوفيره هو العنوان الجدولي للقيم التي تقع بداخل النطاق.

   على سبيل المثال، بعد ‏[العمر]‏<21‏‏‏‏، اكتب فاصلة ثم اكتب "‏20-0‏ عاماً".

7. اكتب فاصلة بعد اسم النطاق (خارج علامتي الاقتباس)، ثم قم بأحد الإجراءات التالية:

   • لإنشاء نطاق آخر، اكتب IIf() ثم كرر الخطوات 5 و6 و7.

   • للنطاق الأخير، اكتب فقط اسماً للنطاق.

     على سبيل المثال، فإن تعبير IIf المتداخل بالكامل الذي يفصل حقل "العمر" إلى نطاقات 20 عاماً قد يبدو هكذا (تمت إضافة فواصل أسطر لقابلية القراءة):

     IIf([Age]<21,"0-20 years",
      IIf([Age]<41,"21-40 years",
      IIf([Age]<61,"41-60 years",
      IIf([Age]<81,"61-80 years", "80+ years"))))
     

     ملاحظة: عندما يقوم Access بتقييم التعبير، سيتوقف عن التقييم بمجرد تقييم أحد كشوف IIf إلى true. ولست بحاجة إلى تعيين النهاية السفلى لكل نطاق، لأن أي قيمة تقع أسفل النهاية السفلى لنطاق معين تم بالفعل تقييمها باعتبارها true.

8. في شبكة تصميم الاستعلام، في الصف إجمالي، حدد تجميع حسب.

9. في الصف جدولي، قم بتعيين ما إذا كنت ترغب في استخدام النطاقات كعناوين صفوف أو عناوين أعمدة. تذكر أنه يمكنك تعيين من واحد إلى ثلاثة عناوين صفوف وعنوان عمود واحد.

قد ترغب في المطالبة بإدخال للاستعلام الجدولي عندما يتم تشغيله. على سبيل المثال، افترض أنك تستخدم عناوين صفوف عديدة، وأحدها هو "البلد/المنطقة". وبدلاً من إظهار البيانات بشكل دائم لكل بلد أو منطقة، قد ترغب في أن يقوم الاستعلام بالمطالبة باسم ثم عرض البيانات حسب إدخال المستخدم.

يمكنك إضافة مطالبة بمعلمة لأي حقل عنوان صف.

1. افتح الاستعلام الجدولي في طريقة عرض "التصميم".

2. في الصف معايير لحقل عنوان الصف الذي ترغب في مطالبة المستخدم بالإدخال به، اكتب نص سؤال بين أقواس مربعة. وسيظهر نص السؤال كمطالبة عندما يتم تشغيل الاستعلام.

   على سبيل المثال، إذا قمت بكتابة [ما الدولة أو الإقليم؟] في الصف معايير، عندما يتم تشغيل الاستعلام، سيظهر مربع حوار يحتوي على السؤال "ما الدولة أو الإقليم؟"، ومربع إدخال، وزر موافق.

   تلميح: إذا كنت ترغب في أن تكون المعلمة مرنة، فأنشئ سلسلة للتعبير باستخدام أحرف البدل، بواسطة عامل التشغيل Like. فعلى سبيل المثال، بدلاً من استخدام [ما الدولة أو الإقليم؟] كمعيار، يمكنك استخدام ‏Like [ما الدولة أو الإقليم؟]&"*" لجعل المعلمة تتطابق مع نطاق أكبر من الإدخالات. ولا يؤدي استخدام Like إلى تغيير مظهر مطالبة المعلمة.

3. في علامة التبويب تصميم، في المجموعة إظهار/إخفاء، انقر فوق معلمات.

4. في مربع الحوار معلمات الاستعلام، في العمود معلمات، أدخل نفس مطالبة المعلمة المستخدمة في الصف معايير. قم بتضمين الأقواس المربعة، ولكن لا تقم بتضمين أي أحرف بدل مسلسلة أو عامل Like.

5. في العمود نوع البيانات، حدد نوع البيانات للمعلمة. يجب أن يكون نوع البيانات مطابقًا لنوع البيانات لحقل عنوان الصف.

إذا كان الحقل الذي تستخدمه لحساب قيم الملخص في الاستعلام الجدولي يحتوي على قيم فارغة، يتم تجاهل هذه القيم من قبل أي دالة تجميعية تقوم باستخدامها. ولكن مع بعض الدالات التجميعية، يمكن أن تتأثر نتائجك. على سبيل المثال، لحساب متوسط، تقوم بإضافة كل القيم وقسمة النتيجة على عدد القيم. ولكن إذا كان الحقل يحتوي على أي قيم فارغة، فلا يتم حساب هذه القيم الفارغة كجزء من عدد القيم.

وفي بعض الحالات، قد تفضل استبدال أي قيم فارغة بأصفار لكي يتم حساب القيم أثناء الحسابات التجميعية. يمكنك استخدام الدالة Nz لاستبدال القيم الفارغة بأصفار.

بناء جملة Nz‏

Nz ( ‏variant‏ [،‏ ‏valueifnull‏ ] )

يشتمل بناء جملة دالة Nz على هذه الوسيطات:

الوسيطة	الوصف
variant	مطلوب. متغير من نوع البياناتVariant .
valueifnull	اختيارية (إلا في حالة استخدامها في استعلام). تقوم وسيطة Variant تقوم بتوفير قيمة يتم إرجاعها إذا كانت قيمة variant هي Null. تمكنك هذه الوسيطة من إرجاع قيمة غير صفرية أو سلسلة فارغة. ملاحظة: إذا استخدمت الدالة Nz في تعبير في استعلام دون استخدام الوسيطة valueifnull، فستكون النتائج عبارة عن سلسلة ذات طول صفري في الحقول التي تحتوي على قيم فارغة.

1. مع فتح الاستعلام في طريقة عرض "التصميم"، في شبكة تصميم الاستعلام، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الحقل القيمة.

2. من القائمة المختصرة، انقر فوق تكبير/تصغير.

3. في المربع تكبير/تصغير، ضع اسم الحقل أو التعبير بين الأقواس، ثم اكتب Nz أمام الأقواس.

4. اكتب ، 0‏ داخل القوس الأيمن مباشرةً.

   على سبيل المثال، إذا استخدمت Nz مع حقل يسمى "Hours Lost" لتحويل القيم الفارغة إلى أصفار، فسيظهر التعبير النهائي على الشكل التالي:

Nz([Hours Lost], 0)

• اعتماد البساطة    قد تصعب قراءة الاستعلامات الجدولية مع زيادة عدد مجموعات الصفوف. لا تستخدم عناوين صفوف أكثر من العناوين المطلوبة.

• إنشاء الاستعلام الجدولي في خطوات    لا تقيّد نفسك باستخدام الجداول فقط. يمكنك أن تبدأ عادةً بإنشاء استعلام إجماليات، ثم استخدام ذلك الاستعلام كمصدر سجل للاستعلام الجدولي.

• اختيار حقل عناوين الأعمدة بتأنٍ    ستكون قراءة أوراق البيانات الجدولية أكثر سهولة إذا بقي عدد عناوين الأعمدة صغيراً نسبياً. وبمجرد تحديد الحقول التي ترغب في استخدامها كعناوين، جرب استخدام الحقل الذي يحتوي على أقل قيم مميزة لإنشاء عناوين الأعمدة. على سبيل المثال، إذا كان الاستعلام يقوم بحساب القيمة حسب العمر والجنس، فجرب استخدام الجنس في عناوين الأعمدة بدلاً من العمر لأن الجنس يحتوي عادةً على قيم محتملة أقل من العمر.

• استخدام استعلام فرعي في عبارة WHERE    يمكنك استخدام استعلام فرعي كجزء من عبارة WHERE في استعلام جدولي.

أعلى الصفحة