يمكنك الاعتراف بذلك — كنت تستخدم جدول بيانات Microsoft Excel لإدارة مشاريعك، ولا ترى حقا سببا وجيها للتغيير. أنت لست وحدك.
من المغري بدء خطة مشروع في Excel لأنها تساعدك على سرد جميع مشاريعك بسرعة وترتيبها بالطريقة التي تريدها، وحتى إنشاء شيء يشبه طريقة عرض مخطط جانت. ولكن جدول البيانات يقصر عندما يتعلق الأمر بحساب التغييرات في مشروعك.
عندما تجد نفسك تتلاعب بمشاريع متعددة وجداول زمنية متقطعة وموارد مشتركة، يصبح الاحتفاظ بجدول زمني في جدول بيانات مهمة هائلة. من خلال محرك الجدولة الديناميكي وأدوات إدارة الموارد والدعم لتحسين الاتصال، يمكن أن يساعدك Microsoft Project في البقاء على المسار الصحيح.
ماذا تريد أن تفعل؟
الاستفادة من إدارة الموارد على مستوى المؤسسة
عند استخدام جداول البيانات لتعقب المشاريع، ماذا يحدث عند تعيين مورد واحد لمشاريع متعددة؟ يجب عليك إدارة الموارد خارج خطة المشروع، إما يدويا أو باستخدام برنامج تابع لجهة خارجية. غالبا ما ينتهي الأمر بالموارد بشكل غير مقصود، ويمكنك قضاء الكثير من الوقت في محاولة إعادة جدولة العمل.
باستخدام Microsoft Project Server، يمكن أن تستفيد جميع المشاريع في مؤسستك من تجمع الموارد مركزي على مستوى المؤسسة. وهذا يمكن مديري المشاريع من رؤية توفر مورد بسرعة قبل تعيين هذا المورد لمهمة.
السماح ل Project بحساب تأثير تغييرات التاريخ
لنفترض أنك كنت تتعقب مشروعا في جدول بيانات. يحتوي هذا المشروع على مهمة لا يمكن بدء تشغيلها حتى ينتج مشروع مختلف التسليم محددة. ومن المقرر أن يتم التسليم في 18 يونيو. انها الآن 25 يونيو، وأنت لا تزال في انتظار ذلك. ما المدة التي سيستغرقها تحديث جدول البيانات بتاريخ جديد للمهمة التي تعتمد على ذلك التسليم؟ ربما ليس طويلا إذا كانت المهمة قريبة من نهاية المشروع، ولكن ماذا لو كانت قريبة من البداية؟ وماذا لو كان مشروعك يحتوي على أكثر من 50 مهمة؟ أكثر من 100 مهمة؟
يمكن أن يساعدك Project على ضبط جدول المشروع وتعيينات الموارد بسرعة باستخدام محرك الجدولة الديناميكي الخاص به. يعالج تغيير التاريخ وتأثيراته بسلاسة، ويحاسب جميع التبعيات والتسليمات وتعيينات الموارد. لا يقوم فقط بإعادة حساب الجدول تلقائيا، بل يسلط Project الضوء أيضا على التواريخ التي تم تغييرها بحيث يمكنك رؤية تأثير كل وردية جدولة بسرعة.
استخدام أساليب إعداد التقارير المرنة
لديك اجتماع مرتجل مع مديرك في غضون عشر دقائق لمناقشة حالة مشروعك. تريد تقديم تقرير عن تقدم مشروعك، ولكن في غضون فترة قصيرة، فإن أفضل ما يمكنك القيام به هو طباعة جدول البيانات الخاص بك ونأمل أن تكون جميع البيانات دقيقة. ترغب في تزويد مديرك بتقرير أكثر قوة حول مشروعك، ولكن لا يمكن ذلك في مثل هذه المهلة القصيرة عندما تستخدم جدول بيانات.
باستخدام Project، يمكنك إنشاء تقرير مرئي بسرعة يستخدم قالب يقوم بتصدير البيانات إلى PivotDiagram في Microsoft Visio Professional. يمكنك اختيار الحقول التي تريد تمييزها في التقرير، بما في ذلك أي حقول مخصصة قمت بإعدادها لمشروعك، وتقديم تقرير نظيف وموجز لاجتماعك مع الإدارة.
التكامل مع Excel
من خلال تصدير بيانات المشروع إلى Excel، يمكنك الاستمرار في استخدام وظائف جدول البيانات القوية مع الاستفادة من Project لتعقب جدول المشروع وموارده. يمكنك أيضا استيراد بيانات Excel أو تضمينها في خطة المشروع.
