استخدام قالب Access Asset Tracking

إعداد قاعدة البيانات للاستخدام

• عند فتح قاعدة البيانات لأول مرة، يعرض Access نموذج الترحيب. لمنع عرض هذا النموذج في المرة التالية التي تفتح فيها قاعدة البيانات، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار إظهار الترحيب عند فتح قاعدة البيانات هذه .

  أغلق نموذج الترحيب لبدء استخدام قاعدة البيانات.

• للتأكد من تمكين كل محتوى قاعدة البيانات، في شريط الرسائل، انقر فوق تمكين هذا المحتوى.

  لمزيد من المعلومات حول تمكين محتوى قاعدة البيانات، راجع المقالة تحديد ما إذا كنت تريد الوثوق بقاعدة بيانات أم لا.

إظهار الأصول المتوقفة أو إخفاؤها

الأصول المتوقفة هي عناصر لها تاريخ متوقف في التاريخ الحالي أو قبله. قد يتم إيقاف الأصول عندما تكون قديمة أو مكسورة أو غير مستخدمة. يمكنك إظهار الأصول المتوقفة أو إخفاؤها في نموذج قائمة الأصول.

• في نموذج قائمة الأصول ، حدد خانة الاختيار إظهار متوقف أو قم بإلغاء تحديدها.

البحث عن أصل أو جهة اتصال

يتيح لك مربع البحث السريع العثور بسرعة على أصل في نموذج قائمة الأصول ، ومن جهة اتصال في نموذج قائمة جهات الاتصال .

• اكتب النص الذي تريد البحث فيه في مربع البحث السريع ، ثم اضغط على ENTER.

  يقوم Access بتصفية القائمة لإظهار السجلات التي تحتوي على النص الذي بحثت فيه فقط. للعودة إلى القائمة الكاملة، انقر فوق مسح البحث الحالي. (إنه X داخل مربع البحث.)

تصفية قائمة الأصول

في نموذج قائمة الأصول ، يمكنك تصفية قائمة الأصول وحفظ عوامل التصفية المفضلة للاستخدام في المستقبل.

1. تطبيق عوامل التصفية بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق النموذج وتحديد عوامل التصفية التي تريدها.

2. انقر فوق حفظ عامل التصفية.

3. في نموذج تفاصيل عامل التصفية ، أدخل اسم عامل التصفية ووصفه، ثم انقر فوق إغلاق.

4. استخدم المربع تصفية المفضلة لتطبيق عامل تصفية محفوظ، أو انقر فوق (مسح عامل التصفية) لإزالة عامل التصفية.

إظهار الأعمدة أو إخفاؤها

في نموذج قائمة الأصول ونموذج قائمة جهات الاتصال ، يتم إخفاء بعض الحقول (الأعمدة) بشكل افتراضي. لتغيير الحقول التي يتم عرضها:

1. انقر فوق إظهار/إخفاء الحقول.

2. في مربع الحوار إظهار الأعمدة ، حدد خانة الاختيار بجانب كل عمود تريد إظهاره. قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار لإخفاء العمود.

عرض تفاصيل الأصل أو جهة الاتصال

يتيح لك نموذج تفاصيل الأصل ونموذج تفاصيل جهة الاتصال عرض عنصر وإدخال مزيد من المعلومات عنه. لعرض تفاصيل الأصل أو نموذج تفاصيل جهة الاتصال :

• في نموذج قائمة الأصول أو نموذج قائمة جهات الاتصال ، انقر فوق فتح إلى جانب العنصر الذي تريد رؤيته.

إضافة صورة

في نموذج تفاصيل الأصل ونموذج تفاصيل جهة الاتصال ، يمكنك إضافة صور ومرفقات أخرى.

• ضمن إطار الصورة في نموذج تفاصيل الأصل ، انقر فوق إضافة مرفقات أو إزالتها.

  ضمن إطار الصورة في نموذج تفاصيل جهة الاتصال ، انقر فوق تحرير صورة.

• في مربع الحوار مرفقات ، انقر فوق إضافة.

• في مربع الحوار اختيار ملف ، استعرض للوصول إلى المجلد الذي يحتوي على الملف.

• حدد الملف الذي تريد إضافته، ثم انقر فوق فتح.

• في مربع الحوار مرفقات ، انقر فوق موافق.

إضافة جهات اتصال من Microsoft Outlook

إذا كنت تستخدم Microsoft Outlook، يمكنك إضافة جهات اتصال أو مالكي أصول من هذا البرنامج دون الحاجة إلى إعادة كتابة المعلومات.

1. في نموذج قائمة جهات الاتصال ، انقر فوق إضافة من Outlook.

2. في مربع الحوار تحديد أسماء لإضافة ، حدد الأسماء التي تريد إضافتها إلى قاعدة البيانات.

3. انقر فوق إضافة، ثم انقر فوق موافق.

عرض خريطة لعنوان جهة اتصال

في نموذج تفاصيل جهة الاتصال ، إذا قمت بإدخال عنوان شارع لجهة الاتصال، يمكنك عرض خريطة لهذا الموقع:

• انقر فوق تعيين هذا العنوان.

عرض التقارير

يتضمن تعقب الأصول عدة تقارير، بما في ذلك جميع الأصولوتفاصيل الأصولوالأصول التي تم إيقافهاودفيف عناوين جهات الاتصال والمزيد. لعرض تقرير:

• في جزء التنقل، ضمن تقارير، انقر نقرا مزدوجا فوق التقرير الذي تريد عرضه.

يمكنك إنشاء تقارير مخصصة خاصة بك. لمزيد من المعلومات، راجع المقالة الإنشاء تقرير بسيط.

إضافة حقل إلى جدول الأصول

1. أغلق كل علامات التبويب المفتوحة.

2. في جزء التنقل، انقر نقرا مزدوجا فوق جدول الأصول .

3. مرر إلى اليسار حتى ترى العمود المسمى إضافة حقل جديد. انقر نقرا مزدوجا فوق عنوان العمود، واكتب اسم الحقل.

في المرة الأولى التي تدخل فيها البيانات في العمود، يقوم Access بتعيين نوع البيانات نيابة عنك.

إضافة حقل إلى نموذج أو تقرير

بمجرد إضافة حقل إلى جدول، يمكنك بعد ذلك إضافته إلى نموذج أو تقرير.

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق النموذج أو التقرير في جزء التنقل ثم انقر فوق طريقة عرض التخطيط.

2. على علامة التبويب تصميم، في المجموعة أدوات، انقر فوق إضافة حقول موجودة.

3. اسحب الحقل الذي تريده من قائمة الحقول إلى النموذج أو التقرير.