إنشاء قاعدة بيانات جديدة

في هذه المقالة

• نظرة عامة

• إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب

• إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب

• نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access

• استيراد بيانات من مصدر آخر أو إرفاقها أو الربط بها

• إضافة جزء تطبيق

• فتح قاعدة بيانات Access موجودة

نظرة عامة

عند بدء تشغيل Access لأول مرة، أو إذا قمت بإغلاق قاعدة بيانات دون إغلاق Access، يتم عرض طريقة عرض Microsoft Office Backstage.

طريقة عرض Backstage هي نقطة بداية يمكنك من خلالها إنشاء قاعدة بيانات جديدة، وفتح قاعدة بيانات موجودة، وعرض المحتوى المميز من Office.com — أي شيء يمكنك استخدام Access للقيام به لملف قاعدة بيانات أو خارج قاعدة بيانات، بدلا من داخل قاعدة بيانات.

إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب

يتوفر Access بمجموعة متنوعة من القوالب التي يمكن استخدامها كما هي أو باعتبارها نقطة بداية. يُعد القالب قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام تتضمن جميع الجداول والاستعلامات والنماذج ووحدات الماكرو والتقارير اللازمة لتنفيذ مهمة محددة. على سبيل المثال، هناك قوالب يمكن استخدامها لتعقب المشاكل أو لإدارة جهات الاتصال أو لتسجيل المصروفات. وتحتوي بعض القوالب على بضع نماذج سجلات للمساعدة على توضيح كيفية استخدامها.

إذا تناسب أحد هذه القوالب مع احتياجاتك، فسيكون استخدامه هو الطريقة الأسرع لبدء استخدام إحدى قواعد البيانات. مع ذلك، إذا كنت تريد استيراد بيانات موجودة في برنامج آخر إلى Access، فمن الأفضل إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب. تتضمن القوالب بنية بيانات معرّفة مسبقاً وقد يتطلب تعديل البيانات الموجودة حتى تتوافق مع بنية القالب عملاً كبيراً.

1. إذا كانت إحدى قواعد البيانات مفتوحة لديك، ففي علامة التبويب ملف، انقر فوق إغلاق. سيتم عرض علامة التبويب جديدة في طريقة عرض Backstage.

2. تتوفر مجموعات متعددة من القوالب في علامة التبويب جديدة، ويتضمن Access بعضها. يمكنك تنزيل قوالب إضافية من Office.com. راجع المقطع التالي من هذه المقالة لمعرفة التفاصيل.

3. حدد القالب الذي تريد استخدامه.

4. يقترح Access اسم ملف لقاعدة البيانات في المربع اسم الملف — يمكنك تغيير اسم الملف، إذا أردت ذلك. لحفظ قاعدة البيانات في مجلد مختلف عن المجلد المعروض أسفل مربع اسم الملف، انقر فوق ، واستعرض وصولا إلى المجلد الذي تريد حفظه فيه، ثم انقر فوق موافق. وبشكل اختياري، يمكنك إنشاء قاعدة البيانات وربطها بموقع SharePoint.

5. انقر فوق إنشاء.

   يتم إنشاء قاعدة بيانات من القالب الذي تم اختياره في Access ثم يتم فتحها. وبالنسبة للقوالب المتعددة، سيتم عرض نموذج يمكن بدء إدخال البيانات فيه. إذا كان القالب يحتوي على نموذج بيانات، يمكنك حذف كل سجل بالنقر فوق محدد السجل (المربع أو الشريط المظلل يمين السجل)، وبعد ذلك قم بما يلي:

   في علامة التبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة سجلات، انقر فوق حذف.

6. لبدء إدخال البيانات، انقر في الخلية الأولى الفارغة في النموذج وابدأ بالكتابة. استخدم جزء التنقل للاستعراض بحثاً عن التقارير أو النماذج الأخرى التي قد ترغب في استخدامها. تتضمن بعض القوالب نموذج تنقل يتيح لك إمكانية التنقل بين عناصر قاعدة البيانات المختلفة.

لمزيد من المعلومات حول العمل باستخدام القوالب، راجع المقالة استخدام قالب لإنشاء قاعدة بيانات Access على سطح المكتب.

أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب

إذا كنت لا تريد استخدام قالب، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات عن طريق إنشاء الجداول والنماذج والتقارير وعناصر قاعدة البيانات الأخرى الخاصة بك. في أغلب الأحيان، يشمل ذلك الإجراءين التاليين أو أحدهما:

• إدخال البيانات أو لصقها أو استيرادها إلى الجدول الذي تم إنشاؤه عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة، وتكرار العملية داخل الجداول الجديدة التي يتم إنشاؤها باستخدام الأمر جدول في علامة التبويب إنشاء.

• استيراد بيانات من مصادر أخرى وإنشاء جداول جديدة في العملية.

نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access

إذا كانت البيانات مخزنة حالياً في برنامج آخر، مثل Excel، يمكنك نسخها ولصقها في جدول في Access. بشكل عام، تعد هذه هي الطريقة الأفضل خاصة وإذا كانت البيانات مقسومة بالفعل إلى أعمدة، كما هو الحال في ورقة عمل Excel. وإذا كانت البيانات موجودة في برنامج لمعالجة الكلمات، فمن الأفضل فصل أعمدة البيانات باستخدام علامات التبويب أو تحويل البيانات قبل أن يتم نسخها إلى جدول في برنامج معالجة الكلمات. أما إذا كانت البيانات تحتاج إلى التحرير أو المعالجة (على سبيل المثال، تقسيم الأسماء الكاملة إلى أسماء أولى وأسماء عائلات)، فمن الأفضل القيام بذلك قبل نسخ البيانات خاصة إذا لم تكن ملماً باستخدام Access.

عند لصق البيانات في جدول فارغ، يتم تعيين نوع بيانات كل حقل في Access وفقاً لنوع البيانات التي يتم العثور عليه. على سبيل المثال، إذا كان أحد حقول الملصقة لا يحتوي إلا على قيم تواريخ، فسيتم تطبيق نوع البيانات التاريخ/الوقت على ذلك الحقل في Access. وإذا لم يتضمن الحقل الملصق سوى كلمتي "نعم" و"لا"، فسيتم تطبيق نوع البيانات "نعم/لا" على الحقل في Access.

تتم تسمية الحقول في Access بناءً على ما يتم العثور عليه في الصف الأول من البيانات الملصقة. فإذا كان نوع الصف الأول من البيانات الملصقة مماثلاً لنوع الصفوف التالية، فسيتم التعامل معه في Access كجزء من البيانات وسيتم تعيين أسماء عامة للحقول مثل (F1 وF2 وهكذا). وإذا لم يكن الصف الأول من البيانات الملصقة مماثلاً للصفوف التالية، فسيتم التعامل معه في Access على أنه يتضمن أسماء حقول. وبناءً على ذلك، تتم تسمية الحقول في Access ولا يتم تضمين الصف الأول في البيانات.

وفي حالة تم تعيين أسماء عامة للحقول في Access، يجب إعادة تسمية الحقول في أسرع وقت ممكن لتجنب حدوث أي إرباك. استخدم الإجراء التالي:

1. اضغط على CTRL+S لحفظ الجدول.

2. في طريقة عرض "ورقة البيانات"، انقر نقراً مزدوجاً فوق رأس كل عمود ثم اكتب اسماً وصفياً لحقل كل عمود.

3. احفظ الجدول مرة أخرى.

أعلى الصفحة

استيراد بيانات من مصدر آخر أو إرفاقها أو الربط بها

من الممكن أن تكون هناك بيانات مخزنة في برنامج آخر ترغب في استيرادها إلى جدول جديد أو إرفاقها بجدول موجود في Access. أو من الممكن أن تعمل مع أشخاص يحتفظون بالبيانات في برامج أخرى وتريد العمل باستخدام هذه البيانات في Access عن طريق الربط بها. في كلتا الحالتين، سيجعل Access من العمل باستخدام البيانات من المصادر الأخرى أمراً سهلاً. يمكنك استيراد البيانات من ورقة عمل Excel أو من جدول في قاعدة بيانات أخرى في Access أو من قائمة SharePoint أو من مصادر أخرى متنوعة. وتختلف العملية التي يتم استخدامها قليلاً بناءً على المصدر لكن الإجراء التالي سيساعدك على بدء الاستخدام.

1. في Access، في علامة التبويب بيانات خارجية ، في المجموعة استيراد & ارتباط ، حدد مصدر بيانات جديد، ثم حدد الأمر لنوع الملف الذي تقوم باستيراده.

   على سبيل المثال، إذا كنت تقوم باستيراد بيانات من ورقة عمل Excel، فانقر فوق مصدر بيانات جديد > من ملف > Excel.

   ملاحظة: إذا تعذر عليك العثور على نوع التنسيق الصحيح في المجموعة استيراد وربط، فقد يلزم بدء تشغيل البرنامج الذي تم في الأصل إنشاء البيانات فيه واستخدامه لحفظ البيانات بتنسيق ملف شائع (مثل ملف نص محدد) حتى تتمكن من استيراد تلك البيانات إلى Access.

2. في مربع الحوار إحضار بيانات خارجية، انقر فوق استعراض للبحث عن ملف البيانات المصدر أو اكتب مسار ملف البيانات المصدر بالكامل في المربع اسم الملف.

3. انقر فوق الخيار الذي تريده (تتيح لك كل البرامج إمكانية الاستيراد ويتيح لك بعضها إمكانية الإرفاق أو الربط) ضمن تحديد كيفية تخزين البيانات الموجودة في قاعدة البيانات الحالية وتحديد مكان تخزينها. يمكنك إنشاء جدول جديد يستخدم البيانات التي تم استيرادها، أو (في بعض البرامج) يمكنك إرفاق البيانات بجدول موجود أو إنشاء جدول مرتبط بالبيانات الموجودة في البرنامج المصدر.

4. إذا تم بدء تشغيل معالج، فاتبع الإرشادات الواردة في الصفحات التالية الخاصة بالمعالج. في صفحة المعالج الأخيرة، انقر فوق إنهاء.

   إذا قمت باستيراد عناصر أو ربط جداول من قاعدة بيانات في Access، فسيظهر أحد مربعي الحوار استيراد عناصر أو ربط جداول. اختر العناصر التي تريدها ثم انقر فوق موافق.

   تعتمد العملية نفسها على ما إذا تم اختيار استيراد البيانات أو إرفاقها أو الربط بها.

5. سيطالبك Acces بتحديد ما إذا كنت ترغب في حفظ تفاصيل عملية الاستيراد التي تم إكمالها للتو. إذا كنت ستنفذ عملية الاستيراد هذه نفسها مرة أخرى في المستقبل، فانقر فوق حفظ خطوات الاستيراد، ثم أدخل التفاصيل. يمكنك بعد ذلك تكرار العملية بسهولة في المستقبل بالنقر فوق عمليات الاستيراد المحفوظة في المجموعة استيراد & ارتباط على علامة التبويب بيانات خارجية . إذا كنت لا ترغب في حفظ تفاصيل العملية، فانقر فوق إغلاق.

إذا اخترت استيراد جدول، فسيقوم Access باستيراد البيانات إلى جدول جديد وسيتم عرض الجدول ضمن المجموعة جداول في "جزء التنقل". إذا اخترت إرفاق البيانات بجدول موجود، فستتم إضافة البيانات إلى ذلك الجدول. وإذا اخترت الربط ببيانات، فسيتم إنشاء جدول مرتبط في Access ضمن المجموعة جداول في "جزء التنقل".

أعلى الصفحة

إضافة جزء تطبيق

يمكنك استخدام جزء تطبيق لإضافة وظيفة إلى قاعدة بيانات موجودة. قد يكون جزء التطبيق بسيطاً كأي جدول منفرد، أو قد يتضمن عدة عناصر مرتبطة مثل جدول أو نموذج مرتبط.

على سبيل المثال، يتكون جزء التطبيق "تعليقات" من جدول يتضمن حقل "معرّف الترقيم التلقائي" وحقل تاريخ وحقل مذكرة. ويمكنك إضافته إلى أي قاعدة بيانات واستخدامه كما هو أو مع القليل من التخصيص.

1. افتح قاعدة البيانات التي تريد إضافة جزء تطبيق إليها.

2. انقر فوق علامة التبويب إنشاء.

3. في المجموعة قوالب، انقر فوق أجزاء التطبيقات. سيتم فتح قائمة بالأجزاء المتوفرة.

4. انقر فوق جزء التطبيق الذي تريد إضافته.

أعلى الصفحة

فتح قاعدة بيانات Access موجودة

1. في علامة التبويب ملف، انقر فوق فتح.

2. في مربع الحوار فتح، استعرض وصولاً إلى قاعدة البيانات التي تريد فتحها.

3. نفّذ أحد الإجراءات التالية:

   • انقر نقراً مزدوجاً فوق قاعدة البيانات لفتحها في الوضع الافتراضي المحدد في مربع الحوار خيارات Access أو الوضع الذي تم تعيينه بواسطة نهج إداري.

   • انقر فوق فتح لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول المشترك إليها في بيئة متعددة المستخدمين حتى تتمكن أنت والمستخدمون الآخرون من قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها.

   • انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول إليها للقراءة فقط حتى تتمكن من عرضها دون تحريرها. وسيظل بإمكان المستخدمين الآخرين قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها.

   • انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح خاص لفتح قاعدة البيانات باستخدام الوصول الخاص. إذا كانت لديك قاعدة بيانات مفتوحة باستخدام الوصول الخاص، فسيتلقى أي شخص آخر يحاول فتحها الرسالة "الملف قيد الاستخدام بالفعل".

   • انقر فوق السهم الموجود بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح خاص للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات والسماح بالوصول إليها للقراءة فقط. وسيظل بإمكان المستخدمين الآخرين فتح قاعدة البيانات لكن في وضع القراءة فقط.