أساسيات تصميم قواعد البيانات

في هذه المقالة

• بعض المصطلحات الواجب معرفتها عن قاعدة البيانات

• ما هو تصميم قاعدة البيانات الجيد؟

• عملية التصميم

• تحديد الغرض من قاعدة البيانات

• البحث عن المعلومات المطلوبة وتنظيمها

• تقسيم المعلومات في جداول

• تحويل عناصر المعلومات إلى أعمدة

• تحديد المفاتيح الأساسية

• إنشاء علاقات الجداول

• تحسين التصميم

• تطبيق قواعد التسوية

بعض المصطلحات الواجب معرفتها عن قاعدة البيانات

ينظم Access المعلومات الخاصة بك في جداول: قوائم تحتوي على صفوف وأعمدة تشبه لوحة المحاسبة أو جدول البيانات. قد يكون لديك جدول واحد فقط في قاعدة بيانات بسيطة. ستحتاج أكثر من جدول واحد في معظم قواعد البيانات. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى جدول يحتوي على معلومات حول المنتجات وجدول آخر يحتوي على معلومات حول الأوامر وجدول آخر يحتوى على معلومات حول العملاء.

يسمى كل صف سجل بينما يسمى كل عمود حقل. يعتبر السجل طريقة متناسقة ذات معنى لجمع معلومات حول شيء ما. بينما يعتبر الحقل عنصراً واحداً من المعلومات - هو نوع العنصر الذي يظهر في كل سجل. في جدول المنتجات، على سبيل المثال، يمكن أن يحتوي كل صف أو سجل على معلومات حول منتج واحد. يحتوي كل عمود أو حقل على نوع من المعلومات حول المنتج، مثل الاسم أو السعر.

أعلى الصفحة

ما المقصود بالتصميم الجيد لقاعدة البيانات؟

تقوم بعض المبادئ بتوجيه عملية تصميم قاعدة البيانات. المبدأ الأول هو أن المعلومات المتكررة (تسمى أيضاً البيانات الزائدة) غير صالحة لأنها تهدر المساحة وتزيد من احتمالية الأخطاء وحالات عدم التناسق. المبدأ الثاني هو أن اكتمال المعلومات وصحتها يعد أمراً هاماً. إذا كانت قاعدة البيانات تحتوي على معلومات غير صحيحة، فإن أي تقارير تقوم بسحب المعلومات من قاعدة البيانات ستحتوي أيضاً على معلومات غير صحيحة. كنتيجة لذلك، فإن أي قرارات تتخذها تستند إلى هذه التقارير ستكون مضللة.

بالتالي، فإن من سمات التصميم الجيد لقاعدة البيانات:

• تقسيم المعلومات الخاصة بك في جداول قائمة على العناوين لتقليل البيانات المكررة.

• تزويد Access بالمعلومات التي يحتاج إليها لضم المعلومات في الجداول معاً، كما تقتضي الحاجة.

• يساعد ذلك على ضمان دقة البيانات وتكاملها ودعمها.

• تكييف احتياجاتك لمعالجة البيانات وإعداد التقارير.

أعلى الصفحة

عملية التصميم

تتألف عملية التصميم من الخطوات التالية:

• تحديد الغرض من قاعدة البيانات    

  يساعدك هذا الأمر في التحضير للخطوات المتبقية.

• العثور على المعلومات المطلوبة وتنظيمها     

  قم بجمع كل أنواع المعلومات التي قد تحتاج إلى تسجيلها في قاعدة البيانات، مثل اسم المنتج ورقم الطلب.

• تقسيم المعلومات في جداول    

  قم بتقسيم عناصر المعلومات الخاصة بك إلى عناوين أو وحدات رئيسية، مثل المنتجات أو الطلبات. حيث يصبح كل عنوان جدولاً فيما بعد.

• تحويل عناصر المعلومات إلى أعمدة    

  حدد ما هي المعلومات التي تريد تخزينها في كل جدول. حيث يصبح كل عنصر حقلاً ويتم عرضه كعمود في الجدول. على سبيل المثال، قد يتضمن جدول الموظفين حقولاً مثل "اسم العائلة" و"تاريخ التوظيف".

• تحديد المفاتيح الأساسية    

  اختر المفتاح الأساسي لكل جدول. يعتبر المفتاح الأساسي عموداً يتم استخدامه لتعريف كل صف بشكل فريد. مثل، "معرف المنتج" أو "معرف الطلب".

• إعداد علاقات الجداول    

  راجع كل جدول وحدد كيفية ارتباط البيانات في جدول ما بالبيانات الموجودة في الجداول الأخرى. أضف حقولاً إلى الجداول أو قم بإنشاء جداول جديدة لتوضيح العلاقات كما تقتضي الحاجة.

• تحسين التصميم الخاص بك    

  قم بتحليل التصميم الخاص بك بحثاً عن الأخطاء. قم بإنشاء الجداول وأضف بعض سجلات عينات البيانات. راجع ما إذا كان يمكنك الحصول على النتائج التي تريدها من الجداول أم لا. وقم بإجراء تعديلات في التصميم، كما تقتضي الحاجة.

• تطبيق قواعد التسوية    

  قم بتطبيق قواعد تسوية البيانات لمعرفة ما إذا كانت الجداول الخاصة بك منظمة بشكل صحيح. وقم بإجراء تعديلات في الجداول، كما تقتضي الحاجة.

أعلى الصفحة

تحديد الغرض من قاعدة البيانات الخاصة بك

إنها فكرة جيدة أن تكتب الغرض من قاعدة البيانات على الورق - فالغرض منها هو معرفة الطريقة التي تتوقع استخدامها بها والشخص الذي سيستخدمها. بالنسبة لقاعدة بيانات صغيرة لشركة تستند إلى العمل من المنزل، على سبيل المثال، قد تكتب شيئاً بسيطاً مثل "تحتفظ قاعدة بيانات العملاء بقائمة معلومات العميل لغرض يتعلق بإنتاج مراسلات البريد والتقارير". إذا كانت قاعدة البيانات أكثر تعقيداً أو تُستخدم بواسطة العديد من الأشخاص، ويحدث ذلك غالباً في إعداد الشركة، يمكن أن يكون الغرض بسهولة فقرة أو أكثر ويجب أن يتضمن طريقة وتوقيت استخدام كل شخص لقاعدة البيانات. الفكرة هي أن يكون لديك بيان مهمة مطور بشكل جيد يمكن أن يُشار إليه من خلال عملية التصميم. وجود بيان مثل هذا يساعدك في التركيز على أهدافك عندما تقوم باتخاذ القرارات.

أعلى الصفحة

تنظيم المعلومات المطلوبة والبحث عنها

للبحث عن المعلومات المطلوبة وتنظيمها، ابدأ بمعلوماتك الحالية. على سبيل المثال، يمكنك تسجيل أوامر الشراء في دفتر الأستاذ أو الاحتفاظ بمعلومات العميل على النماذج الورقية في خزانة ملفات. اجمع هذه المستندات واسرد كل نوع من المعلومات المعروضة (على سبيل المثال، كل مربع تقوم بتعبئته في نموذج). إذا لم يكن لديك أي نماذج موجودة، فتخيل بدلا من ذلك أنه يتعين عليك تصميم نموذج لتسجيل معلومات العميل. ما هي المعلومات التي ستضعها في النموذج؟ ما هي مربعات التعبئة التي ستقوم بإنشائها؟ تحديد كل عنصر من هذه العناصر وإدراجه. على سبيل المثال، افترض أنك تحتفظ حاليا بقائمة العملاء على بطاقات الفهرس. قد تظهر دراسة هذه البطاقات أن كل بطاقة تحمل اسم العميل وعنوانه ومدينته وولاته ورمزه البريدي ورقم هاتفه. يمثل كل عنصر من هذه العناصر عمودا محتملا في جدول.

أثناء إعدادك هذه القائمة، لا تقلق بشأن إنجازها على أكمل وجه من المرة الأولى. بدلاً من ذلك، قم بسرد كل عنصر يتبادر إلى ذهنك. في حالة استخدام شخص آخر لقاعدة البيانات، اطلب معرفة أفكاره أيضاً. يمكنك ضبط القائمة في وقت لاحق.

بعد ذلك، ضع في اعتبارك أنواع التقارير أو المراسلات التي قد ترغب في إنتاجها من قاعدة البيانات. على سبيل المثال، قد ترغب في أن يعرض تقرير مبيعات المنتج المبيعات حسب المنطقة، أو تقرير ملخص المخزون الذي يعرض مستويات مخزون المنتج. قد ترغب أيضا في إنشاء رسائل نموذج لإرسالها إلى العملاء الذين يعلنون عن حدث بيع أو يقدم ميزة مميزة. صمم التقرير في عقلك، وتخيل كيف سيبدو. ما هي المعلومات التي ستضعها في التقرير؟ سرد كل عنصر. افعل الشيء نفسه لحرف النموذج وأي تقرير آخر تتوقع إنشائه.

يساعدك تكوين فكرة حول التقارير ومراسلات البريد التي قد تريد إنشاءها على تحديد العناصر التي ستحتاج إليها في قاعدة بياناتك. على سبيل المثال، افترض أنك منحت فرصة للعملاء للاشتراك (أو إلغاء الاشتراك) في تحديثات البريد الإلكتروني الدورية، و تريد طباعة قائمة بأسماء الأشخاص الذين اشتركوا فيها. لتسجيل هذه المعلومات، يمكنك إضافة عمود "إرسال بريد إلكتروني" إلى جدول العملاء. يمكنك تعيين الحقل إلى "نعم" أو "لا" لكل عميل.

يقترح إجراء إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى لعملاء عنصراً آخر يجب تسجيله. عندما تعلم أن العميل يريد تلقي رسائل البريد الإلكتروني، ستحتاج أيضاً إلى معرفة عنوان البريد الإلكتروني الخاص به لإرسال الرسائل عليه. وبالتالي فإنك بحاجة إلى تسجيل عنوان البريد الإلكتروني لكل عميل.

من المنطقي إنشاء نموذج أولي لكل تقرير أو قائمة مخرجات والنظر في العناصر التي ستحتاجها لإنتاج التقرير. على سبيل المثال، عند فحص حرف نموذج، قد تتبادر إلى الذهن بعض الأشياء. إذا كنت تريد تضمين تحية مناسبة — على سبيل المثال، سلسلة "Mr." أو "Mrs." أو "Ms." التي تبدأ تحية، يتعين عليك إنشاء عنصر تحية. أيضا، قد تبدأ عادة رسالة مع "عزيزي السيد سميث"، بدلا من "عزيزي. السيد سيلفستر سميث". يشير هذا إلى أنك تريد عادة تخزين اسم العائلة بشكل منفصل عن الاسم الأول.

النقطة الأساسية التي يجب تذكرها هي تقسيم كل معلومة إلى أجزاء أصغر مفيدة. فيما يخص الاسم، لتوفير اسم العائلة بسهولة، ستقوم بتقسيم الاسم إلى قسمين، الاسم الأول واسم العائلة. لفرز تقرير حسب اسم العائلة، على سبيل المثال، فمن المساعد أن يكون اسم عائلة العميل مخزن بشكل منفصل. بشكل عام، إذا أردت فرز تقرير أو البحث عنه أو حسابه أو تقديمه استناداً إلى عنصر المعلومات، يجب وضع هذا العنصر في الحقل الخاص به.

فكر في الأسئلة التي قد ترغب في أن تجيب عنها قاعدة البيانات. على سبيل المثال، كم عدد مبيعات منتجك المميز الذي قمت بإغلاقه الشهر الماضي؟ أين يعيش أفضل عملائك ؟ من هو المورد للمنتج الأكثر مبيعا؟ يساعدك توقع هذه الأسئلة على عدم الدخول إلى عناصر إضافية لتسجيلها.

بعد تجميع هذه المعلومات، ستكون جاهزاً للخطوة التالية.

أعلى الصفحة

تقسيم المعلومات في جداول

لتقسيم المعلومات إلى جداول، اختر الوحدات أو العناوين الرئيسية. على سبيل المثال، بعد البحث عن معلومات لقاعدة بيانات مبيعات المنتج وتنظيمها، قد تبدو القائمة الأولية مماثلة لما يلي:

تمثل الوحدات الرئيسية الموضحة هنا المنتجات والموردين والعملاء والطلبات. وبالتالي، فمن المنطقي أن تبدأ بهذه الجداول الأربعة: أحدهما لحقائق حول المنتجات وآخر لحقائق حول الموردين وآخر لحقائق حول العملاء وآخر لحقائق حول الطلبات. على الرغم من أن هذا لن يكمل القائمة، لكنه نقطة بداية جيدة. يمكنك متابعة تحسين هذه القائمة حتى تحصل على تصميم يعمل بشكل جيد.

عند مراجعة قائمة العناصر الأولية أولاً، قد تفكر في وضعها في جدول واحد بدلاً من الأربعة جداول الموضحة في الرسم التوضيحي السابق. ستتعلم هنا لماذا تعد هذه فكرة سيئة. ضع في اعتبارك لبعض الوقت الجدول المعروض هنا:

في هذه الحالة، يحتوى كل صف على معلومات حول المنتج والمورد الخاص به. حيث يمكنك الحصول على عدد كبير من المنتجات من المورد نفسه، يجب تكرار اسم المورد و معلومات عن عنوانه عدة مرات. وهذا أمر مهدر لمساحة القرص. لذا فإن تسجيل معلومات المورد مرة واحدة فقط في جدول موردين منفصل، ومن ثم ربط هذا الجدول بجدول "المنتجات"، يعد حلاً أفضل بكثير.

تتمثل المشكلة الثانية في هذا التصميم في معرفة الوقت الذي تحتاج فيه إلى تعديل معلومات المورد. على سبيل المثال، افترض أنك تحتاج إلى تغيير العنوان الخاص بمورد. ولإنه يظهر في عدة أماكن، قد تقوم بتغيير العنوان في مكان عن طريق الخطأ وتنسى تغييره في الجداول الأخرى. لذا فتسجيل عنوان المورد في مكان واحد فقط يقوم يحل هذه المشكلة.

عند تصميم قاعدة البيانات الخاصة بك، حاول دائماً تسجيل كل حقيقة مرة واحدة فقط. إذا وجدت نفسك تكرر المعلومات نفسها في أكثر من مكان، مثل عنوان مورد معين، قم بوضع هذه المعلومات في جدول منفصل.

وأخيرا، افترض أن هناك منتجا واحدا فقط يوفره Coho Winery، وتريد حذف المنتج، ولكن احتفظ باسم المورد ومعلومات العنوان. كيف يمكنك حذف سجل المنتج دون فقدان معلومات المورد أيضا؟ لا يمكنك. نظرا لأن كل سجل يحتوي على حقائق حول منتج، بالإضافة إلى حقائق حول مورد، فلا يمكنك حذف أحدها دون حذف الآخر. للحفاظ على هذه الحقائق منفصلة، يجب تقسيم جدول واحد إلى جدولين: جدول واحد لمعلومات المنتج، وجدول آخر لمعلومات المورد. يجب أن يؤدي حذف سجل المنتج إلى حذف الحقائق المتعلقة بالمنتج فقط، وليس الحقائق المتعلقة بالمورد.

عند اختيارك العنوان الممثل بالجدول، يجب أن تحتوي الأعمدة على الحقائق ذات الصلة بالعنوان فقط. على سبيل المثال، يجب على جدول المنتج تخزين الحقائق حول المنتجات فقط. لأن عنوان المورد هو حقيقة حول المورد، وليس حقيقة حول المنتج، فهو ينتمي إلى جدول المورد.

أعلى الصفحة

تحويل عناصر المعلومات إلى أعمدة

لتحديد الأعمدة في جدول، حدد المعلومات التي تحتاجها لتعقب العنوان المسجل في الجدول. على سبيل المثال، بالنسبة لجدول "العملاء"، تمثل البيانات التالية قائمة بداية جيدة للأعمدة: الاسم والعنوان والمدينة/الولاية/الرمز البريدي، وإرسال بريد إلكتروني والتحية وعنوان البريد الإلكتروني. يحتوي كل سجل في الجدول على مجموعة الأعمدة نفسها، حيث يمكنك تخزين معلومات الاسم والعنوان والمدينة/الولاية/الرمز البريدي وإرسال بريد إلكتروني والتحية لكل سجل. على سبيل المثال، يتضمن عمود العنوان عناوين العملاء. يحتوي كل سجل على بيانات حول عميل واحد ويحتوى حقل "العنوان" على عنوان هذا العميل.

بعد تحديد مجموعة الأعمدة الأولى لكل جدول، يمكنك تحسين الأعمدة. على سبيل المثال، يُفضّل تخزين اسم العميل كعمودين منفصلين: الاسم الأول واسم العائلة، حيث يمكنك القيام بالفرز والبحث والفهرسة لتلك الأعمدة فقط. وبشكل مماثل، يتكون العنوان فعلياً من خمسة مكونات منفصلة هي؛ العنوان والمدينة والولاية والرمز البريدي والبلد/المنطقة، حيث يعد ذلك مفيداً لتخزينها في أعمدة منفصلة. إذا كنت تريد إجراء بحث أو عملية فرز أو تصفية حسب الولاية، على سبيل المثال، فإنك تحتاج إلى معلومات الولاية المخزنة في عمود منفصل.

يجب أيضاً مراعاة ما إذا كانت قاعدة البيانات تتضمن معلومات الأصل المحلي فقط أو الدولية أيضاً. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لتخزين العناوين الدولية، يُفضّل أن يكون لديك عمود المنطقة بدلاً من الولاية، حيث يمكن لمثل هذا العمود احتواء الولايات المحلية ومناطق البلدان/المناطق الأخرى. وبشكل مماثل، قد يكون "الرمز البريدي" أفضل بشكل أكبر إذا كنت تريد تخزين العناوين الدولية.

تعرض القائمة التالية بعض التلميحات لتحديد الأعمدة الخاصة بك.

• لا تتضمن البيانات المحسوبة    

  في معظم الحالات، يجب عدم تخزين نتيجة العمليات الحسابية في الجداول. بدلاً من ذلك، يمكنك الحصول على Access لإجراء العمليات الحسابية عندما تريد رؤية النتيجة. على سبيل المثال، لنفترض وجود تقرير "منتجات تحت الطلب" الذي يعرض الإجمالي الفرعي للوحدات تحت الطلب لكل فئة من المنتج في قاعدة البيانات. على الرغم من ذلك، لا توجد أي أعمدة للإجمالي الفرعي للوحدات تحت الطلب في أي جدول. بدلاً من ذلك، يتضمن جدول المنتجات عمود "وحدات تحت الطلب" الذي يقوم بتخزين الوحدات تحت الطلب لكل منتج. باستخدام تلك البيانات، يقوم Access بحساب الإجمالي الفرعي في كل مرة تقوم فيها بطباعة التقرير. يجب عدم تخزين الإجمالي الفرعي نفسه في جدول.

• تخزين المعلومات في أجزاء منطقية أصغر    

  قد تحتاج إلى حقل واحد للأسماء الكاملة أو لأسماء المنتجات إلى جانب أوصاف المنتج. إذا قمت بدمج أكثر من نوع واحد من المعلومات في الحقل، فسيكون من الصعب استرداد الحقائق الفردية في وقت لاحق. حاول تقسِّم المعلومات إلى أجزاء منطقية؛ على سبيل المثال، قم بإنشاء حقول منفصلة للاسم الأول واسم العائلة أو لاسم المنتج وفئته ووصفه.

عندما تقوم بتحسين أعمدة البيانات في كل جدول، تصبح جاهزاً لاختيار المفتاح الأساسي لكل جدول.

أعلى الصفحة

تحديد المفاتيح الأساسية

يجب أن يتضمن كل جدول عموداً أو مجموعة أعمدة تقوم بتعريف كل صف مخزن في الجدول بشكل فريد. يعد هذا غالباً هو رقم المعرف الفريد، مثل رقم معرف موظف أو رقم تسلسلي. في مصطلحات قاعدة البيانات، تسمى هذه المعلومات المفتاح الأساسي للجدول. يستخدم Access حقول المفتاح الأساسي لإقران البيانات بشكل سريع من الجداول المتعددة وجمع البيانات معاً بالنيابة عنك.

إذا كان لديك معرف فريد لجدول، مثل رقم المنتج الذي يحدد كل منتج في الكتالوج بشكل فريد، يمكنك استخدام هذا المعرف كمفتاح أساسي للجدول، لكن فقط إذا كانت القيم في هذا العمود دائماً مختلفة لكل سجل. لا يمكن وجود قيم مكررة في المفتاح الأساسي. على سبيل المثال، لا تستخدم أسماء الأشخاص كمفتاح أساسي لأن الأسماء غير فريدة. يمكن بسهولة أن يكون لديك شخصان بنفس الاسم في نفس الجدول.

يجب توفير قيمة دائماً للمفتاح الأساسي. إذا كانت قيمة العمود غير معينة أو غير معروفة (قيمة مفقودة) في بعض الأحيان، فلا يمكن استخدامها كمكون في المفتاح الأساسي.

يجب أن تقوم دائماً باختيار مفتاح أساسي لن تتغير قيمته. يمكن استخدام المفتاح الأساسي للجدول كمرجع في الجداول الأخرى في قاعدة بيانات التي تستخدم أكثر من جدول. إذا تم تغيير المفتاح الأساسي، يجب تطبيق التغيير أيضاً في أي مكان تتم فيه الإشارة إلى المفتاح. يؤدي استخدام مفتاح أساسي لن يتغير إلى تقليل احتمالية عدم مزامنته مع جداول أخرى تشير إليه.

غالباً ما يتم استخدام رقم فريد عشوائي كمفتاح أساسي. على سبيل المثال، قد تقوم بتعيين رقم طلب فريد لكل طلب. الغرض الوحيد لرقم الطلب هو تحديد الطلب. بمجرد تعيينه، لا يمكن تغييره.

إذا لم تضع في اعتبارك أي عمود أو مجموعة أعمدة لتحديده كمفتاح أساسي جيد، فضع في اعتبارك استخدام عمود يحتوي على نوع البيانات "ترقيم تلقائي". عند استخدام نوع البيانات "ترقيم تلقائي"، يقوم Access تلقائياً بتعيين قيمة بالنيابة عنك. هذا النوع من المعرف غير صحيح؛ فهو لا يحتوي على معلومات حقيقية تصف الصف الذي تمثله. تعد المعرفات غير الحقيقية مثالية للاستخدام كمفتاح أساسي لإنها لن تغيير. المفتاح الأساسي الذي يحتوي على حقائق حول الصف ، على سبيل المثال رقم الهاتف أو اسم العميل، من المحتمل أن يتغير لأن المعلومات الحقيقية نفسها يمكن أن تتغير.

1. غالباً ما يمكن استخدام العمود المعيَّن لنوع البيانات "ترقيم تلقائي" كمفتاح أساسي جيد. لا يوجد معرفان متماثلان للمنتج.

في بعض الحالات، قد تحتاج إلى استخدام حقلين أو أكثر معاً لتوفير المفتاح الأساسي للجدول. على سبيل المثال، يمكن لجدول "تفاصيل الطلب" الذي يقوم بتخزين عناصر السطر للطلبات استخدام عمودين في المفتاح الأساسي الخاص به: معرف الطلب ومعرف المنتج. عندما يستخدم المفتاح الأساسي أكثر من عمود، يسمى ذلك أيضاً بالمفتاح المركب.

بالنسبة لقاعدة بيانات مبيعات المنتج، يمكنك إنشاء عمود "ترقيم تلقائي" لكل جدول ليعمل كمفتاح أساسي: معرف المنتج لجدول المنتجات ومعرف الطلب لجدول الطلبات ومعرف العميل لجدول العملاء ومعرف المورد لجدول الموردين.

أعلى الصفحة

إنشاء علاقات الجداول

بعد أن قمت بتقسيم المعلومات في جداول، تحتاج إلى طريقة لتجميع المعلومات مرة أخرى بطرق ذات معني. على سبيل المثال، يتضمن النموذج التالي معلومات من عدة جداول.

1. تأتي المعلومات في هذا النموذج من جدول "العملاء"...

2. ...جدول الموظفين....

3. ...جدول الطلبات....

4. ...جدول المنتجات....

5. ...وجدول تفاصيل الطلب.

نظام Access هو نظام إدارة قاعدة البيانات الارتباطية. في قاعدة البيانات الارتباطية، يمكنك تقسيم المعلومات في جداول منفصلة، جداول قائمة على عناوين. يمكنك بعد ذلك استخدام علاقات الجداول لجمع المعلومات معاً، إذا اقتضت الحاجة.

أعلى الصفحة

تحسين التصميم

عند حصولك على الجداول والحقول والعلاقات التي تحتاج إليها، يجب إنشاء وتعبئة الجداول الخاصة بك بالبيانات النموذجية ومحاولة استخدام المعلومات: إنشاء استعلامات وإضافة سجلات جديدة وهكذا. يساعدك هذا الأمر على تمييز المشاكل المحتملة، على سبيل المثال، قد تحتاج لإضافة عمود قد نسيت إدراجه أثناء مرحلة التصميم أو قد يكون لديك جدول يجب تقسيمه إلى جدولين لإزالة النسخ المتماثلة.

تعرف على ما إذا كان يمكنك استخدام قاعدة البيانات للحصول على الحلول التي تريدها. قم بإنشاء مسودات للنماذج والتقارير وراجع ما إذا كانت تعرض البيانات المتوقعة. قم بالبحث عن تكرار البيانات غير الضرورية، وعند العثور على أي منها، قم بتعديل التصميم للتخلص منها.

عند محاولة تجربة قاعدة البيانات الأولية، ستكتشف على الأرجح إمكانية للتحسين. فيما يلي بعض الأمور التي يجب التحقق منها:

• هل نسيت أي أعمدة؟ إذا كان الأمر كذلك، فهل تنتمي المعلومات إلى الجداول الموجودة؟ إذا كانت معلومات حول شيء آخر، فقد تحتاج إلى إنشاء جدول آخر. أنشئ عمودا لكل عنصر معلومات تحتاج إلى تعقبه. إذا تعذر حساب المعلومات من أعمدة أخرى، فمن المحتمل أنك ستحتاج إلى عمود جديد لها.

• هل هناك أي أعمدة غير ضرورية لأنه يمكن حسابها من الحقول الموجودة؟ إذا كان من الممكن حساب عنصر معلومات من أعمدة موجودة أخرى - سعر مخفض محسوب من سعر البيع بالتجزئة، على سبيل المثال - فمن الأفضل عادة القيام بذلك فقط، وتجنب إنشاء عمود جديد.

• هل تقوم بإدخال معلومات مكررة بشكل متكرر في أحد الجداول؟ إذا كان الأمر كذلك، فربما تحتاج إلى تقسيم الجدول إلى جدولين له علاقة واحد إلى متعدد.

• هل لديك جداول تحتوي على العديد من الحقول وعدد محدود من السجلات والعديد من الحقول الفارغة في السجلات الفردية؟ إذا كان الأمر كذلك، فكر في إعادة تصميم الجدول بحيث يحتوي على عدد أقل من الحقول والمزيد من السجلات.

• هل تم تقسيم كل عنصر معلومات إلى أصغر أجزاءه المفيدة؟ إذا كنت بحاجة إلى الإبلاغ عن عنصر من المعلومات أو فرزه أو البحث فيه أو حسابه، فضع هذا العنصر في عموده الخاص.

• هل يحتوي كل عمود على حقيقة حول موضوع الجدول؟ إذا كان العمود لا يحتوي على معلومات حول موضوع الجدول، فإنه ينتمي إلى جدول مختلف.

• هل يتم تمثيل كافة العلاقات بين الجداول، إما بواسطة حقول مشتركة أو بجدول ثالث؟ تتطلب العلاقات من واحد إلى واحد وعلاقة واحد إلى متعدد أعمدة مشتركة. تتطلب العلاقات من متعدد إلى متعدد جدولا ثالثا.

تطبيق قواعد التسوية

يمكنك تطبيق قواعد تسوية البيانات (تسمى في بعض الأحيان قواعد التسوية) كخطوة تالية في التصميم الخاص بك. فإنك تستخدم هذه القواعد لمعرفة ما إذا كانت الجداول الخاصة بك منظمة بشكل صحيح. تسمى عملية تطبيق القواعد على تصميم قاعدة البيانات؛ تسوية قاعدة البيانات، أو التسوية.

تعد التسوية مفيدة أكثر بعد تمثيلك لكل عناصر المعلومات والوصول إلى تصميم أولي. تساعدك هذه الفكرة على التأكد من أنك قمت بتقسيم عناصر المعلومات إلى الجداول المناسبة. ما لم تستطع التسوية القيام به هو التأكد من أن لديك كل عناصر البيانات الصحيحة للبدء بها.

قم بتطبيق القواعد على التوالي مع التأكد في كل خطوة أن التصميم قد وصل إلى ما يسمي بالنماذج العادية. هناك خمسة نماذج يتم قبولها، النموذج العادي الأول وصولاً إلى النموذج العادي الخامس. تقوم هذه المقالة بشرح أول ثلاثة نماذج لأن جميعها مطلوبة لمعظم تصميمات قاعدة البيانات.