إنشاء عمود بيانات خارجية وتحديثه في قائمة أو مكتبة

ماذا تريد أن تفعل؟

• قبل البدء

• التعرف علي امثله حول استخدام اعمده البيانات الخارجيه

• انشاء عمود بيانات خارجيه في قائمه او مكتبه

• تحديث عمود بيانات خارجيه

• تحديث عمود بيانات خارجيه

قبل البدء

يتطلّب استخدام البيانات الخارجية تنفيذ العديد من المهام المطلوبة مسبقاً لتمكين الوصول الآمن إلى البيانات. بإمكان المعلومات التالية أن تساعدك على التخطيط لتنفيذ خطواتك التالية. كذلك الأمر، إذا واجهت بعض المشاكل أثناء محاولة استخدام البيانات الخارجية، فمن شأن هذه المعلومات أن تساعدك على تحديد المشكلة. للوصول إلى البيانات الخارجية، يجب أن تقوم، أنت أو المسؤول، بما يلي:

تحضير مصدر البيانات الخارجيه    قد تحتاج الي مسؤول ل# انشاء حساب و# توفير الاذونات ب# مصدر البيانات ل# التاكد من ان الاشخاص المناسبين حق الوصول الي البيانات و# التي لا ينتهي البيانات في ايدي خطا ما. في قاعده بيانات خارجيه، المسؤول قد تحتاج ايضا الي انشاء محدد الجداول و# طرق عرض و# الاستعلامات، و# هكذا ل# تقييد النتائج ب# بساطه المطلوبه و# ل# المساعده في تحسين الاداء.

خدمات و# حسابات SharePoint تكوين    يجب علي مسؤول تنشيط خدمات اتصال بيانات الاعمال و# خدمه التخزين الامن.

تكوين خدمات التخزين الامن    يجب علي مسؤول القيام ب# ما يلي: تحديد افضل وضع access ل# مصدر البيانات الخارجيه و# انشاء تطبيق هدف و# تعيين بيانات الاعتماد ل# التطبيق الهدف.

تكوين خدمات اتصال بيانات الاعمال    يجب علي مسؤول التاكد التي المستخدم الذي يقوم ب# انشاء الخارجيه المحتوي نوع لديه الاذن اللازم ل# مخزن بيانات تعريف "اتصال بيانات الاعمال" و# ان المستخدمين المناسبين حق الوصول الي نوع المحتوي الخارجي الذي يستند اليه القائمه الخارجيه.

انشاء نوع محتوي خارجي    يجب علي مستخدم تعريف نوع محتوي خارجي الذي يحتوي علي معلومات حول الاتصالات و# الوصول و# اساليب ل# العمليه، و# عوامل التصفيه و# اعمده بيانات التعريف الاخري المستخدم ل# استرداد البيانات من مصدر بيانات خارجي.

اعلي الصفحه

التعرف على أمثلة حول استخدام أعمدة البيانات الخارجية

توضح المقاطع التالية بعض الاستخدامات الخاصة المتعلقة بإضافة عمود بيانات خارجية إلى قائمة أو مكتبة.

عقود العملاء ومعلومات جهات الاتصال    لديك مكتبة مستندات تحتوي على عقود العملاء. ومع ذلك، يتم الاحتفاظ بجميع معلومات العملاء في تطبيق "خط أعمال" (مثل SAP أو Microsoft CRM) يحتوي على مصدر بيانات يعتبر خارجياً بالنسبة لمنتجات SharePoint. الرغبة في تعقب عقود العملاء في مكتبة المستندات، مع ضمان تحديث معلومات العملاء ذات الصلة وعدم تكرارها بلا داع. يمكنك فعل ذلك عن طريق إضافة عمود بيانات خارجية أو أكثر إلى المكتبة لإقران اسم العميل ورقم هاتفه في كل عقد مخزن في المكتبة. يسهل عمود البيانات الخارجية عملية إدخال المعلومات الصحيحة وتحديثها، ويسترد بشكل تلقائي معلومات العميل من مصدر البيانات الخارجي. في هذا السيناريو، تستطيع أيضاً إنشاء مستند Word مصنف يقوم بترقية قيم أعمدة البيانات الخارجية إلى مستند Word حتى تتمكّن من تحرير القيم في "لوحة معلومات المستند" أو باستخدام عناصر تحكم محتويات Word.

بيانات المنتج الأساسية بالصور    لقد قمت بإنشاء مكتبة صور تحتوي على صور للمنتجات التي تبيعها مؤسستك. أضف عمود بيانات خارجي إلى المكتبة التي تصل إلى اسم المنتج ورمز المنتج والسعر الحالي من قاعدة بيانات خارجية. مع ذلك، تأكد عند إنشاء نوع المحتوى الخارجي أن البيانات الخارجية للقراءة فقط. تتطلب القواعد والعمليات الخاصة بالشركة أن يتم إجراء أية تغييرات على معلومات المنتجات من خلال نظام قواعد البيانات. لكن الآن يستطيع الكثير من الأشخاص بالمؤسسة رؤية معلومات المنتجات الشائعة بالكامل بسهولة في طريقة عرض واحدة بالمكتبة.

اعلي الصفحه

إنشاء عمود بيانات خارجية في قائمة أو مكتبة

1. انتقل إلى موقع SharePoint، ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.

   ملاحظة:  لا يمكنك إضافة عمود بيانات خارجية إلى قائمة خارجية.

2. انقر فوق قائمة أو مكتبة >‏ إعدادات القائمة أو إعدادات المكتبة.

3. انقر فوق إنشاء عمود في المقطع الأعمدة.

4. أدخل اسم العمود، مثل العميل، ثم ضمن أنواع الأعمدة، انقر فوق بيانات خارجية.

5. ضمن نوع المحتوى الخارجي، انقر فوق منتقي نوع المحتويات الخارجية، ثم حدد العنصر المناسب من قائمة أنواع المحتويات الخارجية، على سبيل المثال CustomerCRM.

6. حدد الطريقة التي تريد من خلالها معالجة أية إجراءات معرّفة لنوع المحتوى الخارجي عن طريق تنفيذ إجراء واحد أو أكثر مما يلي:

   • لعرض قائمة تحتوي على إجراء واحد أو أكثر، انقر فوق عرض قائمة الإجراءات.

   • لتمكين عمود البيانات الخارجية من تنفيذ الإجراء الافتراضي عند تحديده، انقر فوق ربط هذا العمود بالإجراء الافتراضي لنوع المحتوى الخارجي.

7. ضمن إضافة عمود لإظهار كل من هذه الحقول الإضافية، انقر فوق تحديد كافة الحقول أو حدد اسماً معيناً واحداً أو أكثر من أسماء الحقول، مثل "اسم_العميل" و"رقم_الهاتف".

اعلي الصفحه

تحديث عمود بيانات خارجية

1. انتقل إلى موقع SharePoint، ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.

2. إضافة عنصر ما إلى القائمة أو تحريره فيها، أو خصائص مكتبة المستندات.

3. في مربع نص عمود البيانات الخارجية، على سبيل المثال اسم العميل، انقر فوق منتقي عناصر البيانات الخارجية.

   يحتاج كاتب نوع المحتوى الخارجي إلى تعريف كيفية عمل منتقي عناصر البيانات الخارجية من خلال تحديد حقل هوية مناسب وإنشاء عامل تصفية واحد أو أكثر حتى تستطيع تحديد موقع القيمة الصحيحة سريعاً. وإذا لم تكن هذه هي الحالة، فاتصل بكاتب نوع المحتوى الخارجي أو بالمسؤول للحصول على المساعدة.

4. في مربع الحوار، حدد الإدخال المناسب، على سبيل المثال جاكلين حداد، ثم انقر فوق موافق.

يتم تحديث البيانات في القائمة الخارجية وفي مصدر البيانات الخارجي.

اعلي الصفحه

تحديث عمود بيانات خارجية

ولأسباب تتعلق بالأداء، يتم تخزين البيانات الموجودة في عمود البيانات الخارجية مؤقتاً على أحد الخوادم أو الخدمات وقد لا يتم عرض أحدث القيم من نظام البيانات الخارجية. لضمان عرض أحدث بيانات خارجية، يمكنك تحديث عمود البيانات الخارجية. ومع ذلك، كن حذراً عند إجراء عملية تحديث لأنها قد تستغرق وقتاً طويلاً استناداً إلى كيفية إعداد البيانات الخارجية.

1. انتقل إلى موقع SharePoint، ثم انتقل إلى القائمة أو المكتبة.

2. في رأس عمود البيانات الخارجية، انقر فوق تحديث.

3. في الصفحة "تحديث"، حدد ما إذا كنت تريد تحديث المجلد الحالي فقط، أم المجلد الحالي وجميع مجلداته الفرعية.

4. انقر فوق موافق.

اعلي الصفحه