يوفر SharePoint تجربة غنية بالميزات وقابلة للتدرج لإدارة المحتوى. إذا كان لديك عدد كبير من الملفات التي يجب إدارتها، ف فكر في استخدام قالب موقع "مركز المستندات". تم تحسين هذا القالب لإدارة المستندات على نطاق واسع. يمكن أن يوفر الوقت ومساعدتك على أن تكون أكثر فعالية. يتم تضمين الإصدارات وم هويات المستندات مجموعات المستندات والتنقل بين بيانات التعريف وأنواع المحتويات مع القالب.
يعمل موقع "مركز المستندات" مع كل من السيناريوهين التاليين:
-
بيئة التأليف في بيئة التأليف في مركز المستندات، ينشئ المستخدمون الآلاف من المستندات أو أصول الوسائط المخزنة في مستودع مركزي ويحررونها.
-
أرشيف المحتوى في أرشيف المحتوى، مثل قاعدة معارف، يخزن المستخدمون المستندات أو يعرضونها.
تخبرك هذه المقالة بالميزات في قالب موقع "مركز المستندات".
لإنشاء مركز مستندات، راجع "استخدام القوالب" لإنشاء أنواع مختلفة من مواقع SharePoint
ماذا يوجد في موقع مركز المستندات؟
يحتوي قالب موقع "مركز المستندات" على ميزات تجعل إنشاء مجموعات كبيرة من المستندات وإدارتها أكثر سهولة وفعالية. في معظم الحالات، يمكن لمالك الموقع إضافة كل واحدة من هذه الميزات بشكل منفصل. يقوم قالب موقع "مركز المستندات" بتمكين ميزات إدارة المستندات الموصى بها تلقائيا. تصف الأقسام التالية هذه الميزات بشكل موجز.
ويمكنك استخدام موقع "مركز المستندات" كبيئة تأليف أو أرشيف محتوى. في بيئة التأليف، يقوم المستخدمون بشكل متكرر بإيداع الملفات وسحبها وإنشاء بنية مجلدات لهذه الملفات. يتم تمكين تحديد الإصدار، كما يتم الاحتفاظ بالإصدارات السابقة من كل مستند. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تتحكم مهام سير العمل في دورات حياة المستند.
في المقابل، يحدث القليل جدا من التأليف في أرشيف المحتوى. باستطاعة المستخدمين عرض المستندات أو تحميلها فقط. يدعم قالب موقع "مركز المستندات" إنشاء نوع من أرشيف المحتوى يسمى أرشيف قاعدة المعارف. تحتوي قواعد المعارف عادة على إصدارات مفردة من المستندات، ويمكن للموقع أن يحجم لملايين الملفات. في سيناريو نموذجي، مثل مركز الدعم التقني لمنظمه كبيره، يمكن للآلاف من الأشخاص الوصول إلى المحتوى، بشكل أساسي لقراءته. يمكن لبعضهم فقط تحميل محتوى جديد إلى الموقع.
تصف العناصر التالية بعض ميزات SharePoint التي يمكنك تضمينها في موقع مركز المستندات. بالإضافة إلى هذه الإمكانات، تقوم بعض المؤسسات بتخصيص شكل مركز المستندات والتنقل فيه. يضيف البعض أجزاء ويب مخصصة.
بيانات التعريف المدارة عبارة عن نظام يعين مصطلحات معينة إلى المستندات في SharePoint. بعد ذلك، يمكنك استخدام هذه المصطلحات لتصنيف المستندات. يمكنك أيضا استخدام بيانات التعريف لإنشاء أداة تنقل فعالة للمستخدمين يمكنها مساعدتهم في العثور على ما يريدونه بسرعة.
على سبيل المثال، افترض أن شركتك لديها قاعدة معارف تحتوي على مقالات تساعد الأشخاص على استكشاف المشاكل المتعلقة بالمنتجات وإصلاحها. يمكنك إنشاء مصطلحات بيانات التعريف التي تمكن المستخدمين من تصفية المعلومات حسب المنتج أو نوع المشكلة أو الخصائص الأخرى.
في موقع "مركز المستندات"، يحصل كل جزء من المحتوى على هوية فريدة غير مرتبطة بموقع المستند، مثل ارتباط URL. وهذا يعني أنه إذا قمت بنقل المستند أو إعادة تسميته، يبقى الم ID كما هو. يمكنك استخدام الم ID لإنشاء ارتباط دائم للمستند وتصغير الارتباطات المعطلة.
يتم تمكين الإصدارات تلقائيا في موقع مركز المستندات. وهذا يعني أنه لديك تلقائيا محفوظات لكل الإصدارات المختلفة من الملف. في عملية مراجعة المستند، على سبيل المثال، يعني هذا أن لديك سجلا لكل التحديثات التي تم إدخالها أثناء دورة المراجعة. يمكنك تعقب التحديثات والاتصال بالمستجيبين وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، في حالة وجود مشكلة في الإصدار الحالي من مقال، يمكنك العودة بسرعة إلى الإصدار الأخير المعروف جيدا.
نوع المحتوى هو نوع معين من المحتوى مع مجموعة من إعدادات المحتوى. عندما يقوم أحد الأشخاص بإنشاء مستند من نوع محتوى معرف، فإنه يتلقى تلقائيا كل الإعدادات المناسبة لنوع المحتوى هذا. قد يحتوي مركز المستندات على مجموعة من أنواع المحتويات ، أنواع مختلفة من المستندات والفيديو والقوالب وما إلى ذلك.
لا يتم تضمين "منظم المحتوى" تلقائيا في موقع مركز المستندات، ومع ذلك، يقوم العديد من المستخدمين بإضافته. إن "منظم المحتوى" هو ميزة SharePoint تسمح لك بإدارة الهيكل العام للعناصر وتنظيمها. باستخدام بيانات التعريف أو أنواع المحتويات، يمكن لمنظم المحتوى توجيه المستندات والعناصر الأخرى تلقائيا إلى مواقع محددة. على سبيل المثال، في قاعدة معارف، قد يقوم "منظم المحتوى" تلقائيا توجيه كل الواجبات المرسلة الجديدة إلى مكتبة خاصة تجمع مقالات لمنتج معين.
