تتيح علب البريد المشتركة لمجموعة معينة من الأشخاص مراقبة البريد الإلكتروني وإرساله بسهولة من بريد إلكتروني عام بديل، مثل info@contoso.com. وعندما يرد أحد الأشخاص في المجموعة على رسالة تم إرسالها إلى علبة البريد المشتركة، فإن رسالة البريد الإلكتروني تبدو واردة من العنوان المشترك، وليست من مستخدم فردي. في Outlook الكلاسيكية ، يمكنك أيضا استخدام علبة البريد المشتركة كتقويم فريق مشترك. علبة البريد المشتركة مناسبة أيضا للاستخدام كحساب بريد إلكتروني "noreply".
تلميح: إذا كنت مالك شركة صغيرة تبحث عن مزيد من المعلومات حول كيفية إعداد Microsoft 365، فقم بزيارة مساعدة الشركات الصغيرة & التعلم.
لم يتم تصميم علبة بريد مشتركة لأي شخص يشارك علبة البريد لتسجيل الدخول مباشرة إلى الحساب. يجب أن يظل حساب علبة البريد المشتركة نفسه في حالة تعطيل.
تلميح: قبل أن تتمكن من استخدام علبة بريد مشتركة، يتعيّن على مسؤول Microsoft 365 في مؤسستك إنشاءها وإضافتك كعضو. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على إنشاء علبة بريد مشتركة، التي تصف ما يحتاج المسؤول إلى القيام به.
حدد خيار علامة التبويب أدناه لإصدار Outlook الذي تستخدمه. ما هو إصدار Outlook المتوفر لديّ؟
ملاحظة: إذا لم تنجح الخطوات الموجودة ضمن علامة التبويب Outlook الجديدة هذه، فقد لا تستخدم Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows بعد. حدد علامة التبويب Outlook الكلاسيكية واتبع هذه الخطوات بدلا من ذلك.
تلميح: لمساعدة المساعدين التنفيذيين والمفوضين على التنقل بشكل أفضل في إدارة علب البريد في Outlook الجديد، إليك بعض تلميحات البريد.
إضافة علبة بريد مشتركة إلى Outlook الجديد
بعد أن يضيفك المسؤول كعضو في علبة بريد مشتركة، أغلق ثم أعد تشغيلOutlook الجديد. يجب عرض علبة البريد المشتركة تلقائيا في جزء المجلد.
ماذا يحدث إذا لم ينجح الأمر؟
إذا كان المسؤول قد أضافك مؤخراً فقط إلى علبة بريد مشتركة، فقد يستغرق الأمر بضع دقائق حتى ظهور علبة البريد المشتركة. انتظر قليلا ثم أغلقOutlook الجديد وأعد تشغيله مرة أخرى. أو أضف المربع المشترك يدويا.
-
حدد البريد من جزء التنقل فيOutlook الجديد.
-
في جزء المجلد، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم حسابك، وحدد إضافة مجلد مشترك أو علبة بريد مشتركة.
-
في نافذة إضافة مجلد مشترك أو علبة بريد ، اكتب اسم علبة البريد التي تريد الوصول إليها، على سبيل المثال، info@contoso.com.
ملاحظة: يمكنك إضافة علبة البريد المشتركة في أي وقت، ولكن قبل أن تتمكن من البدء في استخدامها، يجب أن يضيفك مسؤول تكنولوجيا المعلومات كعضو.
البحث عن علبة البريد المشتركة في جزء المجلد
في جزء المجلد على اليسار، حدد موقع المجلد مشترك معي . انقر فوق المجلد لتوسيعه. علبة البريد المشتركة عبارة عن مجلد فرعي ضمن مشترك معي. عند تحديد اسم علبة البريد المشتركة هناك، سيتم توسيعه لإظهار مجلدات البريد الإلكتروني القياسية، مثل علبة الواردوالمسوداتوالعناصر المرسلة.
إرسال بريد إلكتروني من علبة البريد المشتركة
-
حدد البريد من جزء التنقل فيOutlook الجديد ل Windows.
-
في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ، حدد جديد > البريد.
-
إذا لم يظهر الحقل من في أعلى الرسالة (بجوار إرسال)، في علامة التبويب خيارات ، حدد إظهار من.
-
انقر فوق من في الرسالة، وقم بالتغيير إلى عنوان بريد إلكتروني مشترك. إذا لم تتمكن من رؤية عنوان بريد إلكتروني مشترك، فاختر عنوان بريد إلكتروني آخر، ثم اكتب في عنوان البريد الإلكتروني المشترك.
-
قم بإنهاء كتابة رسالتك، ثم اختر إرسال.
من الآن فصاعدا عندما تريد إرسال رسالة من علبة البريد المشتركة، سيكون العنوان متوفرا في القائمة المنسدلة من .
عندما ترسل رسالة من علبة بريد مشتركة، لا يرى المستلمون سوى عنوان البريد الإلكتروني المشترك في الرسالة.
الرد على البريد المرسل إلى علبة البريد المشتركة
-
افتح Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows.
-
افتح رسالة البريد الإلكتروني التي تريد الرد عليها.
-
في الحقل من أعلى الرسالة، يجب أن ترى اسم علبة البريد المشتركة. إذا لم تفعل ذلك، فاختر المربع المنسدلة من واختر علبة البريد المشتركة.
-
قم بإنهاء كتابة رسالتك، ثم اختر إرسال.
عندما تريد إرسال رسالة من علبة البريد المشتركة، سيكون العنوان متوفرا في القائمة المنسدلة من .
عندما تقوم بإرسال رسالة من علبة البريد المشتركة، سيتمكن المستلمون من رؤية عنوان البريد الإلكتروني فقط في الرسالة.
البحث في علبة البريد المشتركة
بمجرد إضافة علبة بريد مشتركة إلى Outlook الجديد، يكون البحث داخله مشابها للبحث في علبة بريد أساسية.
-
افتح Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows.
-
حدد مجلدا داخل علبة البريد المشتركة في جزء المجلد.
-
في المربع بحث في أعلى نافذة Outlook ، اكتب الاستعلام الذي تريد استخدامه للبحث، ثم اضغط على مفتاح الإدخال Enter.
ستعرض قائمة الرسائل النتائج استنادا إلى البحث من هذا المجلد المحدد في علبة البريد المشتركة.
استخدام التقويم المشترك من علبة البريد المشتركة
بعد أن أضافك المسؤول كعضو في علبة بريد مشتركة، أغلق Outlook ثم أعد تشغيله. تتم إضافة التقويم المشترك المقترن بعلبة البريد المشتركة تلقائياً إلى قائمة التقويمات الخاصة بك.
-
فيOutlook الجديد ، انتقل إلى طريقة عرض التقويم، واختر علبة البريد المشتركة.
عندما تقوم بإدخال المواعيد، يمكن لكل شخص عضو في علبة البريد المشتركة الاطلاع عليها.
-
يمكن لأي عضو في علبة البريد المشتركة إنشاء مواعيد وعرضها وإدارتها في التقويم، بالضبط كما يفعل بالمواعيد الخاصة به. ويمكن لأي عضو في علبة البريد رؤية تغييراته على التقويم المشترك.
استخدام قائمة جهات الاتصال المشتركة في علبة البريد
بعد أن أضافك المسؤول كعضو في علبة بريد مشتركة، أغلق Outlook ثم أعد تشغيله. تتم إضافة قائمة جهات الاتصال المشتركة المقترنة بعلبة البريد المشتركة تلقائياً إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بي.
-
في Outlook الجديد ، اختر الأشخاص.
-
ضمن جهات الاتصال، اختر مجلد جهات الاتصال لقائمة جهات الاتصال المشتركة.
ما الذي أحتاج إلى معرفته أيضا حول علب البريد المشتركة فيOutlook الجديد ؟
حاليا، يمكن إضافة علب البريد المشتركة كموارد. في تحديث قادم، ستمكن إمكانية إضافة علب البريد المشتركة كحسابات من إمكانية وصول أكبر لاستخدام إعدادات علبة البريد وإدارتها. ستتضمن إضافة علبة بريد مشتركة كحساب دعما للإمكانيات التالية:
|
الإعلامات |
عدد غير مقروء |
ردود تلقائية |
|
الفئات |
تفضيل المحتوى الذي يمكن الوصول إليه |
علبة وارد المركز عليه |
|
تنسيق الرسالة |
تفضيل المرفق |
القواعد |
|
التنسيق الشرطي |
كنس |
البريد غير الهام |
|
خطوات سريعة |
اعاده توجيه |
نُهج الاستبقاء |
|
الأحداث والدعوات |
ساعات العمل |
الإمكانات الأخرى غير المتوفرة اليوم لعلب البريد المشتركة، ولكن ستتم إضافتها في تحديث مستقبلي:
-
الوصول إلى الأرشيف عبر الإنترنت / أرشيف In-Place لعلمة البريد المشتركة
-
منح حق الوصول المفوض الجديد إلى علبة بريد
فيما يلي بعض تلميحات البريد لمساعدة المساعدين التنفيذيين والمفوضين على التنقل بشكل أفضل في إدارة علبة البريد فيOutlook الجديد.
عوامل تصفية البريد وقواعده للمسؤولين التنفيذيين
في Outlook الجديد، يمكن للمسؤولين التنفيذيين استخدام عامل تصفية البريد الإلكتروني الخاص بدعوات التقويم للعثور على دعوات الاجتماعات بسهولة.
يمكنك أيضا إعداد قاعدة البريد الإلكتروني المستلمة للآخرين لحساب المدير التنفيذي ونقلها تلقائيا إلى مجلد منفصل وتصنيفها كما تريد.
سحب رسائل البريد الإلكتروني وإسقاطها لإنشاء المهام
ابق على اطلاع بكل جهد من خلال سحب رسائل البريد الإلكتروني إلى "يومي" لتحويلها إلى مهام.
تثبيت رسائل البريد الإلكتروني للوصول السريع
يمكنك الآن تثبيت رسالة بريد إلكتروني لتظهر في أعلى علبة الوارد، مما يوفر لك الوقت من الاضطرار إلى العودة والبحث عنها. مرر مؤشر الماوس فوق البريد الإلكتروني أو انقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد تثبيت لتثبيته.
جدولة وقت إرسال البريد الإلكتروني
في عالم العمل المختلط اليوم، قد يكون يومك ليلة شخص آخر، لذلك لا تريد إرسال بريد إلكتروني إلى شخص ما في منتصف الليل. باستخدام Outlook الجديد، من السهل إرسال بريد إلكتروني عندما تريد ذلك. ما عليك سوى تحديد سهم القائمة المنسدلة بجوار إرسالواختر جدولة الإرسال.
تأجيل البريد الإلكتروني
في بعض الأحيان يكون البريد الإلكتروني مهما جدا، ولكن ليس بعد. باستخدام ميزة التأجيل، يمكنك جدولة وقت لإعادة تسليم البريد الإلكتروني إلى علبة الوارد الخاصة بك، ويظهر في الوقت الذي تريده، حتى تتمكن من التعامل معه عندما يكون الوقت المناسب لك. ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن فوق أي رسالة واختيار تأجيل، أو تحديد تأجيل من الشريط. ثم اختر الوقت الذي تريد تسليمه.
إضافة علبة بريد مشتركة إلى Outlook الكلاسيكي
بعد أن أضافك المسؤول كعضو في علبة بريد مشتركة، أغلق ثم أعد تشغيل Outlook. يجب أن تظهر علبة البريد المشتركة تلقائيا في جزء المجلد فيOutlook الكلاسيكية .
ماذا يحدث إذا لم ينجح الأمر؟
-
إذا كان المسؤول قد أضافك مؤخراً فقط إلى علبة بريد مشتركة، فقد يستغرق الأمر بضع دقائق حتى ظهور علبة البريد المشتركة. انتظر قليلاً ثم قم بإغلاق Outlook وإعادة تشغيله مرة أخرى.
-
إذا لم ينجح هذا الحل، فقم بإضافة علبة البريد المشتركة إلى Outlook يدوياً:
-
افتحOutlook الكلاسيكية .
-
حدد علامة التبويب ملف على الشريط، ثم حدد إعدادات الحساب > إعدادات الحساب.
-
حدد علامة التبويب البريد الإلكتروني.
-
تأكد من تمييز الحساب الصحيح، ثم اختر تغيير.
-
اختر مزيد من الإعدادات > خيارات متقدمة > إضافة.
-
اكتب عنوان البريد الإلكتروني المشترك، مثل info@contoso.com.
-
اختر موافق > موافق.
-
اختر التالي> إنهاء > إغلاق.
-
إرسال بريد إلكتروني من علبة البريد المشتركة
-
افتحOutlook الكلاسيكية .
-
اختر رسائل البريد الإلكتروني الجديدة.
-
إذا كنت لا ترى الحقل من في أعلى الرسالة، اختر خيارات > من.
-
انقر فوق من في الرسالة، وقم بالتغيير إلى عنوان بريد إلكتروني مشترك. إذا لم تتمكن من رؤية عنوان بريد إلكتروني مشترك، فاختر عنوان بريد إلكتروني آخر، ثم اكتب في عنوان البريد الإلكتروني المشترك.
-
اختر موافق.
-
انته من كتابة الرسالة، ثم اختر إرسال.
من الآن فصاعدا عندما تريد إرسال رسالة من علبة البريد المشتركة، سيكون العنوان متوفراً في القائمة المنسدلة "من".
عندما تقوم بإرسال رسالة من علبة البريد المشتركة، سيتمكن المستلمون من رؤية عنوان البريد الإلكتروني فقط في الرسالة.
الرد على البريد المرسل إلى علبة البريد المشتركة
-
افتحOutlook الكلاسيكية .
-
افتح رسالة البريد الإلكتروني التي تريد الرد عليها.
-
في الحقل من أعلى الرسالة، يجب أن ترى اسم علبة البريد المشتركة. إن لم تراه، فاختر مربع القائمة المنسدلة ”من” واختر علبة البريد المشتركة الخاصة بك.
-
انته من كتابة الرسالة، ثم اختر إرسال.
عندما تريد إرسال رسالة من علبة البريد المشتركة، سيكون العنوان متوفراً في القائمة المنسدلة "من".
عندما تقوم بإرسال رسالة من علبة البريد المشتركة، سيتمكن المستلمون من رؤية عنوان البريد الإلكتروني فقط في الرسالة.
البحث في علبة البريد المشتركة
بمجرد إضافة علبة بريد مشتركة إلى Outlook، يكون البحث داخلها مشابها للبحث في علبة بريد أساسية.
-
افتحOutlook الكلاسيكية .
-
حدد مجلدا داخل علبة البريد المشتركة على لوحة المجلدات على اليسار.
-
اكتب الاستعلام في مربع البحث أعلى الشريط (شريط الأدوات).
-
ابدأ البحث بالضغط على مفتاح الإدخال Enter أو النقر فوق زر المكبر على يمين مربع البحث.
سترجع قائمة الرسائل النتائج استنادا إلى البحث من المجلد المحدد في علبة البريد المشتركة.
استخدام التقويم المشترك
بعد أن أضافك المسؤول كعضو في علبة بريد مشتركة، أغلق Outlook ثم أعد تشغيله. تتم إضافة التقويم المشترك المقترن بعلبة البريد المشتركة تلقائياً إلى قائمة التقويمات الخاصة بك.
-
فيOutlook الكلاسيكية، انتقل إلى طريقة عرض التقويم، واختر علبة البريد المشتركة.
-
عندما تقوم بإدخال المواعيد، يمكن لكل شخص عضو في علبة البريد المشتركة الاطلاع عليها.
-
يمكن لأي عضو في علبة البريد المشتركة إنشاء مواعيد وعرضها وإدارتها في التقويم، بالضبط كما يفعل بالمواعيد الخاصة به. ويمكن لأي عضو في علبة البريد رؤية تغييراته على التقويم المشترك.
استخدام قائمة جهات الاتصال المشتركة
بعد أن أضافك المسؤول كعضو في علبة بريد مشتركة، أغلق Outlook ثم أعد تشغيله. تتم إضافة قائمة جهات الاتصال المشتركة المقترنة بعلبة البريد المشتركة تلقائياً إلى قائمة جهات الاتصال الخاصة بي.
-
فيOutlook الكلاسيكية ، اختر الأشخاص.
-
ضمن جهات الاتصال، اختر مجلد جهات الاتصال لقائمة جهات الاتصال المشتركة.
تتيح علب البريد المشتركة لمجموعة معينة من الأشخاص مراقبة البريد الإلكتروني وإرساله بسهولة من بريد إلكتروني عام بديل، مثل info@contoso.com. عندما يرد شخص في المجموعة على رسالة تم إرسالها إلى علبة البريد المشتركة، يبدو أن الرد يأتي من العنوان المشترك، وليس من الشخص الفردي. يمكنك أيضاً استخدام علبة البريد المشتركة كتقويم مشترك للفريق.
تلميح: قبل أن تتمكن من استخدام علبة بريد مشتركة، يتعيّن على مسؤول Microsoft 365 في مؤسستك إنشاءها وإضافتك كعضو. لمزيد من المعلومات، اطلب من المسؤول الاطلاع على إنشاء علبة بريد مشتركة، والتي تصف ما يحتاج المسؤول إلى القيام به.
إضافة علبة البريد المشتركة لتظهر ضمن علبة البريد الأساسية
يوصى باستخدام هذه الطريقة إذا أردت مراقبة البريد الإلكتروني من علبة البريد الأساسية وعلبة البريد المشتركة في الوقت نفسه. بعد إكمال هذه المهمة، يتم عرض علبة البريد المشتركة ومجلداتها في جزء التنقل الأيمن في كل مرة تفتح فيها Outlook على الويب.
-
سجّل الدخول إلى حسابك في Outlook على الويب.
-
بالنسبة Exchange Online علب البريد، انقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلدات في جزء التنقل الأيمن، ثم اختر إضافة مجلد مشترك أو علبة بريد مشتركة. بالنسبة إلى علب بريد Exchange المحلية، انقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم علبة البريد الأساسية (مثل Molly Dempsey) في جزء التنقل الأيمن، ثم اختر إضافة مجلد مشترك أو علبة بريد مشتركة.
-
في مربع الحوار إضافة مجلد مشترك ، اكتب اسم علبة البريد المشتركة التي أنت عضو فيها، مثل info@contoso.com.
يتم عرض علبة البريد المشتركة في قائمة "المجلدات" في Outlook على الويب. يمكنك توسيع مجلدات علبة البريد المشتركة أو تضييقها تماماً على أنها علبة البريد الأساسية. يمكنك أيضاً إزالة علبة البريد المشتركة من قائمة "المجلدات". لإزالة علبة البريد المشتركة، انقر بزر الماوس الأيمن فوقها، ثم انقر فوق إزالة المجلد المشترك.
تلقي إعلامات بالرسائل الجديدة في علبة بريد مشتركة
لتلقي إعلامات بالرسائل الجديدة في علبة الوارد لعلبة بريد مشتركة، يجب فتح علبة البريد المشتركة في نافذة مستعرض منفصلة.
فتح علبة البريد المشتركة في نافذة مستعرض منفصلة
استخدم هذه الطريقة إذا أردت عرض البريد الإلكتروني لعلبة البريد المشتركة وإدارته في نافذة مستعرض منفصلة خاصة به. يتيح لك هذا الأسلوب أيضا تلقي إعلامات بالعناصر الجديدة في علبة الوارد لعلمة البريد المشتركة.
-
سجّل الدخول إلى حسابك في Outlook على الويب.
-
على شريط التنقل Outlook على الويب، انقر فوق اسمك. تظهر قائمة.
-
انقر فوق فتح علبة بريد أخرى.
-
اكتب عنوان البريد الإلكتروني لعلمة البريد الأخرى التي تريد فتحها، ثم انقر فوق فتح. ستفتح جلسة Outlook على الويب أخرى في نافذة أخرى مما يتيح الوصول إلى علبة البريد الأخرى.
تلميح: إذا أخطأت في كتابة عنوان البريد الإلكتروني لصندوق البريد، فستكون النتيجة "لم يتم العثور على أي تطابق". حاول كتابة عنوان البريد الإلكتروني مرة أخرى.
ملاحظة: إذا فتحت علبة بريد مشتركة باستخدام الخيار فتح علبة بريد أخرى، فقد تواجه مشكلات عند الوصول إلى وظائف Office الإضافية من علبة البريد. للتأكد من أن الوظائف الإضافية تعمل كما هو متوقع في علبة البريد المشتركة، نوصي بفتح علبة البريد في نفس لوحة علبة بريد المستخدم الأساسي. إذا كنت تفضل فتح علبة البريد المشتركة باستخدام الخيار فتح علبة بريد أخرى، نوصي بنشر الوظيفة الإضافية لكل من المستخدم الأساسي وعلب البريد المشتركة.
إرسال بريد إلكتروني من علبة البريد المشتركة
-
اختر بريد جديد أعلى قائمة المجلدات. سيتم فتح نموذج رسالة جديدة في جزء القراءة.
-
في أعلى الرسالة، اختر
يُظهر لك هذا الخيار أن الأشخاص الذين يتلقون رسالة البريد الإلكتروني سيرون أن مصدرها علبة البريد المشتركة وليس حساب بريدك الإلكتروني الخاص.
-
في المرة الأولى التي تستخدم فيها علبة البريد المشتركة، تحتاج إلى إضافة العنوان إلى الخيارات المتوفرة في القائمة المنسدلة من :
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق العنوان من واختر إزالة.
-
اكتب العنوان المشترك. في المرة التالية التي تقوم فيها بالرد من علبة البريد المشتركة، سيظهر عنوانه كخيار في القائمة المنسدلة من .
-
-
لإضافة مستلمين، اكتب اسم أي شخص موجود في مجلد جهات الاتصال أو قائمة عناوين المؤسسة، أو اكتب عنوان البريد الإلكتروني في الحقل إلى أو نسخة. وعندما تقوم بإدخال اسم شخص معين للمرة الأولى، يبحث Outlook على الويب عن عنوان هذا الشخص. وفي المستقبل، سيتم تخزين الاسم في ذاكرة التخزين المؤقت بحيث يتم تحليله سريعاً.
-
قم بكتابة عنوان الموضوع.
-
اكتب الرسالة التي تريد إرسالها.
-
عندما تصبح الرسالة جاهزة للإرسال، انقر فوق إرسال.
الرد على البريد المرسل إلى علبة البريد المشتركة
في المرة الأولى التي تقوم فيها بالرد على رسالة تم إرسالها إلى علبة البريد المشتركة، تحتاج إلى إضافة العنوان المشترك إلى المربع المنسدلة من . إليك كيفية القيام بذلك:
-
افتح Outlook على الويب وانتقل إلى علبة البريد المشتركة.
-
افتح رسالة تم إرسالها إلى العنوان المشترك.
-
انقر فوق رد.
-
في أعلى الرسالة، اختر
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق العنوان من واختر إزالة.
-
اكتب العنوان المشترك وأرسل الرسالة. في المرة التالية التي تقوم فيها بالرد من علبة البريد المشتركة، سيظهر عنوانه كخيار في القائمة المنسدلة من .
إرسال ردود تلقائية من علبة بريد مشتركة
يمتلك مسؤول Microsoft 365 فقط أذونات لإعداد القدرة على إرسال ردود تلقائية من علبة بريد مشتركة. للحصول على الإرشادات، اطلب من المسؤول الاطلاع على إنشاء علبة بريد مشتركة.
إرسال ردود تلقائية من علبة بريد مشتركة
يتمتع مسؤول Microsoft 365 فقط بالأذونات اللازمة لتعيين هذا. للحصول على إرشادات، اطلع على إنشاء علبة بريد مشتركة.
