تأثيرات رجعية في Microsoft Whiteboard

1. بإمكان الفرق تقديم ملاحظات سريعة  

يدعو اجتماع استعادي جميع أعضاء الفريق إلى مشاركة رؤاهم في نهاية الحدث الرئيسي. ما الأفكار الناجحة؟ ما الذي لم ينجح؟ كيف يمكننا التحسين؟ يجب أن توفر الأعمال الاستعادية فرصة للجميع لاستخدام Whiteboard لمشاركة آرائهم. شجِّع فريقك على الصراحة واطرح أسئلة استقصائية للحصول على الأسباب الجذرية.  

2. مناقشة الأمور الجيدة والسيئة والقبيحة 

على الرغم من سهولة االطلاع على آخر المستجدات في العمل والتركيز على إكمال المهام، إلا إننا أحيانًا ما ننسى تناول كيفية إنجاز العمل. هناك دائمًا شيءٍ ما وراء الكواليس قد يتسبب في حدوث خلاف بين الأشخاص، وقد لا تعمل كل عملية بنفس الكفاءة المُستهدَفة. عندما يُثار هذا النوع من الملاحظات في الأعمال الاستعادية للمشروع، فقد حان الوقت أن يعالج الفريق هذه التحديات والعمل معًا للعثور على أفضل الحلول.  

3. تعزيز لعبة التعاون  

قم بتعيين تكاتف لإجراء آثار رجعية منتظمة داخل فريقك. كلما قام الفريق بتقييم عملياته والعمل على التحسينات التي يجب إدخالها، كانت النتائج أفضل. هناك العديد من الطرق لتشغيل أثر رجعية. تُشجَّع الفرق على استخدام مجموعة متنوعة من الأساليب المختلفة للحفاظ على التعاون مثمرًا ومنتجًا.  

إعداد اللوحة قبل الوقت المحدد

1. جدولة اجتماع Microsoft Teams. 

2. انتقل إلى اجتماع Teams وحدد Whiteboard من القائمة في أعلى الاجتماع.  يمكنك أيضًا إجراء ذلك من خلال إنشاء لوحة بيضاء ومشاركة الارتباط في تطبيق Whiteboard Windows أو في المستعرض في whiteboard.office.com.

3. في اللوحة إنشاء، حدد القوالب > الإجراء الاستعادي، ومن ثم اختر قالبًا.

4. أضف أهدافك لجلسة العمل، ثم قم بتسمية كل شيء آخر بشكلٍ مناسب.

5. مشاركة ارتباط إلى اللوحة إذا كان الآخرون يساعدونك في التحضير. 

أثناء جلسة العمل

1. تأكد من أن كل الحضور لديهم ارتباط اجتماع Teams.

2. بمجرد بدء الاجتماع، شارك Whiteboard من علبة المشاركة، أو أرسل ارتباطًا إلى اللوحة من تطبيق Whiteboard أو من whiteboard.office.com.

3. قدم هدف جلسة العمل وتأكد من أن الجميع على دراية باستخدام Whiteboard.

4. ضع في اعتبارك الطريقة التي تريد بها تنظيم جلسة العمل (على سبيل المثال، ألوان ملاحظات ملصقة مخصصة للأشخاص المحددين وتفاعلات معينة تمثل أفكارًا مختلفة وما إلى ذلك).

5. أثناء الإجراء الاستعادي، شجِّع المشاركة باستخدام الملاحظات الملصقة وردود الأفعال. 

6. استخدم ميزة "رفع اليد" في Teams لتنظيم الترتيب الذي سيتحدث به المشاركون.

7. راقب الوقت للتأكد من أن جلسة العمل على المسار الصحيح.

بعد جلسة العمل

1. أرسل رسالة إلى الحضور تحتوي على الارتباط إلى السبورة البيضاء ليمتلك الجميع حق الوصول، أو تذكيرهم بأنه يمكن الوصول إلى اللوحة في منتقي السبورة البيضاء الخاص بهم.

2. إذا كنت تريد إرسال لقطة ملخصة للوحتك، يمكنك تصدير صورة PNG لمشاركتها من القائمة الإعدادات.

3. ترحيل العمل للخطوات التالية إلى أداة التعقب التي تختارها لاتخاذ إجراء وقياس التقدم.

مشغول جدًا لجمع الجميع معًا؟ قم بتشغيل جلسة العمل بشكلٍ غير متزامن

1. افتح whiteboard جديد وحدد القالب الاستعادي المناسب.

2. اكتب إرشادات واضحة على whiteboard.

3. إذا لزم الأمر، قم بإنشاء وسيلة إيضاح لتحديد ما تعنيه بعض ألوان الملاحظات الملصقة أو ردود الأفعال على اللوحة.

4. شارك whiteboard مع ارتباط عبر Microsoft Teams أو البريد الإلكتروني، وقدم تاريخًا للاستحقاق لتقديم الملاحظات.

5. يمكنك تصدير صورة PNG للوحه من قائمة الإعدادات لمشاركة ملخص النتائج مع الفريق.

أفضل الممارسات الاستعادية 

1. يمكن لأي عضو في الفريق تسهيل إجراء استعادي.

2. جدولة الإجراء الاستعادي في نهاية كل دورة متكررة أو حدث رئيسي. 

3. يجب أن تكون الإجراء الاستعادية فرصة لمناقشة الحقائق بشكلٍ مفتوح، دون خوف من صدور الأحكام. 

4. الهدف الرئيسي من الإجراء الاستعادي هو الخروج من الاجتماع بتجارب للتحسين سيتم اختبارها في الدورة المتكررة القادمة أو الحدث الرئيسي القادم. فيما يلي بعض الأمثلة:

• اختبار أدوات التعاون الجديدة لتحسين فعالية الاجتماع مع أعضاء الفريق عن بُعد. 

• تحسين فعالية التحسينات الخاصة بتراكم المنتجات. 

• ضبط حدود النطاق الترددي للفريق لتعكس بشكلٍ أفضل توفر أعضاء الفريق أثناء الدورة المتكررة أو الحدث الرئيسي (على سبيل المثال، إذا لم يتم تخصيص وقت كافٍ لحل الأخطاء أو المشكلات العاجلة القادمة).