تعد الجداول الزمنية أساس ما تقوم به كعضو فريق في Project Online.
كيف أملأ جدولي الزمني؟
-
على "شريط التشغيل السريع"، انقر فوق جدول زمني.
تتضمن طريقة عرض الجدول الزمني جانبين ومقسّم في وسط الجدول.
يسرد الجانب الأيمن مهامك فضلاً عن العطلات والإجازات المرضية.
وفي الجانب الأيسر يمكن إدخال قيمة الساعات الفعلية التي تقضيها كل يوم في أداء المهام.
:
-
حرّك المقسّم في المنتصف لرؤية المزيد من أي جانب من جانبي طريقة العرض.
-
-
-
الآن أنت في طريقة عرض الجدول الزمني، فيما يلي بعض الإجراءات التي يمكنك تنفيذها:
-
بعد أن تنتهي من إدخال ساعاتك في الجدول الزمني، تقضي الخطوة التالية بإرسال هذا الجدول إلى المدير للموافقة عليه.
انقر فوق علامة تبويب الجدول الزمني على الشريط.
-
انقر فوق إرسال > إرسال الجدول الزمني النهائي.
: عندما تختار إرسال الجدول الزمني النهائي، يصبح الجدول الزمني مؤمناً للتحرير. إذا لم تكن جاهزاً للالتزام بهذا الأمر، فانقر فوق إرسال التقدم لكافة المهام أو فوق إرسال التقدم للمهام المحددة.
لماذا تعد الجداول الزمنية ضرورية؟
لا يحب أحد ملء الجداول الزمنية. إذا كنت تعمل على عدة مهام مختلفة في الوقت نفسه، فسيكون من الصعب معرفة الوقت الذي تقضيه من يومك في أداء كل مهمة. ويصعُب أحياناً الالتزام بعدد ثابت من ساعات العمل. قد تشعر أنه يجب العمل لساعات أكثر أو ربما تشعر أنك تعمل كثيراً. في الحالتين، قد لا تشعر أنك تريد الانتباه إلى ساعات عملك.
عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، لن يكون التركيز على أخلاق العمل لديك، على الرغم من أهميتها بالطبع. يكون التركيز على التأكد من إنجاز العمل الصحيح في الوقت المحدد وضمن الميزانية المحددة. يتعلق الأمر بالتأكد من وجود العدد الكافي من الأشخاص لإتمام العمل دون إرهاقهم أو زيادة تكاليف المؤسسة عن الحد المخطط.
يستخدم مديرو المشاريع بيانات الجدول الزمني لمساعدتهم في معرفة عدد الأشخاص الذين يجب تعيينهم للمهام المماثلة في المشاريع المستقبلية. يستخدم قسم الموارد البشرية هذه البيانات للتأكد من أن لديهم عدد موظفين مناسب مخصص لأدوار معينة. ونعم، يمكن أن تتحول الجداول الزمنية إلى نقود في جيبك إذا كنت تحصل على أجرك بالساعة. ولكن من المهم تذكر أنه ليس كل بيانات الجدول الزمني...توجد فوائد أكبر لمؤسستك ينتج عنها مستوى فعالية وتخطيط أفضل للمستقبل.
وسترى ميزات التخطيط الأفضل والفعالية أيضاً، لأنك لن تحتاج إلى العمل كثيراً من العمل الإضافي لإنجاز عملك في الوقت المحدد. سيكون لدى مدير المشروع توقعات واقعية للمدة المطلوبة لتنفيذ العمل أو عدد الأشخاص المطلوبين فعلياً في مهمة معينة وربما تستعيد عطلة نهاية أسبوعك مرة أخرى!
كيف تعمل الجداول الزمنية في Project Online؟
خلف الكواليس، يقوم المسؤول بإعداد فترات الجدول الزمني لمؤسستك. على سبيل المثال، قد يكون كل أسبوع في جدول زمني منفصل.
عندما يقوم مدير المشروع بتعيين مهمة إليك، تظهر هذه المهمة في جدولك الزمني أثناء فترة جدولتها في خطة المشروع.
تقوم أنت بملء الساعات الفعلية التي تقضيها في كل مهمة خلال فترة الجدول الزمني ثم يمكنك إرسال هذه البيانات.
يتم تعيين كل شخص في Project Online مدير جدول زمني (أحياناً أكثر من واحد). قد يكون مدير جدولك الزمني هو مدير المشروع أو قد يكون شخصاً آخر مثل مدير الموارد المسؤول عن الأشخاص في مؤسستك.
يتلقى مدير الجدول الزمني بيانات جدولك الزمني التي أرسلتها ويراجعها. إذا كانت المعلومات صحيحة، يوافق على الجدول الزمني. إذا بدت الأمور مختلفة عن المتوقع، فقد يرفضه مدير الجدول الزمني ويضيف بعض التعليقات حول سبب رفضه.
إذا تمت الموافقة على الجدول الزمني، يُحتسب الوقت الذي أرسلته ضمن إجمالي مقدار العمل في المهمة، ويقل مقدار العمل المتبقي فيها. يتم تسجيل هذا في خطة المشروع العامة، ليتمكن مدير المشروع من معرفة ما إذا كان المشروع يتقدم حسب الخطة.
الخطوة التالية...
بعد ذلك، تعرف على الخطوة 3: تحديث التقدم.
