استخدام Microsoft Query لاسترداد البيانات الخارجية

باستخدام Microsoft Query، يمكنك الاتصال بمصادر البيانات الخارجية، وتحديد البيانات من تلك المصادر الخارجية، واستيراد تلك البيانات إلى ورقة العمل، وتحديث البيانات حسب الحاجة للحفاظ على مزامنة بيانات ورقة العمل مع البيانات الموجودة في المصادر الخارجية.

أنواع قواعد البيانات التي يمكنك الوصول إليها     يمكنك استرداد البيانات من عدة أنواع من قواعد البيانات، بما في ذلك Microsoft Office Access وMicrosoft SQL Server وMicrosoft SQL Server OLAP Services. يمكنك أيضا استرداد البيانات من مصنفات Excel ومن الملفات النصية.

يوفر Microsoft Office برامج تشغيل يمكنك استخدامها لاسترداد البيانات من مصادر البيانات التالية:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (موفر OLAP )

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• مفارقة

• قواعد بيانات الملفات النصية

يمكنك أيضا استخدام برامج تشغيل ODBC أو برامج تشغيل مصادر البيانات من الشركات المصنعة الأخرى لاسترداد المعلومات من مصادر البيانات غير المدرجة هنا، بما في ذلك أنواع أخرى من قواعد بيانات OLAP. للحصول على معلومات حول تثبيت برنامج تشغيل ODBC أو برنامج تشغيل مصدر بيانات غير مدرج هنا، تحقق من الوثائق الخاصة بقاعدة البيانات، أو اتصل بمورد قاعدة البيانات.

تحديد البيانات من قاعدة بيانات     يمكنك استرداد البيانات من قاعدة بيانات عن طريق إنشاء استعلام، وهو سؤال تسأله عن البيانات المخزنة في قاعدة بيانات خارجية. على سبيل المثال، إذا تم تخزين بياناتك في قاعدة بيانات Access، فقد تحتاج إلى معرفة أرقام المبيعات لمنتج معين حسب المنطقة. يمكنك استرداد جزء من البيانات عن طريق تحديد بيانات المنتج والمنطقة التي تريد تحليلها فقط.

باستخدام Microsoft Query، يمكنك تحديد أعمدة البيانات التي تريدها واستيراد تلك البيانات فقط إلى Excel.

تحديث ورقة العمل في عملية واحدة     بمجرد أن تكون لديك بيانات خارجية في مصنف Excel، كلما تغيرت قاعدة البيانات، يمكنك يحدّث البيانات لتحديث تحليلك - دون الحاجة إلى إعادة إنشاء التقارير والمخططات الموجزة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء ملخص مبيعات شهري وتحديثه كل شهر عند إدخال أرقام المبيعات الجديدة.

كيفية استخدام Microsoft Query لمصادر البيانات     بعد إعداد مصدر بيانات لقاعدة بيانات معينة، يمكنك استخدامه كلما أردت إنشاء استعلام لتحديد البيانات واستردادها من قاعدة البيانات هذه — دون الحاجة إلى إعادة كتابة جميع معلومات الاتصال. يستخدم Microsoft Query مصدر البيانات للاتصال بقاعدة البيانات الخارجية ولعرض البيانات المتوفرة لك. بعد إنشاء الاستعلام وإرجاع البيانات إلى Excel، يوفر Microsoft Query مصنف Excel بمعلومات الاستعلام ومصدر البيانات بحيث يمكنك إعادة الاتصال بقاعدة البيانات عندما تريد تحديث البيانات.

استخدام Microsoft Query لاستيراد البيانات     لاستيراد بيانات خارجية إلى Excel باستخدام Microsoft Query، اتبع هذه الخطوات الأساسية، ويتم وصف كل منها بمزيد من التفصيل في الأقسام التالية.

ما هو مصدر البيانات؟     مصدر البيانات هو مجموعة مخزنة من المعلومات التي تسمح ل Excel وMicrosoft Query بالاتصال بقاعدة بيانات خارجية. عند استخدام Microsoft Query لإعداد مصدر بيانات، فإنك تعطي مصدر البيانات اسما، ثم توفر اسم وموقع قاعدة البيانات أو الخادم ونوع قاعدة البيانات ومعلومات تسجيل الدخول وكلمة المرور. تتضمن المعلومات أيضا اسم برنامج تشغيل OBDC أو برنامج تشغيل مصدر بيانات، وهو برنامج يقوم بإجراء اتصالات بنوع معين من قاعدة البيانات.

لإعداد مصدر بيانات باستخدام Microsoft Query:

1. على علامة التبويب بيانات ، في المجموعة الحصول على بيانات خارجية ، انقر فوق من مصادر أخرى، ثم انقر فوق من استعلام Microsoft.

   ملاحظة: قام Excel 365 بنقل Microsoft Query إلى مجموعة قوائم "المعالجات القديمة".  لا تظهر هذه القائمة بشكل افتراضي.  للتمكين، انتقل إلى ملفوخياراتوبيانات وتمكين في قسم إظهار معالجات استيراد البيانات القديمة .

2. نفّذ أحد الإجراءات التالية:

   • لتحديد مصدر بيانات لقاعدة بيانات أو ملف نصي أو مصنف Excel، انقر فوق علامة التبويب قواعد البيانات .

   • لتحديد مصدر بيانات مكعب OLAP، انقر فوق علامة التبويب مكعبات OLAP . تتوفر علامة التبويب هذه فقط إذا قمت بتشغيل Microsoft Query من Excel.

3. انقر نقرا مزدوجا فوق >مصدر بيانات جديد<.

   -أو-

   انقر فوق <مصدر بيانات جديد>، ثم انقر فوق موافق.

   يتم عرض مربع الحوار إنشاء مصدر بيانات جديد .

4. في الخطوة 1، اكتب اسما لتعريف مصدر البيانات.

5. في الخطوة 2، انقر فوق برنامج تشغيل لنوع قاعدة البيانات التي تستخدمها كمصدر بيانات.

   ملاحظات: 

   • إذا كانت قاعدة البيانات الخارجية التي تريد الوصول إليها غير معتمدة من قبل برامج تشغيل ODBC المثبتة مع Microsoft Query، فأنت بحاجة إلى الحصول على برنامج تشغيل ODBC متوافق مع Microsoft Office وتثبيته من مورد تابع لجهة خارجية، مثل الشركة المصنعة لقاعدة البيانات. اتصل بمورد قاعدة البيانات للحصول على إرشادات التثبيت.

   • لا تتطلب قواعد بيانات OLAP برامج تشغيل ODBC. عند تثبيت Microsoft Query، يتم تثبيت برامج التشغيل لقواعد البيانات التي تم إنشاؤها باستخدام Microsoft SQL Server Analysis Services. للاتصال بقواعد بيانات OLAP الأخرى، تحتاج إلى تثبيت برنامج تشغيل مصدر البيانات وبرنامج العميل.

6. انقر فوق اتصال، ثم قم بتوفير المعلومات المطلوبة للاتصال بمصدر البيانات. بالنسبة لقواعد البيانات ومصنفات Excel والملفات النصية، تعتمد المعلومات التي تقدمها على نوع مصدر البيانات الذي حددته. قد يطلب منك توفير اسم تسجيل دخول أو كلمة مرور أو إصدار قاعدة البيانات التي تستخدمها أو موقع قاعدة البيانات أو معلومات أخرى خاصة بنوع قاعدة البيانات.

   هام: 

   • استخدم كلمات مرور قوية تجمع ما بين أحرف كبيرة وأحرف صغيرة وأرقام ورموز. فلا تحتوي كلمات المرور الضعيفة على هذه العناصر المختلطة. من أمثلة كلمات المرور القوية: Y6dh!et5. ومن أمثلة كلمات المرور الضعيفة: House27. يجب أن تكون كلمات المرور مؤلفة من 8 أحرف أو أكثر. ومن الأفضل استخدام عبارة مرور مؤلفة من 14 حرفًا أو أكثر.

   • كما أنه من المهم أن تتذكر كلمة المرور الخاصة بك. فإذا نسيت كلمة المرور الخاصة بك، لن تتمكن Microsoft من استردادها. لذلك، اعمل على تخزين كلمات المرور التي تسجلها في مكان آمن بعيداً عن المعلومات التي تساعد في حمايتها.

7. بعد إدخال المعلومات المطلوبة، انقر فوق موافق أو إنهاء للعودة إلى مربع الحوار إنشاء مصدر بيانات جديد .

8. إذا كانت قاعدة البيانات تحتوي على جداول وتريد عرض جدول معين تلقائيا في "معالج الاستعلام"، فانقر فوق مربع الخطوة 4، ثم انقر فوق الجدول الذي تريده.

9. إذا كنت لا تريد كتابة اسم تسجيل الدخول وكلمة المرور عند استخدام مصدر البيانات، فحدد خانة الاختيار حفظ معرف المستخدم وكلمة المرور في تعريف مصدر البيانات . كلمة المرور المحفوظة غير مشفرة. إذا كانت خانة الاختيار غير متوفرة، فراجع مسؤول قاعدة البيانات لتحديد ما إذا كان يمكن توفير هذا الخيار.

   ملاحظة بشأن الأمان: تجنب حفظ معلومات تسجيل الدخول عند الاتصال بمصادر البيانات. قد يتم تخزين هذه المعلومات كنص عادي، ويمكن للمستخدم الضار الوصول إلى المعلومات للمساس بأمان مصدر البيانات.

بعد إكمال هذه الخطوات، يظهر اسم مصدر البيانات في مربع الحوار اختيار مصدر البيانات .

استخدام معالج الاستعلام لمعظم الاستعلامات     يسهل "معالج الاستعلام" تحديد البيانات وجمعها معا من جداول وحقول مختلفة في قاعدة البيانات الخاصة بك. باستخدام معالج الاستعلام، يمكنك تحديد الجداول والحقول التي تريد تضمينها. يتم إنشاء صلة داخلية (عملية استعلام تحدد دمج صفوف من جدولين استنادا إلى قيم حقول متطابقة) تلقائيا عندما يتعرف المعالج على حقل مفتاح أساسي في جدول واحد وحقل يحمل نفس الاسم في جدول ثان.

يمكنك أيضا استخدام المعالج لفرز مجموعة النتائج والقيام بتصفية بسيطة. في الخطوة الأخيرة من المعالج، يمكنك اختيار إرجاع البيانات إلى Excel، أو تحسين الاستعلام بشكل أكبر في Microsoft Query. بعد إنشاء الاستعلام، يمكنك تشغيله إما في Excel أو في Microsoft Query.

لبدء تشغيل "معالج الاستعلام"، قم بتنفيذ الخطوات التالية.

1. على علامة التبويب بيانات ، في المجموعة الحصول على بيانات خارجية ، انقر فوق من مصادر أخرى، ثم انقر فوق من استعلام Microsoft.

2. في مربع الحوار اختيار مصدر البيانات ، تأكد من تحديد خانة الاختيار استخدام معالج الاستعلام لإنشاء/تحرير الاستعلامات .

3. انقر نقرا مزدوجا فوق مصدر البيانات الذي تريد استخدامه.

   -أو-

   انقر فوق مصدر البيانات الذي تريد استخدامه، ثم انقر فوق موافق.

العمل مباشرة في Microsoft Query للأنوع الأخرى من الاستعلامات     إذا كنت تريد إنشاء استعلام أكثر تعقيدا مما يسمح به "معالج الاستعلام"، يمكنك العمل مباشرة في Microsoft Query. يمكنك استخدام Microsoft Query لعرض الاستعلامات التي تبدأ في إنشائها وتغييرها في معالج الاستعلام، أو يمكنك إنشاء استعلامات جديدة دون استخدام المعالج. العمل مباشرة في Microsoft Query عندما تريد إنشاء استعلامات تقوم بما يلي:

• تحديد بيانات معينة من حقل     في قاعدة بيانات كبيرة، قد تحتاج إلى اختيار بعض البيانات في حقل وحذف البيانات التي لا تحتاج إليها. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى بيانات لمنتجين في حقل يحتوي على معلومات للعديد من المنتجات، يمكنك استخدام معايير لتحديد بيانات للمنتجين اللذين تريدهما فقط.

• استرداد البيانات استنادا إلى معايير مختلفة في كل مرة تقوم فيها بتشغيل الاستعلام     إذا كنت بحاجة إلى إنشاء نفس تقرير Excel أو ملخصه للعديد من المناطق في نفس البيانات الخارجية — مثل تقرير مبيعات منفصل لكل منطقة — يمكنك إنشاء معلمة استعلام. عند تشغيل استعلام معلمة، تتم مطالبتك بقيمة لاستخدامها كمعيار عندما يحدد الاستعلام السجلات. على سبيل المثال، قد يطالبك استعلام المعلمات بإدخال منطقة معينة، ويمكنك إعادة استخدام هذا الاستعلام لإنشاء كل تقرير من تقارير المبيعات الإقليمية.

• ضم البيانات بطرق مختلفة     الصلات الداخلية التي يقوم "معالج الاستعلام" بإنشائها هي النوع الأكثر شيوعا من الصلة المستخدمة في إنشاء الاستعلامات. ومع ذلك، في بعض الأحيان، تريد استخدام نوع مختلف من الصلة. على سبيل المثال، إذا كان لديك جدول معلومات مبيعات المنتج وجدول معلومات العميل، فإن الصلة الداخلية (النوع الذي تم إنشاؤه بواسطة معالج الاستعلام) ستمنع استرداد سجلات العملاء للعملاء الذين لم يقوموا بعملية شراء. باستخدام Microsoft Query، يمكنك ضم هذه الجداول بحيث يتم استرداد جميع سجلات العملاء، جنبا إلى جنب مع بيانات المبيعات لهؤلاء العملاء الذين قاموا بعمليات شراء.

لبدء Microsoft Query، قم بتنفيذ الخطوات التالية.

1. على علامة التبويب بيانات ، في المجموعة الحصول على بيانات خارجية ، انقر فوق من مصادر أخرى، ثم انقر فوق من استعلام Microsoft.

2. في مربع الحوار اختيار مصدر البيانات ، تأكد من إلغاء تحديد خانة الاختيار استخدام معالج الاستعلام لإنشاء/تحرير الاستعلامات .

3. انقر نقرا مزدوجا فوق مصدر البيانات الذي تريد استخدامه.

   -أو-

   انقر فوق مصدر البيانات الذي تريد استخدامه، ثم انقر فوق موافق.

إعادة استخدام الاستعلامات ومشاركتها     في كل من معالج الاستعلام وMicrosoft Query، يمكنك حفظ استعلاماتك كملف .dqy يمكنك تعديله وإعادة استخدامه ومشاركته. يمكن ل Excel فتح ملفات .dqy مباشرة، مما يسمح لك أو للمستخدمين الآخرين بإنشاء نطاقات بيانات خارجية إضافية من نفس الاستعلام.

لفتح استعلام محفوظ من Excel:

1. على علامة التبويب بيانات ، في المجموعة الحصول على بيانات خارجية ، انقر فوق من مصادر أخرى، ثم انقر فوق من استعلام Microsoft. يتم عرض مربع الحوار اختيار مصدر البيانات .

2. في مربع الحوار اختيار مصدر البيانات ، انقر فوق علامة التبويب استعلامات .

3. انقر نقرا مزدوجا فوق الاستعلام المحفوظ الذي تريد فتحه. يتم عرض الاستعلام في Microsoft Query.

إذا كنت تريد فتح استعلام محفوظ وكان Microsoft Query مفتوحا بالفعل، فانقر فوق قائمة ملف استعلام Microsoft، ثم انقر فوق فتح.

إذا نقرت نقرا مزدوجا فوق ملف .dqy، فسيفتح Excel الاستعلام، ويشغله، ثم يدرج النتائج في ورقة عمل جديدة.

إذا كنت تريد مشاركة ملخص أو تقرير Excel يستند إلى بيانات خارجية، فيمكنك منح المستخدمين الآخرين مصنفا يحتوي على نطاق بيانات خارجي، أو يمكنك إنشاء قالب. يسمح لك القالب بحفظ الملخص أو التقرير دون حفظ البيانات الخارجية بحيث يكون الملف أصغر. يتم استرداد البيانات الخارجية عندما يفتح المستخدم قالب التقرير.

بعد إنشاء استعلام إما في "معالج الاستعلام" أو "استعلام Microsoft"، يمكنك إرجاع البيانات إلى ورقة عمل Excel. ثم تصبح البيانات نطاق البيانات الخارجية أو تقرير PivotTable يمكنك تنسيقها وتحديثها.

تنسيق البيانات المستردة     في Excel، يمكنك استخدام أدوات، مثل المخططات أو الإجماليات الفرعية التلقائية، لتقديم البيانات التي تم استردادها بواسطة Microsoft Query وتلخيصها. يمكنك تنسيق البيانات، ويتم الاحتفاظ بالتنسيق عند تحديث البيانات الخارجية. يمكنك استخدام تسميات الأعمدة الخاصة بك بدلا من أسماء الحقول، وإضافة أرقام الصفوف تلقائيا.

يمكن ل Excel تنسيق البيانات الجديدة التي تكتبها تلقائيا في نهاية نطاق لمطابقة الصفوف السابقة. يمكن ل Excel أيضا نسخ الصيغ التي تم تكرارها في الصفوف السابقة تلقائيا وتوسيعها إلى صفوف إضافية.

يمكنك تشغيل هذا الخيار (أو إيقاف تشغيله مرة أخرى) في أي وقت:

1. انقر فوق ملف >‏ خيارات ‏> خيارات متقدمة.

2. في قسم خيارات التحرير ، حدد فحص توسيع تنسيقات نطاق البيانات والصيغ . لإيقاف تشغيل تنسيق نطاق البيانات التلقائي مرة أخرى، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار هذه.

تحديث البيانات الخارجية     عند تحديث البيانات الخارجية، يمكنك تشغيل الاستعلام لاسترداد أي بيانات جديدة أو متغيرة تطابق مواصفاتك. يمكنك تحديث استعلام في كل من Microsoft Query وExcel. يوفر Excel العديد من الخيارات لتحديث الاستعلامات، بما في ذلك تحديث البيانات كلما فتحت المصنف وتحديثه تلقائيا على فترات زمنية محددة. يمكنك متابعة العمل في Excel أثناء تحديث البيانات، ويمكنك أيضا التحقق من الحالة أثناء تحديث البيانات. لمزيد من المعلومات، راجع تحديث اتصال بيانات خارجي في Excel.

أعلى الصفحة