الأرشفة المتصلة، تسمى أيضاً بعلبة بريد الأرشيف، عبارة عن مكان يمكنك تخزين رسائل البريد الإلكتروني القديمة فيه بحيث لا تشغل مساحة إضافية في علبة البريد الأساسية. يقوم مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو مسؤول Microsoft 365 بإنشاء علبة بريد الأرشيف نيابةً عنك.
ملاحظة: لكي تعمل علبة بريد الأرشيف مع Outlook for Mac، يجب أن تكون علب البريد الأساسية والأرشيف موجودة إما على Exchange Server (المحلي) أو على Exchange Online في Microsoft 365 (المستند إلى السحابة). إذا كانت علبة البريد الأساسية موجودة على Exchange Server، على سبيل المثال، وكان حساب الأرشيف موجوداً في Exchange Online في Microsoft 365، فلن تتمكن من استخدام الأرشفة المتصلة. تحدّث إلى مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو مسؤول Microsoft 365 حول المشاركة في تحديد الموقع.
أفضل الممارسات لنقل البريد الإلكتروني إلى الأرشيف
على الرغم من أنه يمكنك نقل الرسائل الفردية من Outlook for Mac إلى علبة بريد الأرشيف الخاصة بك واحدة تلو الأخرى (يتعذر نقل عناصر متعددة أو نسخها في الوقت نفسه)، فالطريقة الأكثر فاعلية للتأكد من أرشفة رسائلك هي باستخدام Outlook Web App نهج الاستبقاء والأرشفة.
يتم تعيين نهج الاستبقاء والأرشفة بواسطة مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو مسؤول Microsoft 365. تتحكم نُهج الأرشفة بالمدة التي تبقى فيها الرسائل في مجلد البريد الإلكتروني قبل أن يتم نقلها إلى الأرشيف؛ بينما تتحكم نُهج الاستبقاء في مدة حفظ رسائل البريد. على الرغم من أن المسؤولين يقومون بتعيين نُهج للمؤسسة بأكملها، بإمكانك تجاوز النُهج لتتناسب مع احتياجاتك. اطلع على نُهج الأرشفة والاستبقاء في Outlook Web App للحصول على الإرشادات.
إذا كنت تريد أرشفة رسائل متعددة في نفس الوقت، ولا توجد نُهج استبقاء أو أرشفة موضوعة، يمكنك استخدام Outlook Web App لنقل الرسائل من علبة البريد الأساسية إلى الأرشيف. لن يمكنك نقل المجلدات ولكن يمكنك نقل كل الرسائل الموجودة في مجلد مرة واحدة.
-
حدد المربع بجانب كل الرسائل التي تريد أرشفتها.
-
اسحبها إلى المجلد الموجود في جزء التنقل المسمى الأرشيف الشخصي - <اسمك>.
ملاحظة: إذا تم نقل المجلدات أو عناصر التقويم أو جهات الاتصال أو المهام أو الملاحظات إلى الأرشيف الخاص بك في أي إصدار آخر من Outlook، مثل Outlook for Windows، فلن تتمكن من نقلهم أو عرضهم في علبة بريد الأرشيف باستخدام Outlook for Mac.
تلميحات إضافية
-
للبحث داخل الأرشيف، حدد مجلد أرشفة في جزء المجلدات. لا يمكنك البحث في علبة البريد والأرشيف في الوقت نفسه.
-
يمكنك إنشاء قواعد علبة الوارد لحفظ الرسائل تلقائياً في مجلدات أو تعيين الرسائل إلى فئات أو إعادة توجيه الرسائل إلى حساب آخر. ومع ذلك، لا يتم تنفيذ هذه القواعد في علبة بريد الأرشيف ولا يمكن إعادة توجيه الرسائل إلى الأرشيف باستخدام قاعدة علبة وارد.
