إنشاء مركز سجلات

تحديد خطه أداره السجلات

في المستوي الأعلى ، تتوفر خطوتان رئيسيتين في تصميم موقع "مركز السجلات" لتطبيق برنامج لأداره السجلات:

1. يجب ان تطور المؤسسة استراتيجية أداره السجلات وخطه رسميه لأداره السجلات. هذه هي الجهد التعاوني الذي يشمل التنسيق بين مديري السجلات ومسؤولي التوافق ومتخصصي تكنولوجيا المعلومات والموظفين.

2. يجب علي المؤسسة بعد ذلك تكوين موقع مركز سجلات واحد أو أكثر لتطبيق خطه أداره السجلات الخاصة به.

توضح الأقسام الموجودة أدناه العناصر الاساسيه المضمنة في كل من هذه الخطوات.

تخطيط أداره السجلات

قبل ان تتمكن المؤسسة من تكوين موقع "مركز السجلات" كحل أداره السجلات ، يجب ان تقوم بتطوير خطه رسميه لاستراتيجية أداره السجلات الخاصة بها. من المحتمل ان تكون العناصر الخاصة بخطه أداره السجلات الرسمية فريدة للمؤسسات أو الشركات الفردية. علي الرغم من ذلك ، تتضمن كل خطط أداره السجلات المستندات والعمليات التالية:

خطه الملفات      تصف خطه الملف أنواع المستندات أو العناصر التي يقرها المؤسسة كسجلات عمل رسميه. يشير ذلك إلى المكان الذي يتم فيه تخزين هذه السجلات ، وتوفر المعلومات التي تميز أحد أنواع السجلات عن الآخر. تعمل خطه الملف كمجموعه شامله من النهج والعمليات والإرشادات المتعلقة بإنشاء السجلات وتخزينها وأدارتها. ينبغي ان تغطي خطه الملف كل السجلات ، بصرف النظر عن الوسائط ، بما في ذلك الورق والمدونات والمواقع wiki والبريد الكتروني والملفات الكترونيه. كما يجب أيضا تحديد كيفيه تصنيف كل سجل وتامينه والتلف في النهاية. يجب ان تتضمن أيضا اعتبارات لفئات السجلات الخاصة ، مثل السرية أو الهامه أو السرية التجارية أو السجلات المميزة. وأخيرا ، يجب علي خطه الملف تحديد الأشخاص المسؤولين عن أداره كل نوع من أنواع السجلات.

مكتبات السجلات    مكتبات السجلات هي بشكل أساسي مكتبات المستندات التي تقوم بإنشاءها لتصنيف السجلات الهامه وتخزينها. يمكنك إنشاء مكتبه سجلات لكل نوع من السجلات التي تريد الاحتفاظ بها. يتم توجيه السجلات تلقائيا إلى المكتبة المناسبة استنادا إلى الإعدادات التي تم تكوينها في منظم المحتوي.

أنواع المحتويات    يمكنك إنشاء أنواع محتويات لتعريف أنواع السجلات التي تحتاجها مؤسستك لتخزين اي خصائص فريدة لكل نوع من السجلات وتحديدها. من خلال تحديد أنواع المحتويات لأنواع معينه من السجلات ، يمكنك التاكد من انه تتم أداره كل مجموعه من مجموعات المحتوي بطريقه متناسقة. يمكن تصنيف مستندات Office وملفات Pdf وتيفس (الصور الممسوحة ضوئيا) والبريد الكتروني ومحادثات الرسائل الفورية ومقاطع الفيديو والسجلات الفعلية بأنواع المحتويات التي انشاتها. سيتم التعامل مع اي سجل يسمي "الاتفاق" ، علي سبيل المثال ، وبطريقه متناسقة ضمن نظام أداره السجلات في SharePoint. يعتبر استخدام أنواع المحتويات لتصنيف السجلات وتخزينها طريقه بديله لاستخدام مكتبات السجلات.

جدول الاستبقاء    يحدد جدول الاستبقاء المدة التي يجب فيها الاحتفاظ بكل نوع سجل في خطه الملف (فتره الاستبقاء الخاصة به) وعمليه التخلص منه عندما تصل إلى نهاية هذه الفترة (عمليه الترتيب الخاصة به). تعتمد الإرشادات الموجودة في جدول استبقاء عاده علي المتطلبات القانونية والمخاطر المتعلقة بالمؤسسة والاحتياجات المهنية. بالاضافه إلى ذلك ، يصف جدول الاستبقاء عاده كونتينجينسيس أداره المخاطر التي تحدد مده استبقاء كل نوع سجل.

مستند متطلبات التوافق    يعرف مستند متطلبات التوافق القواعد التي يجب ان تلتزم بها أنظمه تكنولوجيا الاداره والقدرات التي يجب ان تكون متوفرة لديها ، وأنواع المراقبة العادية التي يجب ان تدعمها لضمان التوافق.

• العملية الرسمية لإيقاف ترتيب السجلات مرحليا      تقوم هذه العملية ، والتي تسمي عاده بالاحتجاز ، بالتفاصيل حول كيفيه قيام مؤسسه بالتعليق المرحلي علي ترتيب السجلات عند حدوث احداث مثل الدعوى بالقضائية أو عمليات التدقيق أو استقصاءات.

• نظام لمراقبه معالجه السجلات واعداد تقارير حولها      للتاكد من ان الموظفين يقومون بتعبئة السجلات والوصول اليها وأدارتها وفقا للنهج والعمليات المحددة ، يجب ان يكون لدي برنامج أداره السجلات عمليه أو نظام لمراقبه معالجه السجلات وإنشاء تقارير حولها.

أعلى الصفحة

تكوين موقع "مركز السجلات"

بعد ان انجاجيس مؤسسه بالتخطيط التفصيلي لأداره السجلات والديفيلوبس خطه رسميه لأداره السجلات ، يمكنها إنشاء موقع "مركز السجلات" وتكوينه لمساعدته في تطبيق هذا البرنامج.

يجب اتخاذ الخطوات التالية لتكوين موقع "مركز السجلات":

1. قم بإنشاء مكتبات السجلات أو القوائم لأداره كل نوع من السجلات المحددة في خطه الملفات وتخزينها.

   • نوصي بإنشاء مكتبه سجلات واحده لكل نوع محتوي في خطه السجلات.

   • عند إرسال السجلات إلى "مركز السجلات" ، يتم توجيهها إلى القائمة أو المكتبة ذات الصلة.

2. يمكنك إنشاء أعمده لمكتبات المستندات ذات الصلة أو القوائم أو أنواع المحتويات لتحتوي علي بيانات التعريف الخاصة بكل نوع من أنواع السجلات المحددة في خطه الملف وعرضها.

3. حدد نهج أداره المعلومات لكل نوع سجل علي موقع "مركز السجلات". يجب ان تعكس هذه النهج فترات الاستبقاء والتدقيق في المتطلبات المحددة في خطه ملفات مؤسستك وجدول الاستبقاء.

4. قم بتكوين "منظم المحتوي" لتوجيه كل نوع من أنواع السجلات إلى الموقع المناسب. عند إرسال السجلات إلى موقع "مركز السجلات" ، اما يدويا أو برمجيا ، فان التطبيق يستخدم هذه الميزة لتحديد كيفيه تصنيف السجل ضمن موقع "مركز السجلات" ومكان إرساله.

أعلى الصفحة