أفضل الممارسات للمؤسسات عند استخدام تقويم Outlook

تعيين تواريخ الانتهاء وتحديد عدد التكرارات

يسهّل Outlook عملية جدولة اجتماع له عدة تكرارات منتظمة. نوصي بتعيين تاريخ انتهاء دائما وقصر السلسلة المتكررة على عدد معين من التكرارات. على الأرجح، تتطلب الاجتماعات المتكررة تعديلات في مرحلة ما. على سبيل المثال، ستتم إضافة الحضور إلى حدث واحد أو إزالتهم منه، أو سيتغير موقع الاجتماع أو وقته بسبب تواريخ الإجازات أو الظروف غير المتوقعة. يحفظ Outlook كل تغيير من هذه التغييرات الفريدة كاستثناء للاجتماع. وتؤدي الاجتماعات التي تتضمن عدداً كبيراً جداً من الاستثناءات إلى الحصول على سلسلة اجتماعات من الصعب إدارتها. بالإضافة إلى ذلك قد تسبب سلوكاً غير متوقع. يمكنك دائماً إنشاء سلسلة اجتماعات جديدة عند انتهاء السلسلة الحالية. وعند التفكير في عدد التكرارات، فكّر في التردد. وخلال فترة السنة، سيزيد عدد الاجتماعات الأسبوعية مرتين عن عدد الاجتماعات الشهرية خلال تلك الفترة نفسها بنحو 90 مرة. 

إنهاء اجتماع متكرر قبل تاريخ الانتهاء الأصلي

بالرغم من أنه يمكنك إلغاء اجتماع متكرر، إلا أن هناك خياراً أفضل وهو تغيير تاريخ انتهاء السلسلة. ويسمح ذلك لك وللحاضرين بالاحتفاظ بسجل للاجتماعات التي حدثت في الماضي. إذا ألغيت اجتماعاً متكرراً تماماً، فسيتم فقد هذه المحفوظات. وأفضل حل هو تعيين تاريخ انتهاء جديد ثم إرسال التحديث إلى جميع الحاضرين. ويؤدي هذا إلى إنهاء سلسلة الاجتماعات مبكراً مع الاحتفاظ بسجل للاجتماعات السابقة.

للحصول على مزيد من المعلومات حول إلغاء كل الاجتماعات المستقبلية في سلسلة، انظر: إلغاء كل الاجتماعات المستقبلية في سلسلة

تغيير المنظم

لا يوفر Outlook طريقة لتغيير منظم الاجتماع. لتغيير منظم الاجتماع لاجتماع متكرر، قم بإنهاء الاجتماع المتكرر. للقيام بذلك، قم بتعيين تاريخ انتهاء مبكر وإرسال التحديث إلى جميع الحاضرين. بعد إكمال هذه الخطوة، يجب أن ينشئ المنظم الجديد اجتماعاً متكرراً جديداً.

لمزيد من المعلومات حول تعيين تاريخ انتهاء سابق، راجع إلغاء اجتماع.

تجنب استخدام اجتماع متكرر لمشاركة المرفقات

إن المرفقات تزيد استثناءات الاجتماعات المتكررة تعقيداً. فكل استثناء يحتوي على نسخة خاصة به من المرفقات. ومع إضافة الاستثناءات إلى الاجتماعات المتكررة، يتم إنشاء نسخ جديدة من المرفقات. وفي حال إجراء تغييرات على مجموعة واحدة من المرفقات، لا تنتشر هذه التغييرات على الاستثناءات الأخرى. إذا كنت تحتاج إلى أن يكون لدى جميع الحضور أحدث نسخة من التغييرات لأي اجتماع معين، فمن المستحسن، كلما أمكن، حفظ المرفقات إلى SharePoint أو إلى OneDrive ومشاركتها مع ارتباط.

لمستخدمي Microsoft Exchange

تتوفر ميزة الإعلام بإعادة توجيه الاجتماع أيضاً في Microsoft Exchange 2007 كجزء من ميزة التذكير بمواعيد الاجتماعات. إذا كنت تستخدم Outlook للاتصال بعلبة بريد على مؤسسة Exchange Server، فقد يخضع سلوك إعلام إعادة توجيه الاجتماع لإعدادات Exchange، إذا تم تكوينه بواسطة مسؤول Exchange. على سبيل المثال، يمكن أن يمنع مسؤول Exchange إرسال الإعلام بإعادة توجيه اجتماع إلى مجالات بعيدة.

نوصي بشكلٍ عام بألا يقوم أحد الحضور بإعادة توجيه اجتماع في حال لم يكن في مؤسسة Exchange نفسها التي يعمل فيها المنظم، ما لم تنطبق كل الشروط التالية:

• أن يستخدم الحضور Microsoft Outlook 2010 أو أحدث منه.

• أن يسمح مسؤول Exchange الخاص بالحضور بإرسال إعلامات بإعادة توجيه الاجتماعات إلى مجالات بعيدة.

• يستخدم المنظم عميل Microsoft Outlook.

في حالة أحد الحضور الذي يستخدم نظام بريد غير Exchange، نوصي عموما بعدم إعادة توجيه اجتماع، ما لم تكن جميع الشروط التالية صحيحة:

• أن يستخدم الحضور Microsoft Outlook 2010 أو أحدث منه.

• يستخدم المنظم عميل Microsoft Outlook.

في حال لم يتلق المنظم الإعلام بإعادة توجيه الاجتماع لأي سبب، لن تتم إضافة حضور الاجتماع إلى اجتماع المنظم. وفي حال غيّر المنظم لاحقاً الاجتماع وأرسل تحديثاً، يتم إرسال التحديث إلى الأشخاص الذين تمت دعوتهم في الأصل فقط. لن يتلقى الحضور الذين تلقوا نسخة الاجتماع التي تمت إعادة توجيهها التحديث.

إذا كانت القيود المذكورة أعلاه تمنعك من إعادة توجيه دعوات الاجتماع بنجاح واتساق، فمن الأفضل ببساطة مطالبة منظم الاجتماع بإضافة الحضور المطلوبين. من المهم أن تطلب من منظم الاجتماع إضافة أفراد الحضور الذين تريدهم في حال لم تكن متأكداً من أن بيئتك وبيئات أفراد الحضور تفي بالشروط المذكورة أعلاه.

صيانة الأجهزة التي تتصل بالتقويم

تأكد من تثبيت آخر التحديثات كافة على أي جهاز يتصل بالتقويم. تستخدم بعض الأجهزة Exchange ActiveSync لمزامنة التقويم والمجلدات الأخرى. تتضمن هذه الأجهزة أجهزة Outlook for iOS وOutlook for Android وApple iOS وAndroid. ويمكن أيضاً مزامنة أجهزة BlackBerry الخاصة بـ Research In Motion (RIM)‎ مع التقويم.

لمزيد من المعلومات حول بعض المشكلات المعروفة، راجع: المشكلات الحالية مع Microsoft Exchange ActiveSync وأجهزة الجهات الخارجية.

الاحتفاظ بالوظيفة الإضافية التي تتكامل مع Outlook

معظم الوظائف الإضافية، إن لم يكن كلها، Outlook الوصول إلى بيانات Outlook. قد تقوم الوظيفة الإضافية بتغيير عنصر Outlook تقوم بتحريره في الوقت نفسه، سواء في Outlook أو على جهاز آخر. وقد يؤدي ذلك إلى حدوث تعارضات. لتقليل احتمالية حدوث ذلك، تأكد من تثبيت آخر التحديثات لأي وظائف إضافية أو برامج تتكامل مع Outlook. قم بإلغاء تثبيت أو تعطيل أي من هذه البرامج والوظيفة الإضافية التي لا تستخدمها أو التي لا تحتاج إلى التكامل مع Outlook.